Desenvolvido no início de 2007 por meio do Decreto 6.022/2007, o Projeto SPED fez parte do Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira (PMATA), que consiste na implantação de novos processos apoiados por sistemas de informação integrados, tecnologia da informação e infraestrutura logística.
Sua implementação ocorreu primeiramente através da NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e, de forma gradativa, veio trazendo as demais obrigações acessórias legais. Hoje, o Projeto SPED conta com 12 módulos, sendo dividido entre documentos eletrônicos e escriturações, abrangendo informações fiscais, contábeis, previdenciárias e financeiras das empresas, bem como acoberta todos os impostos e contribuições, seja das esferas federal, estadual ou municipal. Vamos conhecer os módulos:
- Escrituração Contábil Digital (ECD) ;
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
- Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD Contribuições);
- Escrituração Fiscal Digital ICMS IPI (EFD ICMS IPI);
- Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD Reinf);
- e-Financeira;
- e-Social;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
Paralelamente às análises fiscais realizadas nos arquivos próprios para verificar se aquela obrigação está aderente à legislação e ao layout de entrega, existem as validações cruzadas. Esse é o momento em que a Receita Federal verifica todas as informações enviadas pelo contribuinte, desde a obrigação acessória estadual – se a UF (Unidade Federativa) solicitar – até a ECD (Escrituração Contábil Digital), documentos que são congruentes. Assim, vamos analisar um exemplo desse cruzamento para esclarecer melhor como ele ocorre.
1. CRUZAMENTO EFD ICMS X SPED CONTRIBUIÇÕES
SPED Fiscal x SPED Contribuições 07/2021
Indicador | Valor SPED Fiscal | Valor SPED Contribuições | Diferença apurada |
| Receita Bruta Merc/Prod – Mercantil | R$ 1.150.900,01 | R$ 950.800,90 | R$ 200.099,11 |
| Blocos cruzados | Blocos B, C e D | Blocos A, B e C | Apurar diferenças encontradas |
Fonte: Camila Oliveira, Vamos Escrever para Arquivei, setembro de 2021
No exemplo acima vemos os valores apurados das receitas nos arquivos SPED ICMS-IPI e SPED-Contribuições entregues pela mesma empresa num mesmo período. Assim, os valores informados nos blocos de escriturações de documentos fiscais serão verificados e cruzados pela Receita Federal, então não pode haver diferenças ou variações entre os dados. Os blocos que contêm as escriturações de documentos fiscais são cruzados também com o XML emitido pela empresa no período de apuração apresentado. Os blocos de escriturações são:
- SPED ICMS-IPI
- Bloco B – Nota fiscal de serviço, por enquanto 08/2021 somente Distrito Federal solicita este bloco
- Bloco C – Notas fiscais de mercadorias
- Bloco D – Notas Fiscais de prestação de serviços como fretes e comunicação.
- SPED Contribuições
- Bloco A – Notas fiscais de serviço – tributação ISS;
- Bloco C – Notas fiscais de mercadorias – tributação ICMS e IPI;
- Bloco D – Notas Fiscais de prestação de serviços como fretes e comunicação. Tributação ICMS.
2. CRUZAMENTOS OUTRAS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Podemos incluir em nossas análises as obrigações acessórias estaduais, que variam de nome de acordo com o estado. Alguns estados solicitam também obrigações anuais com as totalizações do ano inteiro. Vamos verificar alguns exemplos:
– São Paulo: GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS);
– Minas Gerais: DAPI (Declaração de Apuração e Informação do ICMS);
– Minas Gerais: VAF-DAMEF – Obrigação acessória anual
– Santa Catarina: DIME (Declaração de ICMS e Movimentos Econômicos);
– Bahia: DMA (Declaração e Apuração Mensal do ICMS).
Essas obrigações acessórias devem ser enviadas para suas respectivas Secretarias da Fazenda após a conferência e os cruzamentos dos valores com o EFD-ICMS. Se existirem diferenças apuradas pelo próprio contribuinte, ele deve corrigir os erros por meio de retificação da obrigação acessória. Os erros podem ser de aderência à legislação ou até mesmo de escrituração errada. Por sua vez, a retificação evitará que o cruzamento realizado pela Receita Federal encontre esse erro, pois já estará corrigido, evitando possíveis penalidades.
Além do cruzamento das obrigações do próprio contribuinte, a Receita Federal também efetua esses cruzamentos de informações com os fornecedores e clientes. Isso é possível pois todas as empresas devem, de alguma forma, informar suas atividades e operações para as Receitas Federal, Estadual ou Municipal. A depender da sua atividade e faturamento, essas obrigações podem ser variadas, porém todas as empresas prestam obrigatoriamente contas ao fisco.
Por exemplo, uma empresa que somente presta serviços e não tem inscrição estadual, não está obrigada à entrega do SPED ICMS-IPI, assim como uma empresa financeira tem a obrigatoriedade de entregar a e-Financeira, enquanto uma empresa comercial não tem essa obrigação.
Além disso, as declarações do Projeto SPED compartilham entre si algumas informações. Nesse sentido, vamos analisar a estrutura dos arquivos SPED, que em virtude de sua estrutura, são divididos entre:
- Blocos de Cadastros;
- Blocos de Escriturações;
- Blocos de Apurações.
Fonte: Camila Oliveira, Vamos Escrever para Arquivei, setembro de 2021
Com o propósito de minimizar erros e fraudes, a Receita Federal efetua os cruzamentos nos arquivos SPED também com os documentos eletrônicos. Isso porque, no momento de sua emissão, o documento é validado pela SEFAZ e somente após essa validação é autorizada a emissão do documento fiscal.
Desse modo, a Receita Federal já tem em seu banco de dados as informações de todas as notas fiscais emitidas pela empresa, como também de seus fornecedores. Agora, vamos entender qual é a dinâmica desse cruzamento.
3. XML X SPED ICMS-IPI X SPED CONTRIBUIÇÕES
Fonte: Camila Oliveira, Vamos Escrever para Arquivei, setembro de 2021
Nesse exemplo de cruzamento, vemos que as informações contidas no XML, que já estão em posse da Receita Federal, irão migrar para as obrigações acessórias, logo devem ter as mesmas informações. Algumas vezes, por algum erro sistêmico ou de parametrização, alguma nota fiscal emitida ou recebida não é informada no SPED e isso sem dúvida irá constar no cruzamento realizado pela Receita Federal.
Conforme o exposto, vemos a real necessidade de cruzamentos fiscais e auditorias digitais se tornarem parte da rotina de trabalho de toda e qualquer empresa. Isso porque, analisando as informações com antecedência e cuidado, evitamos multas e retrabalhos desnecessários. Vale ressaltar também que os cruzamentos são atividades constantes dos fiscos federal, estadual e municipal e, por consequência, devem ser também uma atividade realizada pelas empresas.
Para saber mais sobre o assunto, leia o nosso Guia Completo sobre SPED Fiscal.
