A gestão é, sem dúvidas, uma das principais práticas para manter a saúde financeira de um negócio. Neste sentido, a gestão de custos se destaca, pois lida com vários aspectos que envolvem os gastos de uma organização.
A questão, no entanto, não é apenas obter a redução de custos e, sim, como reduzi-los com inteligência. É dessa forma que um negócio pode obter rentabilidade sustentável. É preciso entender, analisar para assim controlar, concorda? Na ausência de um profissional dedicado aos custos, os administradores podem enfrentar desafios em comum, como:
- Reunir dados precisos para cálculos confiáveis;
- Alocar custos entre produtos, projetos ou departamentos;
- Tomar decisões estratégicas quanto a turnover de funcionários, por exemplo;
- Identificar métricas e indicadores relevantes.
Você enfrenta algum dos obstáculos que citamos? Se a resposta foi positiva, então este artigo é ideal para você. A seguir, você poderá entender sobre a importância e benefícios de uma boa gestão de custos. Por fim, vamos revelar as melhores dicas para a saúde da sua empresa.
O que é gestão de custos na empresa?
O termo refere-se ao conjunto de processos e atividades para identificar e analisar gastos, a fim de controlar as despesas da produção e operações, além de subsidiar decisões. Isso é que as empresas bem-sucedidas fazem, já que influencia todos os departamentos.
Por isso, é crucial a categorização e o acompanhamento dos custos fixos e variáveis, diretos e indiretos, permitindo uma visão completa dos recursos investidos em cada aspecto do negócio.
Qual o objetivo da gestão de custos?
O principal foco da gestão de custos é direcionar o planejamento estratégico de um negócio ao contabilizar todos os custos da empresa. Dessa forma, o profissional tem em mãos todos os dados necessários para alcançar a eficiência financeira.
Quais os principais custos de uma empresa?
Existem quatro tipos de custos para uma empresa, independente do porte. Veja a seguir.
Custos fixos
São aqueles gastos recorrentes e de mesmo valor, mesmo com muitas ou poucas vendas. São eles: aluguel, salários, seguros, assinaturas e licenças e mais.
Custos variáveis
São gastos que mudam de valor com a quantidade de produção ou vendas. Por exemplo, o preço das matérias-primas mensais, comissão de vendas, fretes, conta de energia e utilidades, mão de obra direta e até expedição de produtos.
Custos diretos
Se você fabrica brinquedos, então alguns custos diretos no seu negócio são: plástico, madeira, tecidos, tintas, costureiras, baterias, embalagens, etiquetas, adesivos, parafusos e outros. Ou seja, são todos os custos diretamente ligados à produção do item comercializado.
Custos indiretos
Já os indiretos compreendem manutenção de maquinário, marketing, custos de limpeza da fábrica e mais. São sempre custos não ligados diretamente no produto desenvolvido, mas que também fazem parte do processo do bom funcionamento da empresa.
A importância do controle de custos para empresas
Gerir os custos influenciam o negócio como um todo. O primeiro ponto que observamos sua importância é a redução de riscos, pois ao identificar e monitorá-los, a empresa estará mais preparada para os tempos de flutuações econômicas.
Além disso, controlar custos contribui para o aumento da margem de lucros e produtividade — por meio dos investimentos estratégicos. E tem mais: quem se preocupa em passar por esse processo obtém vantagem competitiva ao oferecer preços justos e melhores no mercado.
Como a gestão de custos funciona?
Você já está ciente de alguns termos, mas como a gestão de custos funciona na teoria? Esse tópico é importante, especialmente porque ainda há muita dúvida e falta de informação por parte dos administradores. Alguns passos envolvem:
- Identificação: primeiro, precisamos categorizar todos os custos identificados para depois entender os impactos;
- Atribuir custos corretamente: com um orçamento em mãos, podemos alocar os custos da melhor forma;
- Análise: acompanhar as tendências com regularidade traz benefícios até para identificar novas oportunidades e melhorias;
- Próximos passos: com todos os detalhes em mãos, o próximo passo é tomar decisões e investir estrategicamente.
Os benefícios de uma boa gestão de custos
Redução de riscos
Quando se tem visibilidade das melhorias, um negócio está mais preparado para os poucos riscos que correm. Se um profissional não conhece a dinâmica por trás dos custos, e realiza uma má gestão financeira, a falência pode se tornar realidade. É o que diz a matéria da Folha BV, publicada em 2022.
Aumento da lucratividade
Para eliminar custos desnecessários e aumentar a lucratividade, é preciso dar preferência para uma boa gestão de custos. Outra alternativa é investir menos, e não cortar 100% do gasto X, por exemplo.
Otimização da produtividade
Controlar é viabilizar o aumento da produtividade. Se você entende os gastos de uma operação, você pode controlar os pontos necessitados de atenção. Assim, você pode automatizar e torná-los mais produtivos.
Mais qualidade
E se na sua fábrica de brinquedos, os tecidos das bonecas mais populares da loja fossem de mais qualidade? Bom, isso pode ser feito ao alocar os recursos nos produtos certos, que mais vendem. Por isso, aposte na gestão de custos.
Vantagens competitivas
Como já falamos anteriormente, sair na frente no mercado é muito mais desafiador do que vender mais. Gerindo os custos, pode-se precificar com mais autonomia e sem correr riscos de prejuízos e volatilidades da economia.
Como fazer gestão de custos em uma empresa?
Separando custos e despesas
O primeiro passo é deixar clara a diferença entre esses dois conceitos que ainda confundem muita gente:
- Custos são gastos que se referem ao produto, tanto para fabricar, quando se trata de indústrias, como para comercializar no caso de varejistas e atacadistas. Ou seja, são gastos necessários para deixar seu produto pronto para a venda;
- Despesas são gastos que não estão vinculados diretamente ao produto, mas que existem em função dele, ou seja, para que o negócio ande e o produto seja vendido. Aqui estão incluídas as comissões, aluguéis e gastos administrativos.
Análise de fornecedores
Escolher fornecedores não é tarefa fácil. Para assegurar bons preços, adicione algumas etapas de consideração ao seu processo de escolha, como:
- Tenha uma carteira de fornecedores confiáveis;
- Conheça suas empresas;
- Veja pessoalmente suas condições de produção e entrega.
Garantindo uma reserva financeira
A reserva financeira é uma margem no orçamento e servirá para não ficar no vermelho em tempos de crise e imprevistos. Esse é um requisito essencial para quem quer controlar custos.
Análise de dados entre períodos
A comparação de dados em diferentes períodos é uma estratégia para identificar tendências e tomar medidas preventivas.
Por exemplo, se um produto X não tem muita saída no começo do ano (por inúmeros motivos), entenda o momento de produzir em menos quantidades e evitar encalhe nos armazéns e gastos desnecessários.
Os principais erros cometidos na gestão de custos
Falta de conhecimento do negócio
Como fazer uma boa gestão, seja financeira, de pessoas ou contábil, se você não tem conhecimento global do negócio? Saber exatamente o motivo de existência da empresa pode evitar muito desperdício de dinheiro.
Cálculos imprecisos
Cálculos feitos um única vez, por uma única pessoa podem não ser tão confiáveis. Como consequência, a imprecisão leva a decisões equivocadas. Por isso, não podemos deixar de contar com a tecnologia e conferência dupla ou tripla das contas.
Decisões não tomadas com base em dados
Os números não mentem, mas há quem prefira confiar na intuição. Nós, seres humanos, temos muito conhecimento, mas os dados são factuais e devem ser priorizados quando o assunto é alocação de recursos. Então, se quiser evitar gastos ineficientes, você já sabe o que fazer, certo?
Processos imprecisos
A imprecisão é a inimiga da produtividade. Se algum processo precisa ser repetido por falta de estruturação ou por erro humano, isso significa desperdício de tempo e dinheiro. Insistir nesse processo não é a melhor forma de gerir um negócio.
Como a Arquivei pode ajudar na sua gestão de custos?
Bom, até aqui você já descobriu o que é gestão de custos, como funciona e o que não fazer, correto? Você também sabe de uma das melhores formas de fazer um bom gerenciamento: por meio da tecnologia. A boa notícia é que a Arquivei pode te ajudar — entenda como logo abaixo.
Relatórios e separação de dados
Com a plataforma de gestão de documentos da Arquivei, você pode simplificar a forma como analisa os dados das notas fiscais. Basta buscar todos os CNPJs cadastrados, criar filtros personalizados, separar dados e analisar facilmente.
Automação de processos
Sua equipe ainda aguarda o envio das notas fiscais enviadas por parceiros e fornecedores? Com a Arquivei, este e outros processos podem ser automatizados. Assim,seu time pode focar em atividades mais estratégicas e produtivas.
Integração com ERPs
Sua empresa já usa outros softwares e parece complicado cruzar informações para controlar custos? A Arquivei resolve este problema. Aqui, priorizamos o tempo e o compliance.
Ou seja, você integra seus ERPs com a plataforma e importa todos os dados com mais rapidez e sem risco de erro humano e percalços com a lei. Algumas das integrações viabilizadas são: Bling!, Domínio, SAP e Protheus.
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