Gestão de NFSe: Dicas para uma análise fiscal inteligente

A Gestão de NFSe precisa ter um Recebimento Fiscal bem estruturado, uma análise atenciosa, com inúmeras conferências e validações.

Dessa forma, neste artigo exemplificaremos algumas das revisões e verificações a serem efetuadas pela equipe de Recebimento Fiscal, demonstrando a importância dos aspectos tributários que envolvem uma boa gestão de NFSe

As análises aqui sugeridas se basearão: (i) nas informações ou procedimentos que antecedem a emissão do documento fiscal e (ii) nos campos da Nota Fiscal de Serviço.

Gestão de NFSe: análises que antecedem a emissão da nota

A análise de uma Nota Fiscal de Serviço se inicia em momento anterior a sua emissão, visto que há muitos fatores a serem verificados antes mesmo da prestação do serviço e que contribuem para a correta emissão do documento.

Vejamos a seguir alguns procedimentos que garantem uma gestão de NFSe inteligente.  

Análise pré-contratual do Prestador de Serviço

O momento que antecede a contratação do Prestador de Serviço é essencial, pois nesse período “pré-contratual” os riscos fiscais podem ser evitados ou amenizados.

Contudo, a qualidade e o preço, variáveis tão almejadas, podem não ser suficientes para um negócio seguro e em conformidade com a legislação fiscal.

Um problema recorrente é a contratação de um Prestador de Serviço que não esteja habilitado a prestar a atividade contratada. Esse tipo de ocorrência pode comprometer o preenchimento de campos da Nota Fiscal como: a descrição do serviço, o código do serviço, a alíquota do ISS e, inclusive, o cálculo das retenções efetuadas pelo tomador.

Ter o controle de todas as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ é fundamental. Que tal conhecer o Arquivei e ter todos os seus documentos fiscais armazenados em um mesmo lugar e em segurança? 

Assim, antes de definir a contratação do Prestador de Serviço é imprescindível: (i) a análise do seu objeto social e (ii) a confirmação de quais atividades estão habilitadas no seu cadastro municipal.

Pedido de Serviço Tomado

O Pedido de Serviço Tomado é para a aquisição de serviços, o que seria o Pedido de Compras para a aquisição de materiais e produtos.

Esse tipo de ferramenta é crucial para a visualização de erros no documento fiscal em momento anterior à sua emissão.

Visto que o Pedido de Serviço Tomado é gerado de acordo com os parâmetros sistêmicos do Tomador e com as informações inerentes ao serviço a ser contratado, esse documento poderá servir de modelo para a emissão da Nota Fiscal de Serviço pelo Prestador ou apontar as divergências entre as partes a serem sanadas antes da prestação e emissão do documento fiscal.

Valores que não cabe o registro na Nota Fiscal de Serviço

A Nota Fiscal de Serviço é um documento instituído pelos Municípios e que serve de base para a cobrança do ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza devido nas prestações de serviços constantes na lista anexa da Lei Complementar n.º 116/2003).

Assim sendo, nesse tipo de documento não cabe o registro de valores que não façam parte do preço do serviço. Contudo, esse é um erro comum por parte das empresas.

Um exemplo corriqueiro é a inclusão na Nota Fiscal de Serviço de valores referentes ao reembolso de despesas. Se determinada despesa tem alguma conexão com o serviço, porém com ele não se confunde, não há motivos para que seja registrado no documento fiscal.

Muitas empresas consideram essas despesas na Nota Fiscal de Serviço e ajustam o valor do ISS, subtraindo o valor do reembolso no Campo “Valor das deduções”, porém esse campo deve ser apenas preenchido para atividades específicas, como é o caso dos serviços de construção civil. 

Vejamos agora alguns exemplos de despesas que se enquadram como reembolso e serviço:

• Despesa que se configura como reembolso: é o caso da despesa com taxas pagas pelo Prestador para a obtenção de uma Certidão em nome de seu cliente. O pagamento efetuado não se caracteriza como um serviço, mas como uma recuperação do valor cujo desembolso cabia ao tomador de serviço.
• Despesa que se configura como serviço: são os gastos em nome próprio e que representam um custo necessário para a execução do serviço, não se confundindo com a figura do reembolso. Nesse caso, devem ser consideradas como serviço no documento fiscal.

Por exemplo: o custo do aluguel de determinado local para a prestação de serviço de consultoria em Município distinto da sede da empresa. O gasto é do Prestador e, caso seja repassado ao tomador, deve constar do preço do serviço.

Campos da Nota Fiscal de Serviço 

A análise de documentos fiscais deve considerar todas as informações nele contidas. Dessa forma, cabe a validação e crítica de todos os campos da Nota. Para uma boa gestão de NFSe.

Como veremos adiante, o erro de preenchimento em alguns campos pode resultar em problemas para ambas as partes: Prestador e Tomador. 

Discriminação do Serviço

A descrição do serviço é importantíssima, visto que será utilizada como referência para outras informações preenchidas na Nota Fiscal. Por isso, não se recomenda a utilização de textos genéricos que não identifiquem com precisão a prestação efetuada.

É a partir do serviço indicado que os Fiscos Municipal e Federal validarão:

• o Código de Serviço;
• a possibilidade de dedução da Base de Cálculo do ISS;
• a alíquota do ISS a ser aplicada; e
• a obrigatoriedade de retenção do IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS ou ISS.

Portanto, é primordial sempre conferir se o serviço descrito na Nota Fiscal está coerente com a prestação contratada e efetuada pelo Prestador.

Códigos de Serviços

A primeira análise a ser efetuada nesse campo é: o Código de Serviço preenchido na Nota Fiscal deve estar coerente com a discriminação do serviço. Os sistemas eletrônicos das Prefeituras se baseiam nessa informação para calcular o ISS devido ou para determinar a retenção do imposto pelo tomador. 

Assim, de nada adiantará informar a discriminação do serviço correta e não a enquadrar no Código de Serviço correspondente.

Outro ponto de atenção quanto à validação desse campo será em relação à codificação utilizada pelo Município do Prestador. Isso porque os Códigos de Serviços não necessariamente seguirão a mesma sequência apresentada pela Lei Complementar n.º 116/2003. 

Cada Município, a seu critério, poderá estabelecer a sua própria codificação. Por isso, o cuidado na análise da informação. Assim, a leitura deve ser efetuada de modo conjunto: Código de Serviço e descrição.

Para ilustrar esse tipo de ocorrência, apresentamos no quadro abaixo alguns Códigos de Serviços estabelecidos pelo Município de São Paulo (Lei n.º 13.701/2003):

Fonte: Wellington Santos, Vamos Escrever para Arquivei, maio de 2021. 

Os Códigos de Serviços exemplificados acima têm um fator em comum: todos se referem às atividades em que o ISS será devido no local da execução do serviço. Desse modo, a leitura isolada apenas do Código de Serviço pode induzir o tomador ao erro de não considerar a retenção do ISS para o caso. Logo, a dica é sempre se basear na descrição do serviço e na codificação estabelecida pelo Município.

Dados do Prestador 

Apesar de muitas empresas não se atentarem para a verificação dessa informação, a análise dos dados do Prestador é tão importante quanto às demais citadas neste artigo.

O tomador tem a obrigação de verificar se o endereço indicado na Nota Fiscal de Serviço diz respeito ao local onde, de fato, o Prestador executou os seus serviços. 

Com a publicação da Lei Complementar n.º 116/2003, as legislações municipais passaram a prever em suas normas a figura do “Estabelecimento Prestador”. De forma simples, esse conceito resulta na cobrança do ISS em qualquer local onde houver uma estrutura que permita a execução de determinado serviço. 

São exemplos dessa estrutura a manutenção de pessoal, máquinas e equipamentos ou qualquer outro fator utilizado para a produção de um serviço.

Isso posto, o tomador deve ter conhecimento de todas as estruturas e instalações que o Prestador possui, principalmente no que diz respeito ao Município onde está estabelecido o contratante do serviço. 

Imaginemos um tomador estabelecido no Município de Cariacica (ES) contratando um serviço de uma empresa do Município de Recife (PE). A Nota Fiscal de Serviço foi emitida pelo Município de Recife (PE), porém o Prestador, apesar de não ser inscrito no Município de Cariacica (ES), possui um imóvel alugado nesse Município, tendo toda estrutura necessária para a prestação do serviço.

Você sabia que os dados da Nota Fiscal podem gerar inteligência para a sua empresa? Com o Arquivei, por exemplo, você pode gerar relatórios inteligentes e avançados que te ajudam nesse processo. Que tal começar um teste grátis de 7 dias? 

Caso o serviço prestado tenha sido executado na estrutura de Cariacica (ES), o registro da operação ganha novos contornos:

I. O Prestador deve se inscrever na Prefeitura de Cariacica (ES);

II.  A Nota Fiscal deve ser emitida pelo Município de Cariacica (ES) e não por Recife (PE);

III. O tomador deverá observar na legislação qualquer eventual regra específica do ISS, prevista nas hipóteses em que Prestador e Tomador estejam no mesmo Município. 

A importância de uma análise crítica e minuciosa na gestão de NFSe

Como é possível perceber, a emissão e o recebimento da Nota Fiscal de Serviço requerem uma análise crítica e minuciosa de todas as informações envolvidas nesse documento fiscal, além de outros dados ou procedimentos que possam vir a ter algum tipo de repercussão tributária.

No âmbito fiscal, essas conferências e validações ganham grande relevância, ao passo que podem trazer ao Tomador ou ao Prestador de Serviços: 

1. oportunidades tributárias; 
2. a garantia da conformidade fiscal; 
3. a prevenção de fiscalizações e/ou autuações por parte do Fisco Municipal e Federal.

Portanto, a capacitação de profissionais para o conhecimento de todas as variáveis tributárias que envolvem a gestão de NFSe é fundamental e se apresenta como um diferencial competitivo num cenário tributário extremamente complexo.

Gestão de NFSe facilitada com plataforma inteligente

Contar com um software de gestão de NFSe é imprescindível. Com o Arquivei, por exemplo, você garante visibilidade aos times e mitiga as chances de erro na hora de fazer a análise de uma Nota Fiscal de Serviço. Faça um teste grátis de 7 dias agora ou fale com um dos nossos consultores: