A consulta de NFe (Nota Fiscal eletrônica) geralmente é feita nota por nota, no portal da Sefaz. Já a consulta em lote vem para resolver esse problema.
O processo de consulta manual compõe-se de:
- Chave de acesso (44 dígitos);
- Autenticação do captcha (letrinhas) no portal da Sefaz.
O tempo que se gasta para consultar cada nota é muito grande e traz uma desvantagem enorme para o setor contábil/fiscal. Com acesso ao Arquivei e a consulta de NFes em lote, a rotina é otimizada.
Otimização das rotinas contábeis com consulta em lote de NFe
Uma rotina que envolve o processo de consulta manual de NFe não está otimizada. Como dissemos anteriormente, a consulta realizada através do site da Sefaz é realizada nota a nota.
Isso significa que é necessário inserir os dados individualmente para obter as informações necessárias. Veja a imagem abaixo:
No entanto, existem soluções que permitem realizar a consulta de NFe em lote, facilitando o processo de obtenção das Notas Fiscais eletrônicas e tomando menos tempo nas rotinas contábeis.
Isso faz com que você dispense a digitação da chave de acesso. Basta conectar o certificado digital A1 ou A3 que o Arquivei fará a conexão com a Sefaz e te retornará todas as NFes e CTes da empresa.
De certa forma, é um monitoramento das atividades de terceiros contra o CNPJ da empresa. A frequente consulta da NFe é capaz de identificar Notas Frias.
Veja como funciona essa consulta automática e em lote de NFe:
Consulta em lote de NFe: como funciona
A funcionalidade de consulta em lote permite que as empresas consultem diversas Notas Fiscais eletrônicas emitidas ou recebidas em sua base de dados. Isso significa que passa a ser possível consultar notas em grande quantidade.
Junto à Secretaria da Fazenda, só é possível fazer a consulta em lote através do Aplicativo de Manifestação do Destinatário da Sefaz para consultar NFe.
Através dele, o download do arquivo XML só pode ser efetuado após existir “Ciência da Emissão” ou “Confirmação da Operação”. Além disso, no máximo 10 arquivos de XML podem ser baixados a cada acionamento da funcionalidade.
Isso significa que, mesmo através do aplicativo da SEFAZ, esse continua sendo um processo moroso para a reunião dessas notas fiscais eletrônicas.
Consulta em lote de NFe no Arquivei
Com o Arquivei, é possível consultar todas as NFes emitidas contra seu CNPJ dos últimos 90 dias, diretamente da Secretaria da Fazenda, sem a necessidade de digitar a chave de acesso.
Além de facilitar o acesso às Notas Fiscais eletrônicas emitidas contra seu CNPJ, permitindo obter os arquivos XML de uma só vez, as notas obtidas através do Arquivei contam com garantia de validade jurídica.
Vale lembrar que o DANFe, documento em papel geralmente enviado pelo fornecedor, não possui validade jurídica perante o Fisco.
Vale destacar que o Arquivei também filtra e identifica as NFes canceladas e com Carta de Correção (CCe) de forma automática.
A facilidade da escrituração com a consulta em lote
A consulta de NFe em lote pode facilitar diversas obrigações, como o SPED. O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é o sistema que visa unificar todos os arquivos de contabilidade de uma organização em um só lugar. Ele serve para substituir os arquivos em papel e tornar o controle contábil das empresas mais organizado e preciso.
Em razão disso, as empresas precisam gerar e enviar um grande volume de dados para os sistemas do Governo. Por isso, ter a possibilidade de consultar e realizar as ações em lotes torna o processo mais fácil e ágil.
3 vantagens da consulta em lote
Como é possível perceber, realizar a consulta em lotes é interessante por tornar o processo mais ágil e eficiente. Além disso, existem outras vantagens de consultar as notas fiscais em lote. Listamos algumas delas abaixo. Confira:
1. Ganho de agilidade
A consulta de NFes em lote, se for centralizada (com o Arquivei), abre a possibilidade de checar os status todos de uma vez: NFe denegada, cancelada, devolução e etc.
Assim, até mesmo o setor de logística/estoque pode se beneficiar. Sabendo as mercadorias que vão entrar é possível conferir se falta algo e se antecipar.
2. Organização fiscal
A consulta de NFe em lote favorece, ainda, a organização fiscal de sua empresa. A organização fiscal pode ser definida como um grupo de estabelecimentos fiscais que fazem parte de entidades fiscais diferentes, mas que têm o mesmo estabelecimento fiscal matriz.
Nesse contexto, a identificação de notas em uma base de dados extensa torna-se um processo preciso e fácil, ajudando a empresa a manter sua organização fiscal.
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3. Manifestação em lote
A manifestação do destinatário em lote, disponibilizada por ferramentas como o Arquivei, traz como benefício a automatização da tarefa, otimizando o tempo e a produtividade das equipes que podem se dedicar a atividades mais estratégicas.
Em poucos passos, é possível realizar a manifestação em lote de modo prático e rápido.
Conclusão: a consulta em lote traz praticidade!
Com a consulta em lote, o contribuinte não perde tempo para consultar cada nota individualmente.
Além disso, consegue facilitar o acesso às Notas Fiscais eletrônicas emitidas contra seu CNPJ, fazendo um monitoramento mais completo.
O SPED também é facilitado, pois um grande volume de dados das Notas Fiscais deve ser entregue para os sistemas do Governo. Com as Notas Fiscais centralizadas, é mais fácil.
