Para cancelar uma NFe (Nota Fiscal eletrônica) basta gerar um arquivo XML específico para o cancelamento e solicitar a autorização da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda). O emitente tem um prazo de 24 horas para efetuar cancelamento da Nota.
Mas, e para cancelar uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe)? Antes de tudo, é necessário entender o que é a NFSe e como é o seu funcionamento.
Trata-se de um documento específico que serve aos prestadores de serviço, um setor em ampla expansão no Brasil.
Para entendê-lo, é necessário saber sua função e qual o grau de dependência dos contribuintes que o utilizam.
O que é a NFSe
NFSe foi criada para substituir a Declaração de Serviço, relacionada à cobrança do Imposto sobre Serviços (ISS). Cada prefeitura tem a liberdade de desenvolver seu próprio projeto fiscal nesta organização. Ela tem a função de registrar a comercialização de produtos e também serve para registrar a prestação de serviços de empresas e da sociedade como um todo.
Os prestadores de serviço num geral dependem dela. Se o responsável pelo setor contábil deseja emitir a NFSe, ele precisa ir até a prefeitura de seu município para verificar quais requisitos deve atender. Os pedidos mudam de local para local.
Como o ISS é um imposto de competência municipal, é naquele âmbito local que as regras são definidas e os custos variam por não existir um padrão. O funcionamento das notas para serviços, então, é pulverizado entre as prefeituras.
Nas cidades menores, ainda é possível encontrar processos que presos ao papel, como um claro sintoma de atraso.
No entanto, isso é exceção, porque praticamente todas as prefeituras de médio para grande porte disponibilizam um sistema web para a emissão da NFSe. Isso é útil e importante para pequenas empresas que não possuem softwares de gestão de documentos fiscais, como a Arquivei.
A partir de uma plataforma automática é possível baixar suas NFSes online, diretamente de prefeituras e armazená-las com garantia de segurança.
Mesmo assim, não deixe de ter um programa para otimizar o desempenho do seu setor contábil.
Como é feito o cancelamento
O pedido de substituição da nota para o cancelamento deve ser feita até o dia 10 do mês. A unidade responsável por este tipo de operação é a Subsecretaria de Receita, no Departamento de Fiscalização. Em média, o processo soma 30 dias.
É preciso apresentar os seguintes documentos:
- Requerimento online do serviço ao clicar no “botão Formalizar Processo”;
- Declaração da empresa tomadora dos serviços em papel timbrado e com assinatura do representante legal reconhecida em cartório, informando o motivo pelo qual a NFSe deverá ser cancelada. Caso o motivo seja a não prestação definitiva do serviço, este fato deverá estar expressamente declarado tanto no requerimento do prestador quanto na declaração do tomador;
- Se o tomador do serviço for um órgão público, a declaração deverá ter assinatura do titular da pasta ou do responsável do setor e respectiva cópia do RG;
- Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSe) canceladas;
- Nova NFSe emitida em substituição a nota a ser cancelada. Se não houver nova NFSe deverá informar no requerimento o motivo da não substituição (item facultativo);
- Se procurador: Procuração reconhecida em cartório, RG e CPF.
O Atendimento Virtual para solicitar o serviço é: Clique no botão Formalizar Processo. Quando for o primeiro acesso, os dados de login e senha do solicitante devem ser cadastrados previamente. Desta forma, basta seguir as orientações do sistema.
Situações em que a NFSe pode ser cancelada
Se o ISS não for recolhido, o prestador poderá cancelar a NFSe desde que não tenha ultrapassado o prazo de seis meses contados da data de emissão da nota. Caso a nota esteja incluída em uma guia de recolhimento, o link para cancelamento não será mostrado.
Neste caso, efetue o cancelamento da referida guia para que seja possível o cancelamento da NFSe.
Depois do recolhimento do imposto, a NFSe somente poderá ser cancelada por meio de processo administrativo, incluindo atendimento mediante agendamento prévio. No entanto, as notas fiscais com ISS pago poderão ser substituídas, desde que obedecido o prazo limite.
No caso de NFSe quitada, junto com o processo administrativo, deverão ser juntados os seguintes documentos: Requerimento do interessado em que conste o nome ou razão social, número de inscrição no CCM, número de inscrição no CNPJ ou CPF, endereço completo, telefone para contato, exposição clara do pedido e todos os elementos necessários à sua prova.
Inclui contrato social, RG e CPF do signatário, além da identificação da NFSe a ser cancelada por fim.
As Notas Fiscais de Serviço eletrônico incluídas em seleção para Parcelamento Tributário (PPI ou PAT) não poderão ser canceladas.
O fato gerador do ISS é a prestação do serviço, sempre é importante lembrar. Dessa forma, não havendo prestação de serviço, não há Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) a recolher e a NFSe pode ser cancelada.
Caso tenha havido prestação de serviço, o imposto correspondente deve ser recolhido independentemente de ter ou não sido efetuado o pagamento pelo serviço prestado. A NFSe não poderá ser cancelada neste caso.
A nota cancelada aparecerá com situação “cancelada” tanto para o prestador quanto para o tomador dos serviços, desde este tenha cadastrado o “e-mail” para recebimento da NFSe. Se tudo estiver certo, ele receberá um aviso informando o cancelamento do documento.
É possível formalizar o cancelamento de várias Notas Fiscais de Serviço eletrônicas num mesmo processo. Como? Basta juntar em um mesmo processo o pedido de cancelamento de várias notas.
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Como fazer o cancelamento da NFSe
Pela internet basta clicar no banner Consulta de Processo e informar o número do protocolo no serviço municipal online correspondente. Já no caso de busca presencial, basta apresentar o RG e o CPF para verificar a situação atual do processo.
Em processos formalizados no Portal de Serviços ou no SIGED (atendimento presencial a partir de 19/05/2015), clique no botão Consulta de Processos e em seguida Processos Fazendários. Se for para processos formalizados na SEMEF antes de Maio/2014 ou em outras Secretarias, selecione Consulta de Processos Físicos.
No caso de pendência, a SEMEF (Secretaria Municipal de Finanças, Tecnologia da Informação e Controle Interno) irá enviar um Comunicado ao email do requerente.
O processo obedece os seguintes decretos:
- Decreto nº 9.139, de 05/07/2007, art. 21 e § único;
- Decreto nº 2.704, de 09/01/2014 Publicado no DOM nº 3327, de 09/01/2014;
- Instrução Normativa nº 003/2011-GS/SEMEF, de 16/12/2011.
O processo para a Nota Fiscal de Serviço Nacional
Até dezembro de 2017 será implantada uma NFSe nacional. Enquanto a mudança não ocorre, o processo de cancelamento levando em conta o ISS vale para os diferentes sistemas dos municípios.
Mudanças para implantação da NFSe nacional devem ocorrer a partir das seguintes cidades: Rio de Janeiro (RJ), São Paulo (SP), Brasília (DF), Belo Horizonte (MG), Porto Alegre (RS), Maringá (PR) e Marabá (PA). Isso deverá reduzir custos e padronizar processos, inclusive o de cancelamento das notas.
Consulta de Nota Fiscal de Serviço
Como dito anteriormente, ainda perde-se muito tempo consultando através dos sistemas da prefeitura, além de muita burocracia e falta de organização no armazenamento por conta desta metodologia de trabalho contábil.
Por isso, essa plataforma pode ser perfeita para que sua empresa tenha todas as suas NFSes em dia, consultando rapidamente em apenas um clique, além da consulta, sua empresa garante o armazenamento e gestão dessas notas através do Arquivei. Teste gratuitamente!
