O Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) foi instituído pela Lei 4.923/65, e tem por finalidade registrar as admissões, as transferências e os desligamentos de empregados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Assim, neste artigo analisaremos as regras para a entrega do Caged, resultante da nova legislação trabalhista, editada pela Lei 13.467/2017, e suas principais novidades decorrente ao eSocial, um sistema informatizado da Administração Pública das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas.
1. O que é o Caged e quais são suas regras de entrega?
Conforme dito anteriormente, o Caged registra as admissões, as transferências e os desligamentos de empregados. Suas informações são utilizadas pelo Programa de SD (Seguro Desemprego) para cruzar os dados referentes aos vínculos trabalhistas e à liberação das parcelas do referido seguro.
A obrigatoriedade de entrega compete a todas as empresas que movimentarem empregados incluídos no regime CLT, ou seja, que admitirem, transferirem ou desligarem. Nesse sentido, todas as empresas, inclusive as de pequeno porte e MEI, são obrigadas a fazer a respectiva comunicação ao Ministério do Trabalho por meio do Caged.
Contudo, não devem ser declarados no Caged os seguintes trabalhadores:
- autônomos;
- estagiários;
- empregados domésticos;
- cooperados ou cooperativados;
- diretores sem vínculo empregatício, para os quais a empresa tenha optado pelo recolhimento do FGTS, bem como para os quais não é recolhido o Fundo;
- dirigentes sindicais;
- trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão de obra ou do sindicato da categoria);
- os registros eventuais;
- servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
- servidores públicos não efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT);
- servidores públicos cedidos e requisitados;
- ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
- trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido por lei estadual, municipal e para atender à necessidade temporária de excepcional interesse público.
2. CAGED – Quais são as formas de envio?
O download do programa do Caged pode ser feito no seguinte endereço eletrônico: http://www.mtps.gov.br/trabalhador-caged. Para enviar a declaração do Caged por meio da internet, o estabelecimento pode utilizar uma das seguintes formas:
- via Caged WEB – para enviar o arquivo gerado pelo ACI (Aliança Cooperativa Internacional) ou folha de pagamento;
- via programa instalado Caged NET – desenvolvido para o estabelecimento enviar o arquivo gerado pelo ACI ou folha de pagamento;
- por meio do Analisador WEB – desenvolvido para o estabelecimento que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o arquivo gerado, conforme o layout vigente do Caged;
- através do FEC (Formulário Eletrônico do Caged) – opção de declaração on-line desenvolvida para o estabelecimento que possui até 36 movimentações no mês de referência.
3. Quais são os prazos de entrega?
Em regra, as informações relativas ao Caged devem ser transmitidas ao Ministério do Trabalho até o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de empregados. Quanto aos eventos de admissão, demissão ou transferência, deverão ser prestadas as seguintes informações, conforme Portaria MTE nº 1.129/2014:
- na data de início das atividades do empregado, quando esse estiver em percepção do SD, ou cujo requerimento esteja em tramitação;
- no prazo estipulado em notificação para comprovação do registro do empregado, lavrada em ação fiscal conduzida por um Auditor Fiscal do Trabalho.
4. Novidades!
Como vimos no início deste artigo, estão obrigadas à prestação das informações pelo Caged as pessoas jurídicas de direito público da administração direta, autárquica e fundacional, bem como as organizações internacionais, até que estejam obrigadas ao eSocial das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas.
Quando às mudanças, uma das principais veio por meio da Portaria 1.417 SEPREVT/2019., a qual obriga os estabelecimentos que tiverem registrados entre 10 ou mais trabalhadores, no 1º dia do mês de movimentação, a transmitir a declaração do Caged mediante utilização de certificado digital.
Outra grande mudança veio por meio da Portaria 1.127 SEPREVT/2019, em que foi instituído que a comunicação das admissões e dispensas, ocorridas a partir da competência Janeiro de 2020, passou a ser cumprida pelo eSocial, em substituição ao Caged, pelas empresas ou pessoas físicas equiparadas a empresas, que compõem os 1º, 2º e 3º Grupos do cronograma de implantação do eSocial.
Tal cronograma é composto de 6 Grupos, conforme relacionado a seguir:
- 1º Grupo – Entidades Empresariais com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78 milhões;
- 2º Grupo – Entidades Empresariais com faturamento no ano de 2016 menor ou igual a R$ 78 milhões, exceto as optantes pelo Simples Nacional, que constam nessa situação no CNPJ em julho/2018, ou que não fizeram essa opção no momento de sua constituição, se posterior;
- 3º Grupo – Empregadores optantes pelo Simples Nacional, Empregadores Pessoa Física (exceto domésticos), Produtores Rurais Pessoa Física e Entidades Sem Fins Lucrativos;
- 4º Grupo – Entes Públicos de âmbito federal e Organizações Internacionais;
- 5º Grupo – Entes Públicos de âmbito estadual e o Distrito Federal;
- 6º Grupo – Entes Públicos de âmbito municipal, as comissões polinacionais e os consórcios públicos.
Por fim, ainda há outra mudança, dada por meio da Portaria 6.137 SEPREVT/2020, em que as pessoas jurídicas e as pessoas físicas equiparadas a empresas, pertencentes aos 1º, 2º e 3º Grupos do cronograma do eSocial, estão obrigadas a prestar as informações referentes ao salário de contratação, ao último salário do empregado, à transferência de entrada e de saída, à reintegração e à data e ao motivo da rescisão do contrato de trabalho. Contudo, há algumas exceções previstas na Lei 8.036/90, por meio do referido sistema de escrituração, até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência, em substituição ao Caged.
5. Concluindo
Pode-se notar, então, que a substituição do Caged é uma realidade por conta da implantação da nova obrigação acessória chamada eSocial que, desde 2018, foi criada para simplificar e compilar em um único local as informações pertinentes aos eventos relacionados às contratações, admissões e demissões.
Entretanto, é preciso ressaltar que os contribuintes que estiverem nos grupos 4, 5 e 6 continuam sendo obrigados à entrega do Caged, até que não sejam obrigados à entrega do eSocial.
Para acompanhar o processo de migração, acesse o link: http://antigo.trabalho.gov.br/trabalhador-caged/perguntas-frequentes.
Se você tiver dúvidas, ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: graziellasantos@vamosescrever.com.br .
