A fiscalização em cima das empresas e de suas finanças e contabilidade está cada vez mais rigorosa. Essa situação, é claro, tem duas facetas: a primeira é que, sem esse rigor, o Estado teria cada vez mais prejuízo devido a tentativas de burlar o pagamento de impostos. A segunda é que, por causa deste rigor, empresas com um sistema fiscal e contábil inapropriado acabam sendo multadas em valores gigantes.
A situação atual
Olhando em retrospectiva, cerca de 26 mil empresas foram pegas na “malha fina” durante alguma fiscalização referente ao ano em exercício de 2012. O valor que a Receita Federal apurou em inconsistências nesse período é superior a R$7 bilhões.
Muitas dessas empresas realmente cometeram algum tipo de sonegação, enquanto outras simplesmente não tinham como comprovar que sua contabilidade estava correta. Independente do caso, as multas podem chegar a 225% do valor supostamente sonegado.
Dificuldades em estar preparado para a fiscalização
O maior problema para enfrentar a fiscalização é que nem todas as empresas se adaptaram perfeitamente ao uso de NF-e ainda. Muitas empresas não possuem uma maneira eficiente de registrar todos os arquivos XML gerados na entrada e saída de mercadorias. E até mesmo uma empresa que já organizou a maneira como realiza a emissão de suas NF-e ainda está sujeita a problemas; afinal, nem sempre os seus fornecedores enviam devidamente os XML das notas fiscais emitidas para ela.
Enfrentando a fiscalização
Dessa maneira, para que sua empresa possa enfrentar uma fiscalização sem ser prejudicada, é preciso estar preparada. Isso envolve, principalmente, apresentar todos os arquivos XML de Notas Fiscais. Tenha em mente que os arquivos não apresentados podem acarretar em recebimento de multa, que é calculada de maneira proporcional à quantidade e valor de documentos fiscais faltantes.
O fiscal te entregará uma lista de Chaves de Acesso com as notas que você deve entregar em XML.
Como o Arquivei pode ajudar?
O Arquivei é um sistema que, de cara, oferece 3 vantagens gigantes para se organizar e se proteger:
- Monitora, recebe, baixa e armazena automaticamente toda nota fiscal que é emitida para seu CNPJ, direto da Secretaria da Fazenda;
- Tem espaço ilimitado para que você armazene notas emitidas por você e outros Xmls de documentos fiscais que você já possua, concentrando tudo organizadamente e com segurança na nuvem;
- Com a lista de Chaves de Acesso em mãos, o Arquivei baixa um arquivo com todas as notas (em XML e DANFe) e te dá um relatório das notas faltantes.
Dessa forma, você tem a segurança de ter todos seus documentos fiscais eletrônicos guardados num só lugar, podendo buscá-los e consultá-los a qualquer momento. Essa é a maneira mais prática e segura de arquivar os documentos fiscais necessários para enfrentar uma fiscalização.
Com o Arquivei, sua empresa não depende mais de receber os XML dos fornecedores por e-mail, nem de receber a DANFE junto com o material comprado. O sistema fica conectado diretamente ao sistema da Secretaria da Fazenda, e automaticamente recebe os Xmls das notas no momento em que são emitidas.
Todas as notas fiscais ficam acessíveis através de um painel de gestão. Além de arquivar, o sistema ainda permite que você busque notas específicas e gere relatórios automáticos sobre os dados destes documentos.
Notas Frias e Manifestação do Destinatário
Como o Arquivei funciona integrado aos sistemas oficiais da Secretaria da Fazenda, você fica sabendo inclusive de notas frias (indevidas) que sejam emitidas para sua empresa, e tem como se proteger disso direto no painel de notas: você manifesta Desconhecimento da Operação sobre aquela nota, informando a SEFAZ de que você desconhece aquela nota. Saiba mais sobre a Manifestação do Destinatário.
Casos de sucesso
Mais de 10 mil empresas de vários portes já trabalham com o Arquivei – inclusive grandes nomes como O Boticário e a rede McDonald’s Brasil. Um dos clientes do Arquivei já conseguiu evitar uma multa que poderia chegar a R$4 milhões, simplesmente usando os recursos deste sistema inteligente de arquivamento de notas fiscais.
Recuperação de XMLs de Notas Fiscais Antigas
O Arquivei também presta uma consultoria em recuperação de notas fiscais antigas, que a empresa venha a ter perdido. Fazemos um levantamento de diversas fontes para determinar as notas faltantes e recuperá-las, da forma mais otimizada possível, entregando, inclusive, relatório do processo.
Outras vantagens
Mas com o Arquivei, não basta resolver o problema e estar preparado para qualquer fiscalização. Nosso sistema ainda tem outras vantagens importantes. Todo o gerenciamento do Arquivei é feito diretamente através do navegador, de maneira simples e rápida. Os planos têm valores acessíveis, não há limite de armazenamento de notas fiscais e:
- Suporte à consulta e download de Nota Fiscais de Serviço (NFS-e) de mais de 80 cidades, incluindo a NF Paulistana de São Paulo e o GINFES;
- Módulo para consulta e download automático de CT-es (o único serviço no país a oferecer!)
- Armazenamento ilimitado de todos os Xmls que você já possui (de NF-e, NFC-e, CT-e e NFS-e)
- Buscas e filtros avançados por qualquer conteúdo das notas
- Integração com a maior parte dos ERPs e Emissores
Sua empresa já enfrentou algum problema com fiscalizações do Governo, por causa da falta de arquivos XML? Comente abaixo, e compartilhe sua experiência com os outros leitores do nosso blog.
Quer aprender mais sobre o Arquivei, e o que esse sistema pode fazer para ajudar sua empresa durante uma fiscalização? Então entre em contato com a nossa equipe! Teremos o maior prazer em conversar com você!
