Nos últimos tempos tenho observado uma tendência enfática sobre contabilidade digital nos círculos relacionados à profissão contábil em temas de fóruns, congressos e em cursos de maior destaque da área. Confesso que esse assunto se tornou motivo de foco principal em meus projetos, especialmente naqueles aplicados ao meu próprio negócio de contabilidade e apropriado para a data que se inicia: o Dia do Contador.
Para mim, assim como para muitos contadores que já estão há anos nessa carreira, a contabilidade digital mostra-se muitas vezes como contraponto com a contabilidade tradicional e a cultura dos contadores. Por isso, é essencial analisar e entender melhor as questões que envolvem o tema para que possamos nos posicionar no mercado com ideias e ações realmente efetivas para nossos trabalhos.
Afinal, a contabilidade digital afeta diversas esferas gerando consequências para outras áreas, como por exemplo a transformação do próprio mercado contábil. Esse mercado por sua vez gera também mudanças no perfil de clientes, fazendo com que eles possam ser inseridos em processos mais organizados de uma contabilidade mais produtiva, permitindo que eles fiquem mais satisfeitos e valorizem a profissão e a atuação do contador.
Contabilidade digital: como essa mudança chega aos contadores
Não apenas na área contábil, mas em todas as esferas, as mudanças e as evoluções aparecem com frequência cada vez maior devido ao contexto da (r)evolução tecnológica em que vivemos. A tecnologia está presente em todos os lugares e momentos do nosso dia a dia, inevitavelmente e crescentemente.
Ela tem se mostrado cada vez mais presente porque além de confortos sociais ela gera fluxo econômico cada vez mais rápido, como por exemplo a gradativa substituição dos táxis comuns pelos aplicativos de mobilidade, que geram praticidades para todos envolvidos nas corridas e também ganhos financeiros para esses envolvidos.
A tecnologia diferencia os produtos e serviços, especialmente em tempos de crise econômica, e isso torna-se uma vantagem excepcional em relação à concorrência. No comércio não é diferente, os consumidores da nova geração acabam com frequência optando pela compra online por causa dos benefícios que as plataformas oferecem, e esse hábito acaba se estendendo para todos os campos.
Mudanças no mercado
Em meus canais de mídia, por exemplo, tenho recebido muitas mensagens de clientes solicitando informações a respeito de abertura de empresas, informações sobre serviços, dúvidas sobre gestão, entre várias outras. Precisamos nos adaptar e aceitar as mudanças pelos meios tecnológicos, sermos criativos e nos (re)qualificarmos para que consigamos nos manter competitivos às demandas do mercado.
Essas modificações nos hábitos da nova geração, impulsionados pela internet, criaram novas necessidades para os serviços contábeis e foi nesse contexto que surgiu, com força e destaque, o conceito de contabilidade digital.
No contraponto, sabemos que tradicionalmente, a contabilidade é tratada como “a ciência que estuda os fenômenos ocorridos nos patrimônios, sobre a composição de suas variações econômicas e de gestão” (como afirmou Hilário Franco, 1997).
Todavia, é necessário transformamos essa abordagem de apenas profissionais e prestadores de serviços na área contábil, já que estamos imersos nos avanços tecnológicos e na massificação do uso da internet.
Agilidade e dados
Nossos clientes necessitam de um tratamento mais próximo, ágil e proativo. Não podemos esperar até março do ano seguinte para apresentar relatórios contábeis, apontando os resultados das empresas em seu exercício anterior. Precisamos fazer isso em tempo hábil, pois essa geração já está adaptada ao conceito do online e exige que haja relatórios com patamar mais elevado de apresentação.
Os meus clientes, por exemplo, tem demonstrado grande satisfação em receber os dados dos seus negócios por meio de gráficos e indicadores, ações básicas mas diferentes de um simples balancete.
Se tivermos essas questões em mente poderemos então olhar para a contabilidade digital com clareza e entender melhor as possibilidades que ela nos oferece em relação à qualidade dos nossos trabalhos e valorização dos nossos clientes. E, quem sabe, comemorar no Dia do Contador, os avanços de nossa profissão.
Contabilidade como parceira da tecnologia
A contabilidade digital é a maneira de se fazer contabilidade com o auxílio dos avanços tecnológicos alinhados às necessidades dos clientes dessa nova geração. Ela apenas foi possível por causa dos avanços nos sistemas de computadores que favoreceram as micros e pequenas empresas a integrarem suas informações de gestão aos sistemas de contabilidade dos escritórios contábeis.
Esses avanços tecnológicos estão mudando a maneira de agir dos profissionais de contabilidade, pois permitem executar, interpretar e comunicar informações aos seus clientes de uma maneira nunca vista até então.
Os avanços da área:
Para ter ideia dos ganhos de performance que os aplicativos e sistemas de computadores oferecem, hoje uma simples conciliação bancária pode ser feita por meio da integração de arquivos entre o sistema do banco e do escritório em poucos cliques e em apenas alguns minutos. Até poucos anos atrás isso era feito lançando manualmente as informações contidas nos extratos bancários impressos em papel, e que dependendo do volume demoravam muito tempo.
Outra tarefa envolvendo a digitação, que foi integrada diretamente aos sistemas dos escritórios e que tomava muito tempo por parte dos contadores, é a escrituração. Atualmente o lançamento das notas fiscais de entrada e saída se faz de maneira muito mais rápida integrando-as aos arquivos XML das notas.
Essas duas operações fizeram com que as empresas ganhassem muito tempo de ação e os profissionais das áreas contábil e fiscal também são beneficiados com esse ganho.
Tudo isso gera um aumento significativo de performance e de redução de custos, possibilitando que os contadores ganhem tempo para se dedicar ainda mais aos seus clientes, mudando sua atuação perante a percepção dos consumidores.
Hoje em dia não somos mais vistos como “simples apuradores de impostos”, hoje somos assessores essenciais para a gestão dos negócios de nossos clientes, auxiliando-os a alcançar o sucesso e isso é um fator que deve ser comemorado nesse dia do contador!
A contabilidade digital, a nova aliado do contador
Hoje em dia, a contabilidade digital já é (ou pelo menos deveria ser) uma realidade nos escritórios contábeis. Ela se faz cada vez mais presente porque é uma possibilidade facilitadora essencial de entrega da contabilidade gerencial estratégica.
Como os sistemas e as tecnologias propiciam o acesso aos dados dos clientes rapidamente e de maneira muito mais fácil, via acesso eletrônico remoto, isso faz com que o tempo para execução das tarefas seja reduzido drasticamente.
Esse ganho temporal possibilita a elaboração e a entrega de outros serviços, que dificilmente eram apresentados pelos prestadores de serviços contábeis.
Hoje além das atividades comuns, podem-se oferecer alguns serviços que até pouco tempo atrás eram difíceis de serem feitos, como o caso da apresentação de uma análise de balanços com a elaboração de indicadores.
Inove
Pode-se também, por meio dos sistemas contábeis, construir gráficos de demonstração da evolução dos negócios e uma infinidade de outras informações que há pouco tempo eram praticamente impossíveis de serem realizadas.
Esse cenário da contabilidade gerencial e de controladoria apenas era possível de acontecer em empresas de grande porte que dispunham de áreas dentro do departamento financeiro ou contábil, como a área de controladoria, que cuidavam exclusivamente dessas operações.
Os avanços tecnológicos vêm para mudar essa tradição, hoje é possível que as pequenas empresas tenham possibilidades de atuação estratégica semelhantes de grandes corporações.
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Este cenário talvez seja o mais importante para os profissionais da área contábil em relação ao mercado, principalmente no quesito diferenciação, e que pode abrir um novo campo de atuação do contador. Um campo antes quase inalcançável aos prestadores que se concentravam nas micro e pequenas empresas do seu nicho de mercado.
Os benefícios da contabilidade digital
São vários os pontos e os setores que se beneficiam com a contabilidade digital, mas que de forma resumida podem ser elencados em:
- Redução nos custos;
- Redução no uso de papel e espaço para arquivá-los;
- Redução de tempo de fechamento das escriturações;
- Aumento na produtividade geral;
- Entrega de informações em tempo menor;
- Escalabilidade;
- Menor investimento em infraestrutura e hardware;
Além disso o próprio contador ganha ações e possibilidades novas com a contabilidade digital, como:
- Possibilidade de atuar e atender remotamente seus clientes;
- Atuar como consultor na gestão da empresa do cliente;
- Entrega de valor dos serviços prestados reconhecidos pelo cliente;
- Oferecer outros serviços da área financeira antes não explorados como consultorias, perícias, auditorias, planejamentos tributários, entre outros.
Os primeiros passos para se tornar um escritório digital
Para se tornar um escritório digital é importante, antes de tudo, aprender sobre essa nova modalidade. Se a contabilidade é “digital”, nada melhor do que a própria internet para conhecer mais sobre o tema.
Além disso, há diversos tipos de cursos e estudos que falam e explicam o termo e seus desdobramentos, vale sempre pesquisar e estudar mais a fundo.
Após os primeiros contatos deve-se iniciar um planejamento das etapas de mudanças que podem ser desde a aquisição de novas ferramentas tecnológicas e de soluções até questões que envolvem o comportamento e a mentalidade do time de colaboradores e a cultura da empresa.
Muitos escritórios têm procurado e encontrado apoio de outros profissionais especialistas nesse segmento, como cursos e acompanhamentos, conhecidos como mentorias.
Ouça seus clientes
Um fator que não deve ser desconsiderado é a pesquisa de satisfação dos clientes. É preciso saber quais são as necessidades deles em relação aos novos serviços, ouvindo-os.
Nada melhor do que um bom bate-papo ou algo mais elaborado como um questionário de pesquisas para entender qual é o perfil de cada pessoa. Essas pesquisas podem ser feitas por meio de aplicativos e enviadas por e-mail ou Whatsapp, por exemplo.
Por isso, passe a fazer uso das novas soluções tecnológicas como comunicadores instantâneos, backups e gerenciamentos de informações em nuvem.
Adote o uso de dois monitores ou monitores com resolução ultrawide para facilitar o trabalho em multitarefas; utilize também as mídias sociais para promover conteúdo aos clientes e difundir o marketing digital da empresa; reveja o seu modelo de negócios, adequando-o à realidade do mercado e desenvolva também sua equipe para que possam fazer uso das novas tecnologias.
Esse novo cenário produz novas oportunidades que podem se tornar fatores de vantagem competitiva ao negócio de contabilidade, mas, para que isso seja possível, algumas mudanças serão necessárias para se alcançar o patamar da contabilidade digital.
Trabalhos diferentes precisarão ser feitos para que ocorra êxito, sendo necessário superar todos os desafios desse projeto, para tanto, empreenda o que for necessário para obter os resultados, pois as suas chances de um futuro promissor, com crescimento e bons resultados aumentará consideravelmente.
Feliz Dia do Contador!
