O DANFE é o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica. Ele possui as descrições da operação em andamento e acompanha também todo trânsito das mercadorias. De modo geral, os contribuintes utilizam o DANFE para efetuar a conferência das mercadorias recebidas, da operação realizada e de sua escrituração fiscal, sendo necessária a autenticidade do documento.
Para administração tributária, sua informação possui validade pelo arquivo gerado na emissão da NF-e: o XML. Esse arquivo possui existência digital, sendo armazenado e assinado eletronicamente com o certificado digital do contribuinte responsável pela emissão.
Nos próximos tópicos detalharemos mais sobre a importância desse documento para os contribuintes. Confira!
1. Como preencher corretamente o DANFE?
A legislação é quem descreve o layout de preenchimento, as informações sobre o tipo e tamanho do papel impresso, bem como maiores detalhes sobre o documento. Para saber mais, acesse as orientações do Ajuste Sinief 7 de 30/09/2005.
Quanto às informações fiscais e tributárias, o contribuinte precisa estar atualizado com a legislação vigente do seu estado e do estado de destino da mercadoria. Assim, ele pode atender corretamente o preenchimento da operação que será realizada.
1.1 Quais informações constam?
- Identificação do Emitente: é o responsável pela emissão do documento;
- Destinatário/ Remetente: solicitante ou adquirente da operação;
- Número do Documento e série do documento: é a sequência numérica adotada pelo contribuinte para o controle das operações realizadas;
- Chave de Acesso: é composto de 44 dígitos. Essa sequência identifica informações com relação a UF, Ano, CNPJ do Emitente, Modelo do Documento, Série, Número da NF-e, Forma de Emissão, Código Numérico e Dígito verificador;
- Protocolo de Autorização de Uso: é o comprovante de entrega da validação do arquivo digital no ambiente eletrônico;
- Dados dos produtos e serviços: informação sobre o produto ou serviço, sobre os valores e impostos e da operação realizada de venda, conserto etc;
- Transportador: dados do responsável pelo transporte da mercadoria;
- Informações complementares: campo de texto disponível para colocar informações sobre embasamento legal da operação, informações sobre o pedido de compra e dados que sejam necessários pelo contribuinte;
2. Como consultar?
Desde 07 de julho de 2020, por causa das instruções do Ajuste Sinief 16/2018, a consulta completa do documento no portal da nota fiscal eletrônica ocorre mediante utilização do certificado digital e está disponível apenas para os envolvidos na operação do documento ou terceiros autorizados.
Algumas ferramentas na web para geração do DANFE, como a chave de acesso do documento, já não têm mais a funcionalidade sem o certificado digital.
3. Sou obrigado a manter o DANFE em arquivo?
Para a administração tributária, o documento que possui validade é o arquivo digital XML, gerado a partir da emissão da NF-e. Esse deve ser armazenado pelo contribuinte – emitente ou destinatário – pelo prazo de 05 anos.
Essa obrigatoriedade de armazenamento do DANFE ocorre para os casos onde houve retorno de mercadoria não entregue ao destinatário, pois o documento possuirá informações sobre o motivo.
Nesse caso, o documento deverá ser mantido pelo prazo definido na legislação para que possa apresentá-lo posteriormente em algum caso de questionamento da administração tributária.
4. Visualizador de DANFE
A Arquivei é um exemplo de uma ferramenta para a visualização do Danfe.
Ela gerencia notas fiscais eletrônicas, que realizam a verificação junto ao SEFAZ, mediante certificado digital e filtram todas as notas fiscais emitidas para ou pelo portador do responsável pela consulta.
Pelo seu gerenciador, é possível realizar o download do Danfe e gerenciar o backup do XML.
Se você tiver dúvidas, ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: lilianeteixeira@vamosescrever.com.br .
