Recentemente, houveram modificações nas regras para se baixar o XML da NFe. Isso aconteceu em cumprimento aos ajustes Sinief 16/18 e Sinief 17/18. Esses ajustes alertam que, a partir de julho de 2020, será obrigatório o uso do certificado digital para realizar a consulta de NFe e dos demais documentos fiscais.
Essa obrigatoriedade fez com que vários profissionais que costumavam baixar XML apenas pela chave de acesso tivessem que migrar para sistemas que estivessem adaptados às novas exigências. Além disso, o uso do certificado digital também desperta algumas dúvidas nesse procedimento.
Atenção! Fique atendo à PORTARIA CAT Nº 162/2008, CAPÍTULO VI - O emitente e destinatário da Nota Fiscal devem guardar o arquivo XML pelo prazo de 5 anos, para apresentação ao Fisco, sob risco de multa de até 1 mil reais por XML não apresentado. O Arquivei consulta, baixa e armazena 100% das NFes e CTes emitidos contra seu CNPJ. Para começar é grátis: Consultar NFes>>
Pensando nisso, criamos este artigo para responder às principais dúvidas sobre a utilização do certificado digital na hora de consultar suas notas.
Quais os tipos de certificado digital?
O certificado digital é um documento eletrônico que representa a identidade digital de uma empresa ou pessoa física. Ele é obrigatório para pessoas jurídicas no envio de declarações à Receita Federal, exceto para aquelas optantes pelo Simples Nacional.
Existem tipos diferentes de certificados digitais, sendo os principais:
- A1, que é armazenado no computador;
- A3, que constitui uma mídia física ou armazenado em nuvem.
Construímos uma tabela que reúne as principais diferenças entre esses dois tipos de certificado:
Como obter um certificado digital?
As empresas que emitem NFe, assim como todas as inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido precisam, obrigatoriamente, do Certificado Digital.
Essa obtenção depende de uma certificadora, que realizará todos os procedimentos necessários. Com isso, a identidade do portador será criptografada, e a certificadora fornecerá então o arquivo e a senha.
Independente do modelo do certificado obtido, ele pode ser instalado no seu computador para facilitar as transações digitais. Essa instalação pode ser feita pela própria certificadora ou sob orientação da mesma.
Caso você não tenha certificado digital, até 31 de agosto, poderá consultar NFes pela chave de acesso, no Arquivei Lite. Lembrando que a plataforma do Arquivei Lite utiliza fonte oficial do Governo para a consulta desses documentos fiscais.
Por que o certificado digital é necessário para a consulta de NFe?
O portal da NFe divulgou a obrigatoriedade do certificado digital para realizar a consulta de documentos fiscais a partir de 07 de julho de 2020. Essa medida visa coibir o amplo uso de robotização na obtenção de notas fiscais. Assim, ela garante mais segurança aos participantes da operação comercial citados na nota.
Isso porque, de posse apenas da chave de acesso, já era possível visualizar e baixar todas as informações da NFe, sem necessariamente ter o CNPJ citado.
Além disso, as vias utilizadas para a consulta de NFe pela chave de acesso eram, em sua maioria, robôs que efetuavam a “quebra de captcha”. Essa prática vem sendo combatida pela Sefaz desde o final de 2018. Os robôs que buscavam o XML no portal da Sefaz, produziam uma cópia que, portanto, não apresentava validade jurídica.
Já a consulta de NFe a partir do certificado digital é totalmente segura e protegida contra fraudes. Como a presença do certificado autentifica a transação eletrônica, a Sefaz exige sua apresentação para fornecer os XMLs emitidos para o CNPJ consultado.
Assim, todos os documentos fiscais baixados via certificado digital possuem validade jurídica. Além disso, estão prontos para serem armazenados por 5 anos, como indica o Fisco.
É seguro inserir o certificado digital no Arquivei?
O certificado digital é a maneira mais segura de consultar seus documentos fiscais. Com ele, é possível verificar a autenticidade dos documentos, uma vez que ele representa a assinatura digital da empresa.
O Arquivei é integrado ao webservice da Secretaria da Fazenda, e necessita do acesso ao certificado digital A1 ou A3, já que este é exigido pela Sefaz para fornecer os XMLs oficiais emitidos para o seu CNPJ. Com isso, a plataforma trás todos os documentos fiscais dos últimos 90 dias, todos com validade jurídica e garantindo a segurança dos seus dados.
Com certeza você já deve ter ouvido por aí que não deve disponibilizar o certificado digital por conta dos riscos de fraudes que podem acontecer. Se essa é a sua dúvida, fique tranquilo!
O Arquivei é uma plataforma segura e especializada. Além de garantir o armazenamento e validade jurídica de todos os seus documentos fiscais, ainda contamos com a segurança fornecida pelo Google Cloud, garantindo que todos os seus dados estejam 100% protegidos.
