A Nota Fiscal eletrônica (NFe), o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) e a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) surgiram para modernizar a administração tributária brasileira.
Não é mais em papel, quando era armazenado fisicamente. O formato hoje é em arquivos XML (formato eletrônico da Nota Fiscal) e armazenamento digital. O tempo que o contribuinte gasta emitindo, consultando e armazenando essas notas, é bem menor, justamente por isso.
Porém, a digitação da chave de acesso (que contém 44 posições, caracteres) que é exigida durante a consulta no Portal Nacional, pode ser um grande empecilho nesse processo tão moderno.
A consulta de NFe pode ser feita por diversos motivos. O primeiro deles, para qualquer contribuinte, é a obrigatoriedade do armazenamento dessas Notas, pois a partir do momento em que você consulta, e o arquivo está disponível para download, você obtém a Nota Fiscal e é obrigado a armazenar digitalmente a mesma, por um período de 5 anos. Bem como as Notas do ano vigente.
No primeiro semestre de 2017, a Receita chegou a recolher R$ 73 bilhões de créditos tributários. Não armazenar o arquivo XML, pode significar R$ 1000 (mil reais) por documento perdido, entre outras penalidades relacionadas ao documento.
Veja como é possível consultar NFe em lote, sem a necessidade de digitar nenhuma chave de acesso de Notas dos últimos 90 dias.
Apesar de ser obrigatório, a consulta de NFe automática (sem a chave de acesso, nem do captcha), pode trazer vantagens que a empresa não imaginou. Tais como:
Consultar NFes sem a necessidade de esperar pelo fornecedor
A partir da consulta de NFe automática (sem a necessidade de chave de acesso) o contribuinte obtém a Nota emitida contra o seu CNPJ, sem ter que esperar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) para copiar a chave de acesso e inserir no site da Fazenda.
Isso significa que no momento em que absolutamente qualquer nota é emitida para o CNPJ do contribuinte, a partir da consulta automática já é possível saber quem emitiu e assim armazenar o arquivo, se antecipar à chegada do produto, enviar para a contabilidade tomar conhecimento, etc. O contribuinte pode estar um passo à frente.
O Arquivei consulta NFe automáticamente sem a necessidade da chave de acesso, a partir do seu certificado digital. A ferramenta conecta-se direto a Secretaria da Fazenda, baixando o arquivo XML das notas fiscais com autorização de uso, armazenando-as na nuvem, com garantia de segurança.
Relatórios a partir do XML da NFe
Se você tem esses arquivos armazenados (informações das NFes que a empresa emitiu e de todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa) e centralizados em uma plataforma de gestão de documentos fiscais, é possível filtrar as NFes recebidas e emitidas e avaliar o giro de estoque, ou seja, quanto de determinado produto a empresa está comprando e o quanto tem vendido, assim como avaliar a margem de lucro dessa relação de compra e venda.
Uma empresa modernizada, que conta com soluções funcionais e se preocupa com a atualização de novas tecnologias, entrega valor ao trabalho.
Proteção contra Notas Frias
Notas frias são notas emitidas para uma empresa, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação. Normalmente as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo Fisco sobre o motivo de não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos, podendo acarretar em multas.
Por isso, a frequente consulta de NFe precisa existir na rotina de todas as empresas, de todos os portes.
Isso permite o acompanhamento detalhado das notas que constam contra seu CNPJ, na data em que foram emitidas. A vantagem dessa vigilância é reagir rapidamente realizando a manifestação do destinatário, ou seja, avisando à Receita Federal formalmente de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades apresentadas acima.
Saiba se a nota foi cancelada, ou se há uma Carta de Correção eletrônica (CCe)
Mais um momento em que a empresa teria que esperar o fornecedor avisar sobre o cancelamento ou correção. Com o XML em mãos, é possível monitorar o cancelamento de notas e de carta correção automaticamente. Assim, os dados para a escrituração da empresa, estarão sempre atualizados.
O que é a chave de acesso e para quê serve?
A chave de acesso, basicamente, é um número com 44 posições que serve para identificar uma determinada NFe.
Essa chave está presente tanto no arquivo XML quanto no DANFe. O número de série da NFe é um dos componentes que formam chave de acesso, contendo 9 posições.
Basicamente, a chave de acesso de um documento fiscal eletrônico – seja ele uma NFe, CTe, MDFe ou NFCe – é formada pelos seguintes dados:
- CNPJ: CNPJ do emitente;
- cUF: código da UF do emitente do documento fiscal;
- AAMM: ano e mês de emissão da NFe;
- Série: número de série do documento fiscal eletrônico;
- Mod: modelo do documento fiscal eletrônico;
- tpEmis: forma de emissão da NFe;
- nNF: número do documento fiscal eletrônico;
- cDV: dígito Verificador da chave de acesso;
- cNF: código numérico que compõe a chave de acesso.
Como é feita a consulta normalmente, utilizando a chave de acesso
Hoje, para fazer uma consulta no site da Secretaria da Fazenda, verificando a validade de determinada nota, o contribuinte precisa do número da chave de acesso que consta no DANFe, o certificado digital da empresa (devidamente autorizado) e a digitação do captcha.
Esse processo pode tomar um enorme tempo da equipe contábil da empresa. Quanto mais notas, maior o tempo gasto procurando as NFes na Sefaz. Como era o caso da Riachuelo, uma das maiores lojas de departamento do Brasil.
“Demorávamos cerca de um minuto para analisar cada nota. Hoje, a partir da consulta automática do Arquivei, em 3 minutos conseguimos analisar um lote com mil notas fiscais”, depoimento de Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.
Muitos sites podem oferecem baixar o XML sem certificado digital, o que “corta o caminho” do contribuinte de ter que utilizar o certificado A1 ou A3. Nesse caso, é preciso tomar muito cuidado, pois algumas ferramentas online apenas montam um XML falso, usando as informações fornecidas na chave de acesso, porém sem a autorização de uso da Sefaz, o que torna esse XML inválido perante ao Fisco.
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Motivos para não consultar com as chaves de acesso, mas consultar automaticamente
- Perdi minhas chaves de acesso: é muito comum o DANFe se perder entre os papéis recebidos pela empresa, ainda mais pelo seu armazenamento não ser obrigatório;
- Digitar manualmente torna meu trabalho improdutivo: o tempo gasto na consulta manual de NFes, poderia ter sido investido em produtividade e lucratividade para o setor contábil;
- A digitação da chave de 44 caracteres manualmente está vulnerável a erros: qualquer atividade manual de digitação, está vulnerável a erros, o que pode tornar a consulta ainda mais lenta.
Como consultar NFe sem as chaves de acesso em segurança
Uma solução automática e confiável para a consulta de NFe é o Arquivei. Com a plataforma, o contribuinte tem a garantia da consulta rápida, em lote e autorizada pela Sefaz.
Além disso, o Arquivei garante o armazenamento organizado e seguro das notas. O contribuinte pode procurar qualquer nota por palavra-chave, código CFOP, boleto, entre outros campos presentes na nota.
O Arquivei disponibiliza o teste gratuito da plataforma, para que o contribuinte tenha avalie todas as funcionalidades presentes na ferramenta. Basta clicar aqui, para começar o teste.
