Afinal, quais são as etapas ideais pelas quais uma Nota Fiscal eletrônica (NFe) deve passar entre empresa e escritório contábil? Vamos tentar entender desde a emissão até a escrituração deste processo? Este é o intuito deste novo texto da Arquivei.
Emissões de NFes significa uso de tempo e de dinheiro. Então é bom que você saiba o caminho das pedras para fazer tudo certinho no procedimento. E desta forma é possível entender como usar melhor o tempo ou poupar melhor o seu dinheiro, evitando pagamento de multas e taxas desnecessárias.
Vamos do melhor caminho até os formatos ideais para lidar com as NFes, entre a companhia e o contador.
O caminho da nota
Quando uma compra de produto é realizada, a NFe deve ser emitida pelo fornecedor. Neste caso os dados sobre a operação de venda são enviados, validados e registrado pelos servidores da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado do emissor. No momento da emissão, a secretaria devolve um arquivo digital (no formato XML) que representa oficialmente a Nota Fiscal eletrônica.
Por isso, quando a empresa faz uma compra, o seu fornecedor deve enviar o arquivo XML depois de feita a operação. O papel da companhia, junto ao seu escritório contábil, é enviar para o contador esse arquivo.
No setor é obrigatório assegurar o armazenamento por cinco anos, prazo previsto na legislação atual.
No caso de perda do documento XML, ela deve ir atrás do fornecedor e cobrar esse arquivo ou achar através do DANFe a chave de acesso da NFe, procurando diretamente no site da Sefaz. Na ausência dos arquivos, o contador não consegue entregar diversas obrigações tributárias e nem fazer escrituração.
Tal prática envolve muitos papéis e burocracias. Não é, portanto, o caminho ideal. Hoje há ferramentas como a Arquivei para automatizar processos.
É possível ter uma ferramenta que pegue todas essas NFes direto da Sefaz, armazenar e deixar disponível para empresa e contador, junto de todas as notas. Os status também atualizados, desde NFes canceladas, NFes com Cartas de Correção, NFes recebidas e enviadas, entre outros casos.
Automatizar significa reduzir custos
Uma pesquisa feita com os usuários do Arquivei mostram que, antes de uma solução para consultas automáticas de NFes, colaboradores chegavam a gastar mais de duas horas diariamente atrás de notas. A prática passava a comprometer seus processos e a ausência de um programa capaz de reduzir gargalos se provou necessária.
Isso significa essencialmente perda de dinheiro com tempo dos funcionários lidando com este processo. Para tentar sanar este problema, temos novas soluções automatizadas para a gestão de Notas Fiscais eletrônicas (NFes).
Elas permitem acelerar, evitar falhas humanas, organizar e controlar integralmente o processo de emissão. Seu uso evita inclusive que funcionários trabalhem o dia inteiro fazendo isso.
Quer ter uma ideia do problema? Desenhe o seguinte quadro.
Imagine um analista que passa oito horas por dia recebendo, buscando e separando XMLs de Notas Fiscais eletrônicas (NFes), seja do e-mail, de DANFes ou Portal da NFe. Depois disso, é preciso lançar essas NFes no sistema fiscal, calcular os impostos devidos para, então, executar suas obrigações fiscais: Efd-Contribuições, SPED Fiscal, Dctf, entre outros.
A burocracia manual não termina neste ponto. Depois ele confere as pendências, busca entender as diferenças de cálculo e, por fim, começar tudo de novo no dia seguinte. Fica preso na mesma atividade.
Este cara que estamos falando poderia ser aproveitados em tarefas menos desgastantes.
Mais motivado, ele pode contribuir de forma mais racional e positiva para a empresa, ou mesmo na melhoria do setor contábil.
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O dinheiro que vai pro ralo pela falta do caminho ideal
É importante lembrar que a consulta das NFes são feitas pelo site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) através de uma chave de acesso. Tanto este código quanto uma sequência numérica devem ser fornecidos.
A chave de acesso só pode ser obtida a partir do arquivo XML e do DANFe. O Documento auxiliar de Nota Fiscal eletrônica não substitui a NFe, mas é impresso em papel para acompanhar a mercadoria em circulação.
Considerou tudo isso em conta? Vamos fazer uma matemática simples.
Segundo o Site Nacional de Empregos, a média salarial de um contador é entre R$ 3 mil e R$ 5 mil, em valores arredondados e considerando pequenas, médias e grandes empresas. Os profissionais, se forem CLT, trabalham entre seis e oito horas por dia.
O contador, aquele que falávamos agora pouco, consegue consultar 20 notas por dia numa empresa de fluxo baixo. Isso dá uma média de 2,5 notas por hora se todo o período de trabalho dele for utilizado, colocando sempre duas senhas por consulta. Se forem emitidas 100 notas por mês, isso equivale a 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais.
Considerando o CLT base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa do profissional.
Você queimou dinheiro a toa investido neste profissional, que enfrenta gargalos justamente por não ter um serviço de qualidade como o Arquivei.
O problema dos XMLs e da organização de notas
Este é o problema central de quem não tem um ritmo de trabalho automatizado. Ele está na obtenção dos arquivos XMLs as NFes, que os fornecedores têm obrigação de enviar mas que, apesar disso, não fazem na maioria das vezes.
Perdem-se horas na busca desses XMLs. O analista pode aguardar a chegada da Danfe junto com a NFe, na entrega da mercadoria, vai até o site da Sefaz (portal de NFe), digita a chave de acesso da NFe, tenta duas ou três vezes acertar a digitação do Captcha, as letras chatas que impedem a entrada de usuários robotizados, e, finalmente, consegue fazer o download do arquivo.
Com essa demora ano processo, ainda chegam novos problemas envolvendo diretamente a organização de NFes.
Organizar tais documentos também não é fácil. Os arquivos XMLs dependem de programas especiais para serem visualizados.
A falta de uma centralização deixa tudo mais lento. E é importante determinar uma forma de organizá-los para conseguir encontrá-los quando necessário para consulta.
Lembrando sempre que:
- Armazenar os documentos fiscais é uma obrigação, pelo menos por cinco anos;
- Guardar incorretamente, sem algum método de backup, pode vir a ser uma grande dor de cabeça no futuro em caso de perda de dados;
- Quer uma solução? Automação de consultas de NFes com armazenamento na nuvem;
- Quem tem isso? O Arquivei.
O caminho ideal
A sua empresa sempre terá que lidar com a evolução na área de gestão de notas fiscais. A vida não pára e seu funcionário pode sofrer com a falta de inovação.
Atualmente, existem sistemas de automação de NFes cujos servidores em nuvem armazenam as NFes. Os programas permitem que você tenha acesso a elas no momento que precisar.
O Arquivei pode ser o seu caminho ideal porque traz diferentes facilidades. Ela cuida da consulta e armazenagem automática das NFes emitidas para sua empresa, todos os dias, direto da Sefaz. Isso quer dizer que sem fazer absolutamente nada você já tem em mãos os XMLs das Notas Fiscais armazenados com segurança na nuvem.
Uma vez que esteja na sua rede, você pode consultá-las e baixá-las para escriturar quando precisar.
O armazenamento dos XMLs é feito na nuvem, com segurança e backups constantes. O salvamento de arquivos torna virtualmente impossível a perda de dados.
Arquivei organiza os dados e permite buscá-los, por qualquer conteúdo do documento, além de avisar sobre cancelamento de notas.
E há integração com Emissores e Sistemas ERP que são de apoio. É sempre importante que o sistema de Automação de NFes tenha a possibilidade de integrar-se com seu emissor de notas e outros sistemas financeiros e ERPs, para acelerar ainda mais o processo sem depender de ações manuais. O Arquivei corta as burocracias.
Numa plataforma que funciona na nuvem, a empresa encurta o caminho para o contador ou o setor de contabilidade. Por qual razão?
Ela permite acessos simultâneos de diversas áreas e diversos colaboradores da sua empresa. Eles podem acessar os documentos e informações necessárias, sem ter que haver troca de desnecessárias de emails.
Isso sem restringir dispositivos, sendo possível acessar a partir de notebooks, tablets e celulares.
Não perca tempo: Transforme Notas Fiscais em inteligência agora mesmo! Experimente o Arquivei gratuitamente por 7 dias.
O contador da empresa vai agradecer pelo caminho ideal de emissão de notas. Principalmente quando reparar que seu correio eletrônico está mais vazio, gerenciado e eficiente para tocar demandas maiores.
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