A Nota Fiscal eletrônica (NFe) tem a finalidade de registrar as transações de venda de produtos ou serviços. Este documento fiscal deve ser emitido, consultado e armazenado eletronicamente, em consulta individual ou consulta em lote.
A consulta de NFes através do site da Secretaria da Fazenda é feita nota por nota. Este processo traz uma grande desvantagem para o setor contábil/fiscal: exige muito tempo do profissional responsável.
Por isso, é interessante contar com soluções que facilitem o acesso a esses documentos, otimizando o tempo necessário para consulta.
Explicamos agora como funciona o recurso de consulta em lote de NFe e como ele otimiza as rotinas contábeis. Confira!
Otimização das rotinas contábeis com consulta em lote de NFe
Como dissemos anteriormente, a consulta realizada através do site da SEFAZ é realizada nota a nota. Isso significa que é necessário inserir os dados individualmente para obter as informações necessárias.
Por isso, esse é um processo que demanda tempo e esforço do profissional responsável, exigindo atenção total. Como a chave de acesso, presente no DANFE, possui 44 dígitos, qualquer erro pode significar retrabalho.
No entanto, existem soluções que permitem realizar a consulta em lote de NFe, facilitando o processo de consulta e obtenção das Notas Fiscais eletrônicas e tomando menos tempo nas rotinas contábeis.
Consulta em lote d~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~e NFe: como funciona
A funcionalidade de consulta em lote permite que as empresas consultem diversas notas fiscais eletrônicas emitidas ou recebidas em sua base de dados. Isso significa que passa a ser possível consultar notas em grande quantidade. Além disso, a consulta de NFes em lote traz diversas vantagens.
Junto à Secretaria da Fazenda, é possível fazer a consulta em lote através do Aplicativo de Manifestação do Destinatário da SEFAZ para consultar NFe.
Através dele, o download do arquivo XML só pode ser efetuado após existir “Ciência da Emissão” ou “Confirmação da Operação”. Além disso, no máximo 10 arquivos de XML podem ser baixados a cada acionamento da funcionalidade.
Isso significa que, mesmo através do aplicativo da SEFAZ, esse continua sendo um processo moroso para a reunião dessas notas fiscais eletrônicas.
Consulta em lote de NFe no Arquivei
Também é possível realizar a consulta em lote de NFe utilizando o Arquivei. Com o Arquivei, é possível consultar todas as NFes emitidas contra seu CNPJ dos últimos 90 dias, diretamente da Secretaria da Fazenda, sem a necessidade de digitar a chave de acesso.
Além de facilitar o acesso às notas fiscais eletrônicas emitidas contra seu CNPJ, permitindo obter os arquivos XML de uma só vez, as notas obtidas através do Arquivei contam com garantia de validade jurídica. Vale lembrar que o DANFE, que geralmente é enviado pelo fornecedor, não possui validade jurídica perante o fisco.
Vale destacar que o Arquivei também filtra e identifica as NFes canceladas e com Carta de Correção (CCe) de forma automática.
A facilidade da escrituração com a consulta em lote
A consulta de NFe em lote pode facilitar diversas obrigações, como o SPED.
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é o sistema que visa unificar todos os arquivos de contabilidade de uma organização em um só lugar. Ele serve para substituir os arquivos em papel e tornar o controle contábil das empresas mais organizado e preciso.
Em razão disso, as empresas precisam gerar e enviar um grande volume de dados para os sistemas do Governo. Por isso, ter a possibilidade de consultar e realizar as ações em lotes torna o processo mais fácil e ágil.
4 vantagens da consulta em lotes
Como é possível perceber, realizar a consulta em lotes é interessante por tornar o processo mais ágil e eficiente. Além disso, existem outras vantagens de consultar as notas fiscais em lote. Listamos algumas delas abaixo. Confira:
1. Ganho de agilidade
As notas fiscais impressas facilitam o controle, pois se trabalha com blocos. E essa facilidade pode ser obtida e otimizada com a organização dos lotes de NFe, já que se pode concentrar em um mesmo arquivo notas relacionadas ao mês ou até mesmo a um determinado fornecedor. Sua consulta em uma base única e centralizada fica simples e rápida!
2. Organização fiscal
A emissão de NFe em lote favorece, ainda, a organização fiscal de sua empresa. A organização fiscal pode ser definida como um grupo de estabelecimentos fiscais que fazem parte de entidades fiscais diferentes, mas que têm o mesmo estabelecimento fiscal matriz.
Nesse contexto, a identificação de notas em uma base de dados extensa torna-se um processo preciso e fácil, ajudando a empresa a manter sua organização fiscal.
3. Manifestação em lote
A manifestação do destinatário em lote, disponibilizada por sistemas como o Arquivei, traz como benefício a automatização da tarefa, otimizando o tempo e a produtividade das equipes que podem se dedicar a atividades mais estratégicas. Em poucos passos, é possível realizar a manifestação em lote de modo prático e rápido.
4. Redução de custos com armazenamento
No caso das notas impressas, há a demanda de um bom espaço físico para serem armazenadas e quando existe a necessidade de se realizar algum tipo de busca, ela pode demorar horas. Assim, perde-se tempo e dinheiro nesse formato de trabalho.
Já ao utilizar o sistema de lotes de NFe é possível arquivar as notas da forma que você achar mais conveniente; seja em um sistema em nuvem ou seja em determinado software que hospede em um servidor específico, automatizando a busca e otimizando os recursos da empresa.
Como é possível perceber, adotar o uso da consulta em lote de NFe não só otimiza o processo e torna as rotinas contábeis mais ágeis e eficientes, como também permitem maior controle das notas obtidas e sua escrituração.
O que você achou de compreender melhor o que é consulta em lote de NFe e sua importância nas rotinas contábeis? Se gostou, nos acompanhe no Facebook para não perder nenhuma novidade!
