Gestão de Notas Fiscais: os 6 piores (e mais perigosos) erros - Arquivei
Publicado em

julho, 2017

Escrito por

Vitor de Araujo

Gestão de Notas Fiscais: os 6 piores (e mais perigosos) erros

As notas fiscais são muito mais importante do que parecem. Você tem cometido erros ao cuidar delas? Descubra e não erre mais!

Contábil Gestão de Empresas


As Notas Fiscais são documentos exigidos em transações comerciais, compra e venda de mercadorias ou serviços. Há muito tempo deixaram de ser impressas em papel, pois não há mais essa necessidade. Porém, é necessário haver melhor gestão de Nfes, saiba como.

Porém, mesmo após a consolidação da NFe (Nota Fiscal eletrônica) em arquivo XML, muitas empresas ainda utilizam o DANFe (Documento Auxiliar impresso em papel) para prestar contas ao contador responsável ou o Fisco. Esse é apenas 1 dos 6 piores erros relacionados à má gestão de Notas Fiscais.

Para uma gestão de Notas Fiscais de forma eficiente, é preciso confiar em profissionais qualificados. Converse com um consultor da Arquivei para elevar sua área contábil.

Vamos ao erros:

1. Não reconhecer a importância da NFe na administração da empresa

Muitos empreendedores que lidam com a sua própria contabilidade cometem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático, porém esses documentos vão além disso.

Além de ser obrigatória a emissão e consulta de NFes, é ótimo para a empresa ter ciência de suas transações e tudo o que está atrelada à ela, como os impostos, por exemplo. Com todas essas notas armazenadas é possível extrair diversas informações fundamentais para tomadas de decisões: Quanto a empresa vendeu no último mês? Quanto pagou de imposto? Esses dados estão presentes no arquivo XML da NFe.

Atrás de XMLs das Notas Fiscais? O Arquivei baixa as NFes emitidas contra o seu CNPJ direto da Secretaria da Fazenda. Baixe os XMLs das NFes agora e tenha suas NFes sem precisar saber as Chaves de Acesso!

Com a ferramenta certa é possível extrair relatórios ainda mais complexos para a empresa, com todos os campos da Nota Fiscal, como CFOP, frete e outros tributos. No Arquivei é possível tanto exportar um relatório geral, quanto outros mais específicos. Experimente grátis.

Com esse 1º erro, podemos concluir que outra falha comum é a falta de armazenamento do arquivo XML da NFe. Entenda abaixo como isso pode afetar a organização.

2. Não armazenar os XMLs de NFes

Armazenar o XML é importantíssimo para qualquer empresa, a Lei da Guarda obriga o emitente e o destinatário a manterem esse arquivo digital por pelo menos 5 anos, para fins de auditorias e fiscalizações.

Quem não armazena o arquivo XML não tem os dados da empresa em um momento de prestação de contas e ainda pode pagar multas pesadas ao Fisco que chegam a R$1.000,00 por documento perdido ou não apresentado ao Governo quando solicitado.

Já pensou em fazer a consulta e armazenamento dos seus documentos fiscais automaticamente? Saiba como é possível através de uma plataforma de gestão de Notas Fiscais conectada diretamente com a Secretaria da Fazenda.

Agora que você já sabe como resolver a questão do armazenamento de NFes e o que é o arquivo XML, entenda a função do DANFe e não confunda mais a sua funcionalidade.

3. Não saber a real função do DANFe (Documento Auxiliar de NFe) impresso

 Essa é uma confusão muito comum! O DANFe é um papel impresso com um resumo da NFe, ou seja, traz as informações da nota de forma resumida em um layout (leiaute) pré definido.

danfe arquivei

Porém, o DANFe não é uma Nota Fiscal e não possui validade jurídica. Esse documento impresso serve para acompanha a mercadoria no momento do transporte. Ele desempenha a importante função representar a Nota Fiscal em caso de contingência (para provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro, por exemplo) e também comprova a origem dos produtos durante uma fiscalização do transporte. 

É comum confundir o DANFe com a NFe e existem muitas dúvidas acerca do assunto, por isso elaboramos um artigo com as 10 dúvidas mais comuns sobre DANFe, confira. 

Caso você precise de informações como essa com frequência, para ficar sempre atualizado, assine a nossa newsletter e receba notícias e novidades:

4. Não consultar Notas Fiscais com a segurança do Certificado Digital

A consulta de NFes e outros documentos digitais deveria garantir que a empresa sabe tudo o que está sendo emitido contra o seu CNPJ,  mas isso não é uma verdade absoluta.

Muitas empresas ainda dependem exclusivamente do fornecedor para receber o XML da NFe e não pensam, por exemplo, que caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor pode se esquecer de enviar o arquivo, entre outras situações.

Existem outras empresas que realizavam o download da NFe pela Sefaz e sites como Fsist, sem certificado digital. O problema é que esse tipo de consulta necessita da chave de acesso da Nota Fiscal, que vem impresso junto ao DANFe. Se a empresa não tem o DANFe em mãos, não conseguirá baixar a NFe.

Além disso, foi proibido pela SEFAZ, numa nota emitida pelo Confaz (Conselho Nacional de Políticas Fazendárias) a consulta de NFe sem certificado digital, ou seja, nem mesmo a própria Sefaz poderá disponibilizar essa Nota Fiscal sem exigir a assinatura digital da empresa.

Então a empresa não recebe a Nota Fiscal e fica com buracos na entrega de escriturações como o SPED fiscal, além do risco de ter Notas Frias emitidas contra o CNPJ. Com o Arquivei, a empresa conecta o certificado digital e recebe TODAS as NFes e CTes direto da Sefaz, sem a necessidade da chave de acesso.

É importante lembrar que poucas ferramentas garantem a validade jurídica da Nota Fiscal, outro descuido que a empresa deve evitar. Entenda abaixo.

5. Não se atentar à validade jurídica dos XMLs que você recebe 

Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança: a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Sefaz.

Somente checando essas informações é que a empresa consegue garantir que aquela Nota Fiscal é verdadeira. Como já foi dito, em último caso utilize o DANFe para conseguir a chave de acesso da Nota Fiscal e consultar na Sefaz, com certificado digital.

6. Não realizar uma gestão de NFes de maneira eficiente

Vá além e faça a gestão de NFes de maneira eficiente. Além de cumprir com a obrigatoriedade da consulta e guarda/armazenamento, também tenha em mãos relatórios conclusivos para indicar a saúde fiscal da empresa.

Por exemplo, uma empresa de medicamentos pode verificar em tempo real a validade de um lote de produtos (o que resulta em economia de tempo e mais agilidade nos processos desde a compra de insumos, até a substituição dos mesmos nas gôndolas). Isso tudo, utilizando o Arquivei.

Não se esqueça que o Arquivei baixa as NFes emitidas contra o seu CNPJ direto da Secretaria da Fazenda. Baixe os XMLs das NFes agora e tenha suas NFes sem precisar saber as chaves de acesso!

E você, comete esses erros? Tem alguma dúvida sobre Gestão de Notas Fiscais ou outros documentos? Manda nos comentários!

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