Precisa cancelar uma NFSe? Antes de tudo, é necessário entender o que é a Nota Fiscal de Serviço eletrônica e como é o seu funcionamento.
Trata-se de um documento específico que serve aos prestadores de serviço, um setor em ampla expansão no Brasil.
Para entendê-lo, é necessário saber sua função e qual o grau de dependência dos contribuintes que o utilizam.
O que é a NFSe
NFSe foi criada para substituir a Declaração de Serviço, relacionada à cobrança do Imposto sobre Serviços (ISS). Cada prefeitura tem a liberdade de desenvolver seu próprio projeto fiscal nesta organização. Ela tem a função de registrar a comercialização de produtos e também serve para registrar a prestação de serviços de empresas e da sociedade como um todo.
Os prestadores de serviço num geral dependem dela. Se o responsável pelo setor contábil deseja emitir a NFSe, ele precisa ir até a prefeitura de seu município para verificar quais requisitos deve atender. Os pedidos mudam de local para local.
Como o ISS é um imposto de competência municipal, é naquele âmbito local que as regras são definidas e os custos variam por não existir um padrão. O funcionamento das notas para serviços, então, é pulverizado entre as prefeituras.
Nas cidades menores, ainda é possível encontrar processos que presos ao papel, como um claro sintoma de atraso.
No entanto, isso é exceção, porque praticamente todas as prefeituras de médio para grande porte disponibilizam um sistema web para a emissão da NFSe. Isso é útil e importante para pequenas empresas que não possuem softwares de gestão de documentos fiscais, como a Arquivei.
A partir de uma plataforma automática é possível baixar suas NFSes online, diretamente de prefeituras e armazená-las com garantia de segurança.
Mesmo assim, não deixe de ter um programa para otimizar o desempenho do seu setor contábil.
Como é feito o cancelamento
O pedido de substituição da nota para o cancelamento deve ser feita até o dia 10 do mês. A unidade responsável por este tipo de operação é a Subsecretaria de Receita, no Departamento de Fiscalização. Em média, o processo soma 30 dias.
É preciso apresentar os seguintes documentos:
- Requerimento online do serviço ao clicar no “botão Formalizar Processo”;
- Declaração da empresa tomadora dos serviços em papel timbrado e com assinatura do representante legal reconhecida em cartório, informando o motivo pelo qual a NFSe deverá ser cancelada. Caso o motivo seja a não prestação definitiva do serviço, este fato deverá estar expressamente declarado tanto no requerimento do prestador quanto na declaração do tomador;
- Se o tomador do serviço for um órgão público, a declaração deverá ter assinatura do titular da pasta ou do responsável do setor e respectiva cópia do RG;
- Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSe) canceladas;
- Nova NFSe emitida em substituição a nota a ser cancelada. Se não houver nova NFSe deverá informar no requerimento o motivo da não substituição (item facultativo);
- Se procurador: Procuração reconhecida em cartório, RG e CPF.
O Atendimento Virtual para solicitar o serviço é: Clique no botão Formalizar Processo. Quando for o primeiro acesso, os dados de login e senha do solicitante devem ser cadastrados previamente. Desta forma, basta seguir as orientações do sistema.
Situações em que a NFSe pode ser cancelada
Se o ISS não for recolhido, o prestador poderá cancelar a NFSe desde que não tenha ultrapassado o prazo de seis meses contados da data de emissão da nota. Caso a nota esteja incluída em uma guia de recolhimento, o link para cancelamento não será mostrado.
Neste caso, efetue o cancelamento da referida guia para que seja possível o cancelamento da NFSe.
Depois do recolhimento do imposto, a NFSe somente poderá ser cancelada por meio de processo administrativo, incluindo atendimento mediante agendamento prévio. No entanto, as notas fiscais com ISS pago poderão ser substituídas, desde que obedecido o prazo limite.
No caso de NFSe quitada, junto com o processo administrativo, deverão ser juntados os seguintes documentos: Requerimento do interessado em que conste o nome ou razão social, número de inscrição no CCM, número de inscrição no CNPJ ou CPF, endereço completo, telefone para contato, exposição clara do pedido e todos os elementos necessários à sua prova.
Inclui contrato social, RG e CPF do signatário, além da identificação da NFSe a ser cancelada por fim.
As Notas Fiscais de Serviço eletrônico incluídas em seleção para Parcelamento Tributário (PPI ou PAT) não poderão ser canceladas.
O fato gerador do ISS é a prestação do serviço, sempre é importante lembrar. Dessa forma, não havendo prestação de serviço, não há Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) a recolher e a NFSe pode ser cancelada.
Caso tenha havido prestação de serviço, o imposto correspondente deve ser recolhido independentemente de ter ou não sido efetuado o pagamento pelo serviço prestado. A NFSe não poderá ser cancelada neste caso.
A nota cancelada aparecerá com situação “cancelada” tanto para o prestador quanto para o tomador dos serviços, desde este tenha cadastrado o “e-mail” para recebimento da NFSe. Se tudo estiver certo, ele receberá um aviso informando o cancelamento do documento.
É possível formalizar o cancelamento de várias Notas Fiscais de Serviço eletrônicas num mesmo processo. Como? Basta juntar em um mesmo processo o pedido de cancelamento de várias notas.
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Como fazer o cancelamento da NFSe
Pela internet basta clicar no banner Consulta de Processo e informar o número do protocolo no serviço municipal online correspondente. Já no caso de busca presencial, basta apresentar o RG e o CPF para verificar a situação atual do processo.
Em processos formalizados no Portal de Serviços ou no SIGED (atendimento presencial a partir de 19/05/2015), clique no botão Consulta de Processos e em seguida Processos Fazendários. Se for para processos formalizados na SEMEF antes de Maio/2014 ou em outras Secretarias, selecione Consulta de Processos Físicos.
No caso de pendência, a SEMEF (Secretaria Municipal de Finanças, Tecnologia da Informação e Controle Interno) irá enviar um Comunicado ao email do requerente.
O processo obedece os seguintes decretos:
- Decreto nº 9.139, de 05/07/2007, art. 21 e § único;
- Decreto nº 2.704, de 09/01/2014 Publicado no DOM nº 3327, de 09/01/2014;
- Instrução Normativa nº 003/2011-GS/SEMEF, de 16/12/2011.
O processo para a Nota Fiscal de Serviço Nacional
Até dezembro de 2017 será implantada uma NFSe nacional. Enquanto a mudança não ocorre, o processo de cancelamento levando em conta o ISS vale para os diferentes sistemas dos municípios.
Mudanças para implantação da NFSe nacional devem ocorrer a partir das seguintes cidades: Rio de Janeiro (RJ), São Paulo (SP), Brasília (DF), Belo Horizonte (MG), Porto Alegre (RS), Maringá (PR) e Marabá (PA). Isso deverá reduzir custos e padronizar processos, inclusive o de cancelamento das notas.
