O prazo RAIS para 2018 já foi divulgado, inicia-se no dia 23 de janeiro de 2018 e encerra-se no dia 23 de março de 2018.
As empresas que possuem 11 funcionários ou mais, devem declarar a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) com o uso do certificado digital. Abaixo deste número de funcionários, o uso do certificado é opcional, apesar de ser uma garantia de segurança para as empresas.
Leia sobre “Obrigatoriedade do Certificado Digital no RAIS“.
É por meio da RAIS, que o Governo identifica crescimento e desaceleração de contratações de trabalhadores, consulta dados para a elaboração de estatísticas do trabalho e disponibiliza informações para tomada de decisões no âmbito econômico.
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Veja como fazer o download do GDRAIS 2018 e começar a entrega da obrigação:
Primeiros passos para o Download RAIS 2018
Primeiro, é necessário o software GDRAIS 2017 versão 1.8. Ela foi atualizada em 8 de fevereiro de 2018, ou seja, GDRAIS 2018, ano-base 2017. Trata-se de um programa gerador. Veja:
Para usá-lo é necessário a versão 7 ou superior do Java com o seu sistema operacional. No caso de empresa que possuir uma versão anterior, esta deverá seguir as seguintes instruções:
1. Faça o backup (cópia) dos dados no programa e da pasta Declarações, no diretório GDRais 2017, no drive C;
2. Desinstale a versão anterior após o backup e a cópia do diretório;
3. Instale a nova versão do programa, após novo download. Um dos links está aqui.
Primeiras medidas para ter o software para uso
O programa GDRAIS 2017 deve ser copiado, e está disposto gratuitamente, nos endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho, tais como http://portal.mte.gov.br/index.php/rais ou http://www.rais.gov.br.
Para copiar o programa GDRAIS 2017, a empresa deve efetuar o download (procedimento para copiar o programa no disco rígido do micro ou em mídia magnética). O computador deve ter Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior e no mínimo 16 MB de espaço livre no disco rígido.
Depois da execução do download, deve-se iniciar a instalação do GDRAIS 2017 com duplo clique no arquivo “GDRAIS 2017.exe”. Importante é salientar que o nome do diretório não pode ser alterado.
O programa contém um arquivo-texto (LEIA-ME), com orientações e especificações técnicas e um PROGRAMA FACILITADOR que permitirá à empresa/entidade gerar a RAIS de seu estabelecimento.
A empresa que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado deve utilizar as especificações técnicas contidas na opção “Ajuda”, item “Layout Arquivo RAIS” para gerar o arquivo.txt da folha de pagamento. Em seguida, deve executar a opção “Analisador” do GDRAIS 2017, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.
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Finalidades do programa GDRAIS 2018
O programa GDRAIS 2017 tem as finalidades de gerar a declaração da RAIS – desenvolvido para o estabelecimento/entidade que não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado.
Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correção de erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue e as cópias de segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização. Recomenda-se fazer mais de uma cópia de segurança.
E também a finalidade de analisar o arquivo RAIS – desenvolvido para o estabelecimento/entidade que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o arquivo gerado, conforme o layout do GDRAIS 2017.
Veja o “Layout da Rais 2018, ano-base 2017“.
Informações Úteis presentes no GDRAIS 2018
Dentre as “Informações Úteis” presentes no GDRAIS estão detalhes como:
Para a transmissão da declaração da RAIS é obrigatória a utilização da certificação digital na transmissão da declaração ou do arquivo que tiverem 11 vínculos empregatícios ou mais. A obrigatoriedade da utilização da certificação digital também inclui a Administração Pública.
As declaração poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou CNPJ.
A utilização da certificação digital continuará facultativa para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam.
Inconsistências ou Erros na Declaração
Para evitar erros e/ou inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue, as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS 2017 gera os relatórios necessários para correção de erros.
Havendo inconsistências, será emitido o Relatório de Erros ou Relatório de Avisos, conforme seja o caso:
a) Relatório de Erros que relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para que se possa gerar a declaração;
b) Relatório de Avisos que relaciona as inconsistências que não impedem a geração da declaração, entretanto deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, porque as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS (remunerações incoerentes, erros de digitação, etc).
Como entregar a RAIS 2018
A entrega da declaração se dá unicamente pela internet. O envio da declaração será efetuado nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração” do aplicativo GDRAIS 2017.
A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido.
Para entregar a declaração da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento deverá efetuar um dos seguintes procedimentos.
Selecionar no GDRAIS a opção “Declaração” e a seguir a opção “Transmitir Declaração” ou acionar o ícone correspondente ou ainda, acionar o botão transmitir na tela do assistente de gravação. Será exibida uma tela onde o usuário seleciona o local onde se encontra a declaração a transmitir. Selecione a declaração e acione o botão transmitir.
É oferecida para todas as declarações a alternativa de transmiti-las com Certificado Digital.
Estará disponível, também, aos estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no ano-base 2017, a opção para fazerem a declaração da “RAIS Negativa Web” pelos endereços eletrônicos http://portal.mte.gov.br/index.php/rais ou http://www.rais.gov.br.
Em se tratando de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue por meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa a qual estiveram vinculados.
Os arquivos que não forem analisados pelo GDRAIS 2017 não poderão ser transmitidos.
Após o prazo legal, as declarações devem ser transmitidas por meio da Internet, mediante a utilização do programa GDRAIS 2017, conforme descrito acima.
Para gerar a declaração da RAIS fora do prazo legal, os responsáveis deverão utilizar os programas disponíveis nos endereços eletrônicos http://portal.mte.gov.br/index.php/rais ou http://www.rais.gov.br. Sim, são os mesmos citados anteriormente.
Além da RAIS, ainda existe a RAIS negativa. Veja o que é a RAIS negativa.
