O Decreto nº 6022, de 22 de janeiro de 2007, instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, que contempla um conjunto de escriturações de documentos fiscais e outras informações de apurações de impostos e operações praticadas pelo contribuinte, que são de interesse do fisco estadual e federal.
A implantação do sistema deu início ao processo de modernização para a transmissão e autenticação dos registros de escrituração contábil e fiscal, bem como para o atendimento da legislação fiscal e tributária.
Os livros contábeis e fiscais, anteriormente armazenados em papel, foram substituídos por arquivos eletrônicos, sendo transmitidos em cumprimento às obrigações.
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Assim, para detalhar os entendimentos desse tema, neste artigo vamos falar de dois módulos do Sped, a ECD e a ECF, e como ocorre o cruzamento dessas obrigações. Continue a leitura e confira!
1. O que é ECD e o que é a ECF?
Tanto a ECD quanto a ECF são módulos do projeto Sped. Enquanto a Escrituração Contábil Digital – ECD contempla a consolidação das informações contábeis e substitui os livros impressos por uma versão digital, a Escrituração Fiscal Contábil – ECF apresenta as informações que influenciam no cálculo do IRPJ e CSLL, substituindo também a Declaração de Informações Econômico Fiscais (DIPJ), a partir de 2014.
Em síntese, a ECD reúne com detalhes as informações contábeis, as quais possuem todo o movimento do patrimônio da organização. Por sua vez, a ECF se trata de uma declaração para fins fiscais e previdenciários, contemplando os detalhes sobre a composição da base de cálculo do IRPJ e CSLL.
Entenda mais a diferença entre as duas obirgações lendo o nosso artigo sobre como identificar as diferenças entre ECD e EFC.
2. Quem está obrigado e qual é o prazo de envio?
As declarações são entregues anualmente, sendo a ECD entregue no mês de maio e a ECF no mês de julho.
Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção), é preciso observar as datas distintas. Caso o evento ocorra de janeiro a abril, a ECD deverá ser entregue em maio, enquanto a ECF deverá ser entregue em julho do ano da escrituração. Porém, se ocorrer de maio a dezembro, a ECD deverá ser entregue até o último dia útil do mês seguinte ao evento, e a ECF até o terceiro mês subsequente ao evento.
Quanto à obrigatoriedade, estão dispensadas do envio da ECD e da ECF as empresas inativas, órgãos, autarquias, fundações públicas e empresas optantes pelo Simples Nacional.
Contudo, também é preciso observar a obrigatoriedade de envio da ECD para as empresas optantes do Simples Nacional com aporte de investidor-anjo, na forma prevista nos artigos 61-A a 61-D da Lei Complementar 123/06.
Além disso, ressalta-se que são obrigações entregues separadamente, no entanto, possuem informações comuns entre si, ocorrendo o cruzamento de dados que falaremos no próximo tópico.
3. Como ocorre o cruzamento de dados?
Em geral, o sistema da Receita Federal tem a possibilidade de realizar a validação com o cruzamento entre várias obrigações digitais entregues.
Nesse sentido, não seria diferente entre o cruzamento ECD x ECF. Como já exposto, os registros contábeis da ECD apresentam todas as movimentações contábeis da empresa: ativo, passivo, estoque, impostos e tributos a recolher, entre outras. E, para assegurar a conformidade, há a necessidade de confrontar as informações preenchidas nas declarações.
Para a elaboração da ECF é necessário recuperar o arquivo ECD no Programa Validador e Assinador – PVA. Dessa maneira, cabe ao profissional que está elaborando a declaração realizar as verificações e a parametrização necessária para a geração e preenchimento da declaração. Também deve-se ter atenção com relação ao mapeamento das contas referenciais, centro de custos e saldos contábeis, e assim assegurar que as informações estejam consistentes entre as declarações.
Vale ressaltar que a Receita Federal realiza os cruzamentos da ECF com outros módulos do Sped, como nota fiscal eletrônica, e-Financeira, EFD ICMS IPI, EFD Contribuições, DCTF. Dessa forma, tem a possibilidade de identificar inconsistências na declaração, como receitas inferiores às constantes nos demais arquivos.
4. Conclusão
Como citado anteriormente, o fisco tem mecanismos baseados nas declarações digitais para o cruzamento das informações. Assim, é importante ter uma rotina de organização de documentos, revisões e garantir a segurança no preenchimento das movimentações, a fim de manter a consistência dos dados e da apresentação das escriturações.
A prévia do cruzamento dos dados reduz o risco de autuações e retrabalhos, visto que evita a necessidade de executar retificações de arquivos entregues com incorreções ou inconsistências, os quais estão sujeitos a multas, conforme previsto na legislação.
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