Com o advento do Projeto SPED em 2007, o cruzamento das informações fiscais, contábeis e previdenciárias realizado pela Receita Federal passou a ter uma maior efetividade. Isso foi possível devido à informatização das informações por meio da emissão de documentos fiscais pelo certificado digital, além da autorização em tempo real pela Sefaz de cada UF e da integração dessas informações em um único banco de dados.
Dentro do Projeto SPED existem duas obrigações contábeis, a ECF e a ECD, que têm objetivos bem diferentes, mas que são, de certa forma, alinhadas. Apesar de terem naturezas completamente diferentes, ambas são cruzadas pela Receita Federal, além de serem complementares entre si.
Dessa forma, vamos entender melhor os desdobramentos dessas duas obrigações e quais são os principais cruzamentos realizados nos arquivos dos contribuintes que estão obrigados à entrega.
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1. ECD – Escrituração Contábil Digital
A obrigação legal ECD (Escrituração Contábil Digital) veio para substituir os livros contábeis de emissão obrigatória pelas empresas. Antes da implantação do Projeto SPED e do módulo da ECD, os livros contábeis eram gerados, impressos, encadernados, assinados pelo contador responsável e guardados pelo período de cinco anos.
Atualmente, com a implementação da ECD, os mesmos livros contábeis são gerados e enviados para a Receita Federal, porém, hoje o envio ocorre por meio de um arquivo digital, extraído do sistema da empresa, o qual deverá ser validado no validador da Receita Federal – PVA, e será assinado digitalmente através de certificado digital em nome do contador da empresa ou através do certificado via CNPJ. Após a validação e assinatura, os livros serão transmitidos para o banco de dados da Receita Federal.
Nesse contexto, cabe expor que os livros contábeis obrigatórios são:
- Livro Diário e seus auxiliares;
- Livro Razão e seus auxiliares;
- Livro Balancetes diários;
- Balanços e fichas de lançamento comprobatórias.
2. Contribuintes obrigados à entrega
Por meio da Instrução Normativa nº 1.420/2013, a legislação lista todos os contribuintes que estão obrigados à transmissão da ECD anualmente:
- Empresas que são tributadas pelo Regime Tributário do Lucro Real;
- Empresas que são tributadas pelo Regime Tributário do Lucro Presumido, que distribuem a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte;
- Pessoas jurídicas enquadradas como imunes e/ou isentas;
- SCP – Sociedades em Conta de Participação, como livros auxiliares do sócio ostensivo.
As demais empresas tributadas e classificadas pelo regime tributário do Simples Nacional, bem como órgãos públicos, autarquias e fundações públicas estão dispensadas da entrega da ECD.
3. Prazo de entrega e envio em situações especiais
O envio do arquivo digital da ECD é anual e se encerra no último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.
Existem 5 situações especiais para a entrega da ECD, a saber:
- Extinção: a extinção de uma empresa irá ocorrer quando ela efetivamente encerrar suas atividades.
- Cisão Parcial: a cisão parcial decorre da transferência de parcela parcial do patrimônio de uma empresa para uma ou mais empresas.
- Cisão Total: decorre da transferência em sua totalidade do patrimônio de uma empresa para uma ou mais empresas ocasionando a extinção da empresa original.
- Fusão: nesse tipo de operação, duas ou mais empresas se unem para formar uma nova empresa.
- Incorporação: situação em que uma ou mais empresas são absorvidas por outra, havendo a extinção das empresas que foram incorporadas. A nova empresa incorporadora se responsabiliza por todos os direitos e obrigações da incorporada.
Nas situações citadas acima, o arquivo digital da ECD deverá ser entregue pelas empresas que foram extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente da ocorrência.
4. ECF – Escrituração Contábil Fiscal
Arquivo digital da ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é um dos módulos do projeto SPED, com início de vigência em 2015. É o arquivo digital que veio para substituir a DIPJ (Declaração de Rendimentos da Pessoa Jurídica).
Na ECF existem as informações sobre a composição e apuração da base de cálculo do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido), bem como de livros contábeis que conhecemos como LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real) e LACS (Livro de Apuração da Contribuição Social).
5. Prazo de entrega e contribuintes obrigados
A ECF, assim como a ECD, deverá ser entregue anualmente até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a apuração. Vale ressaltar que é preciso sempre verificar se a Receita Federal postergou o prazo de entrega para cada ano calendário.
Todas as empresas deverão enviar a ECF de forma centralizada pela empresa matriz, com algumas exceções, a saber:
- Empresas enquadradas no Regime Tributário do Simples Nacional;
- Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
- Empresas inativas: é importante mencionar o que a Receita Federal considera como inativas aquelas empresas que não tenham realizado qualquer tipo de atividade operacional ou não operacional, patrimonial ou financeira, durante todo o ano-calendário.
6. Cruzamentos realizados ECD X ECF
Para iniciar os cruzamentos realizados pela Receita Federal entre a ECD e a ECF, é preciso recuperar o arquivo digital da ECD para a geração do arquivo digital da ECF, importando os seguintes blocos:
- Bloco J – Plano de Contas e Mapeamento;
- Bloco K – Saldo das Contas Contábeis e Referenciais;
- Bloco L – Lucro Líquido.
Para entender melhor a composição dos blocos e os blocos compartilhados entre a ECD e ECF, vamos analisar o quadro abaixo:
Imagem 1: Blocos compartilhados entre ECD e ECF
Fonte: Camila Oliveira, Vamos Escrever para Arquivei, janeiro de 2022
Percebe-se que o ponto de partida para a elaboração da ECF é o arquivo da ECD já validado. Portanto, ao importar o arquivo da ECD para a ECF e verificar inconstâncias, não é possível efetuar alterações diretamente no PVA validador.
Nesses casos, é preciso retificar o arquivo digital da ECD e importar novamente os arquivos para a criação do arquivo da ECF. Com essa exigência por parte da Receita Federal, o contribuinte é obrigado a ter informações iguais nos dois arquivos, pois os mesmos compartilham informações por meio do Bloco C, que é um dos blocos recuperados do arquivo digital da ECD.
Por fim, ressalta-se a necessidade de analisar a geração do arquivo digital da ECD para que a importação que será utilizada na ECF corresponda à movimentação contábil da empresa no período que apurado, evitando, assim, retificações e futuras notificações.
