A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) foi criada para substituir a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN). Ela foi instituída através da Resolução GSN 94/2011, que agrupa as regras aplicáveis por meio do Simples Nacional.
Há uma ligação, portanto, acessória, entre ambas. Para entender uma por uma, é necessário re-explicar os seus conceitos.
Vamos a cada um deles.
Como de fato funciona a DEFIS?
A declaração precisa entregue à Receita Federal pelo do módulo do aplicativo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D). Ele está disponível no Portal do Simples Nacional na internet.
No fundo, ele serve para o contribuinte efetuar o cálculo dos tributos devidos na forma do Simples Nacional. Com este documento você pode declarar o valor devido e imprimir a comprovação de arrecadação (DAS).
Lembrando que o Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Esta modalidade está revista na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.
Vale em todos os entes federados, incluindo União, estados, Distrito Federal e municípios.
O que consta nela?
Principais informações que devem ser apresentadas em sua Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais são:
- Os ganhos de capital;
- Quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração;
- Quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração;
- Caso seja ME (Microempresa) / EPP (Empresa de Pequeno Porte), é prudente manter escrituração contábil e tenha evidenciado lucro superior ao limite de que trata o § 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94, de 29/11/2011, no período abrangido por esta declaração, com o valor do lucro contábil apurado;
- Deve ter identificação e rendimentos dos sócios, incluindo: CPF e nome, rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa (dividendos), rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa (Pró-labore), percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do período abrangido pela declaração, imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela ME/EPP.
- Saldo em caixa/banco no início do período abrangido pela declaração e saldo em caixa/banco no final do período abrangido pela declaração;
- Total de despesas no período abrangido pela declaração (deve-se informar o total das despesas da PJ no período abrangido, considerando despesas operacionais e não-operacionais, custos, salários, etc);
- Mudança de endereço do estabelecimento (Caso no período abrangido aconteceram uma ou mais mudanças do estabelecimento).
Qual é o prazo de entrega?
A DEFIS relativa à situação especial deverá ser entregue, no caso de Microempresas (ME) ou de Pequeno porte (EPP) que tenham sido incorporadas, cindidas, total ou parcialmente, extintas ou fundidas:
- Até o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário;
- Pode ser também no último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.
Ressalta-se que empresas inativas deverão transmitir a DEFIS. Uma empresa é considerada parada em suas atividades quando não possui mutação patrimonial e operacional durante todo o ano-calendário.
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Há multa?
Não. Não existe multa pelo descumprimento do prazo para transmitir a DEFIS, mas as apurações dos períodos a partir de março de cada ano no PGDAS-D ficam condicionadas ao que foi entregue.
No caso, vale a DEFIS relativa ao ano anterior no momento em que foi dada à Receita.
O prazo de entrega da declaração é até 31 de março do ano subsequente ao período abrangente. Isso vai determinar como será declarado.
Qual a relação entre Simples Nacional e a DEFIS e para quê serve?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais serve para comunicar com o governo federal. Por meio do órgão fiscal, que é a Receita Federal, o documento comprova que as empresas participantes da situação específica de arrecadação tributária Simples Nacional recolheram corretamente.
Estando em conformidade com a lei, se os devidos tributos no ano-calendário anterior foram quitados, isso contribui para que a Receita Federal prossiga com a auditoria das informações. Para fazer este trabalho da melhor forma, é importante contar com assessoria contábil antes de enviar os dados, inclusive utilizando serviços da Arquivei.
Isso dá mais garantia de que todas as informações solicitadas estejam devidamente preenchidas e corretas diante da Receita. Se identificada omissão ou incorreção nestes, a empresa pode ser multada ou sofrer sanções da sua sua própria atividade. O valor pode ser 2% ao mês-calendário ou fração, a partir do primeiro dia do quarto mês do ano subsequente à ocorrência dos fatos geradores, incidentes sobre o montante dos impostos e contribuições decorrentes das informações prestadas no PGDAS-D. Ainda que integralmente pago, no caso de ausência de prestação de informações ou sua efetuação após o prazo, limitada a 20% observada a multa mínima de R$ 50,00 para cada mês de referência. Há também o caso de multa de R$ 20,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.
Estes são os riscos reais que existem nesta operação de relação entre o enquadramento do Simples e a declaração em si.
É importante reiterar que: As informações prestadas pelo contribuinte na DEFIS serão compartilhadas entre a Receita e os órgãos de fiscalização tributária dos estados, Distrito Federal e municípios.
Benefícios possíveis
Para saber exatamente o que serve, é necessário entender o que a entrega da declaração implica.
Ou seja, se você quer continuar pagando menos e com menos burocracia, é preciso se manter dentro dos padrões de entrega destes documentos.
O segundo impacto que a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é justamente o seu formato informatizado. Graças a ele, torna-se cada vez mais obrigatório intrinsecamente que as empresas se adequem ao uso de novas ferramentas.
Demorou pra isso acontecer, não é mesmo?
Isso contribui para sistemas informatizados e o próprio programa por onde a declaração é enviada necessita da internet. Por este motivo, é acessória no formato do Simples este tipo de entrega, recorrendo ao PGDAS-D.
