O certificado digital é basicamente a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica. Ele é amplamente usado em documentos fiscais como Notas Fiscais eletrônicas (NFes), Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e ainda Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes), pois os órgãos fiscalizadores, como a Secretaria da Fazenda ou prefeituras, através da transmissão das informações, apuram se os dados estão corretos e se são verídicos.
Sendo assim, podemos concluir que o certificado é um dispositivo que garante segurança e integridade dos dados na hora de emitir a sua NFe, pois tem validade jurídica e fiscal. Contudo, nem todas as prefeituras exigem a existência do certificado.
Principais certificados digitais
Uma das grandes vantagens do certificado digital é sua praticidade, pois é um arquivo digital e permite transações online. Além disso, ele é validado por uma autoridade de certificação (entidade integrante da ICP-Brasil, como Serasa e Certisign), o que faz com que a identidade do portador seja criptografada e acessada somente por softwares especializados. Os certificados podem ser divididos em tipos, dependendo da forma como serão usados.
Certificado tipo A:
Um dos certificados mais comuns, é utilizado para assinatura de documentos, transações eletrônicas, entre outras aplicações. Sua principal função é provar a autenticidade e a autoria por parte do emissor/autor, garantindo também a integridade do documento.
Certificado tipo S:
Esse é o certificado de sigilo, pois é utilizado exclusivamente para oferecer a confidencialidade ou a criptografia de dados. Assim o conteúdo dos documentos enviados estará protegido contra acessos não permitidos.
Certificado tipo T:
Conhecido como certificado do tempo, ou time stamping, ele certifica a hora e o dia em que foi assinado o documento eletrônico, com a devida identificação do seu autor. Este tipo de certificado é essencial para garantir a temporalidade e a tempestividade de documentos importantes.
Certificado tipo A1:
O certificado tipo A1, por exemplo, é armazenado no computador e possui validade de um ano. A principal diferença entre os certificados A1 e A3 (que veremos abaixo) é a geração e o armazenamento das chaves criptográficas (arquivo digital, token ou cartão).
Certificado tipo A3:
Esse certificado fica disponível em token ou cartão, pode ser utilizado em qualquer computador, com validade de 1 a 3 anos. Ele é necessário para a realização do SPED e Escrituração Contábil Digital (ECF), por exemplo.
e-CPF, emitido e armazenado no formato A1 ou A3
O e-CPF é a versão eletrônica do CPF. Esse documento digital garante a autenticidade das transações eletrônicas de pessoas físicas.
O e-CPF torna possível o acesso a um número cada vez mais maior de serviços em instituições públicas e privadas. O e-CPF usa criptografia de dados, o que oferece segurança em suas transações eletrônicas e garante o sigilo e a integridade dos dados.
e-CNPJ, emitido e armazenado no formato A1 ou A3
O e-CNPJ é a versão em formato eletrônico do CNPJ e garante a integridade e a autenticidade das transações de pessoas jurídicas em meio eletrônico.
Com o e-CNPJ é possível a empresa fazer procurações e ter acesso ampliado no site da Receita Federal. Todo certificado digital brasileiro é um documento intransferível e para uso exclusivo do seu titular. Ele pode ser usado junto a Secretaria da Fazenda (Sefaz), ou a plataforma do Arquivei, para realizar a consulta e armazenamento de NFes.
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Quem está obrigado
Segundo a Instrução Normativa RFB nº 1.036, de 1º de junho de 2010, que dispõe sobre os prazos de obrigatoriedade de apresentação de declarações e demonstrativos com certificação digital e outros assuntos, todas as pessoas jurídicas estão obrigadas a utilizar certificado digital válido, para a apresentação de declarações e de demonstrativos de fatos geradores anteriores à Receita Federal, com exceção daquelas optantes pelo regime fiscal do Simples Nacional.
Quanto às pessoas físicas, a utilização do certificado digital (e-CPF) junto à Receita ainda não é obrigatória.
O interessado na obtenção de um certificado digital e-CPF ou e-CNPJ deverá escolher uma das autoridades certificadoras habilitadas para o preenchimento e envio da solicitação de certificado.
Validade, revogação e inutilização do certificado digital
O pedido de renovação de um de qualquer certificado precisa ser feito dentro do seu prazo de validade.
Já a solicitação de revogação implicará na sua invalidação e não possibilidade de uso a partir do requerimento.
Sobre os casos de inutilização, é definido que, o certificado tipo A3 será inutilizado quando houver três tentativas incorretas de digitação do PIN, seguido de três tentativas incorretas de digitação do PUK. Assim como o esquecimento do PIN e do PUK, perda do cartão inteligente ou formatação do cartão inteligente, além do apagamento da chave privada.
O certificado tipo A1 também pode ser inutilizado, caso aconteça o apagamento da chave primária ou a formatação do disco rígido.
Principais dúvidas sobre a utilização do certificado digital junto as Notas Fiscais eletrônicas
1. O mesmo certificado digital vale para a emissão de NFes da minha empresa e filiais?
Caso a empresa possua filiais que vão emitir Notas Fiscais eletrônicas, o mesmo certificado digital utilizado pela matriz pode ser utilizado para assinar as NFes das filiais.
2. É possível utilizar o e-CPF para emissão de NFe?
A Nota Fiscal eletrônica (NFe) só pode ser assinada por pessoa jurídica, assim o e-CPF não pode fazer a emissão desse documento.
3. Nota fiscal eletrônica (NFe) tem validade jurídica?
Sim, esse documento fiscal tem sua validade jurídica garantida pela assinatura digital, possibilitando conhecer a autoria e a integridade das informações prestadas.
