As transações comerciais nos mercados estão cada vez mais sendo realizadas rapidamente e precisam ser efetivas e bem documentadas. A nota fiscal é um documento que tem fundamental importância neste aspecto, independente do departamento que a recebe.
A nota fiscal visa garantir que a venda de um produto ou serviço foi feita de maneira legal, inclusive no processo de exportação e de importação. Emitida pelo exportador quando a venda de seus produtos é fechada, ela visa discriminar a quantidade de produtos e serviços prestados.
Ela é também o documento contábil usado como base para a aplicação de tributação de impostos municipais, estaduais e federais.
No post de hoje vamos relatar alguns usos da nota fiscal dentro da empresa e qual a sua importância:
No setor de compras da empresa
O departamento de compras da empresa é o responsável pela aquisição de bens e serviços externos e por planejar as necessidades, escolhendo a melhor fonte de abastecimento e de controle de entrega. Ele está intimamente relacionado com o fornecimento de peças de reposição, suprimentos e serviços.
As encomendas desse setor da empresa são documentadas por meio de formulários de pedidos de compra e pelas notas fiscais. As notas fiscais são um documento importante que especifica informações sobre a identificação dos materiais encomendados e a quantidade de cada item. Estas informações são usadas para garantir que os produtos solicitados sejam recebidos corretamente e para controlar o tempo necessário para o fornecimento desses pedidos.
O departamento de compras deve verificar se os itens comprados pela empresa estão de acordo com o especificado na nota fiscal. Além disso, esse setor deve comparar as ordens de compra com os bens efetivamente recebidos.
Todos os produtos recebidos por esse setor devem ser conferidos antes que essas informações possam passar para a contabilidade. Com base na nota fiscal também se examina os custos adicionais. Isso garante que a empresa só paga pelos bens efetivamente recebidos.
No controle de gastos
Saber administrar todas as operações da empresa é essencial para entender como anda a saúde financeira do negócio. Por esta razão, uma empresa inteligente e com uma boa visão do futuro deve manter o controle de tudo o que é feito na empresa. Uma forma de fazer isso é através da análise de volume de negócios de cada produto ou serviço oferecido.
As notas fiscais são o mais eficiente documento de controle de gastos de cada produto ou serviço prestado ou utilizado pela empresa, facilitando no controle de metas, identificação de falhas e realinhamento de estratégias em diversos setores.
Portanto, é aconselhável manter as notas fiscais guardadas de forma adequada, organizada e preferencialmente, com cópias de segurança, para que elas possam ser acessíveis a qualquer momento e de forma rápida. Uma das formas mais indicadas é utilizando serviços especializados na armazenagem de tais documentos, pois além de segurança e validação, permitem buscar e visualizá-las com alguns cliques.
Na garantia de fábrica de produtos
Como dissemos, qualquer nota fiscal precisa ser arquivada e guardada com cuidado. Através delas podemos reivindicar o ressarcimento de um serviço de má qualidade, um pagamento maior, uma peça quebrada ou um aparelho defeituoso.
Com a nota fiscal você tem como garantir os seguintes direitos:
- Garantia de fábrica do produto adquirido e o direito à reparação ou substituição dos bens adquiridos;
- Garantia da compra de um produto ou serviço. Sem ela não há nenhuma prova desta operação;
- Garantia contra possíveis problemas que possam surgir nas relações com o vendedor ou prestador de serviços.
E então, ficou com alguma dúvida sobre a importância da nota fiscal? Gostaria de comentar? Deixe sua opinião e participe da conversa!
