Black Friday e Natal: organização no varejo - Blog | Arquivei
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Publicado em

novembro, 2020

Escrito por

Arquivei

Black Friday e Natal: Como equalizar dois grandes eventos

O Black Friday e o Natal estão chegando e são muito importantes para o comércio varejista. Saiba como se preparar para o aumento de vendas e como organizar seus documentos fiscais!

Financeiro Gestão de Empresas


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A expectativa é de que as vendas da Black Friday apresentem um crescimento de 20% em relação ao ano anterior.

É com esse resultado que a pesquisa “Thank God It’s Black Friday”, feita pelo Google Brasil, estimula empreendedores, principalmente de e-commerce, a apostar neste grande evento.

E para animar ainda mais o final de ano dos varejistas, o Natal fecha esse  longo período de vendas com chave de ouro.

A preocupação das empresas além das metas

Com dois eventos importantíssimos para o comércio acontecendo com 30 dias de intervalo, esse é um período intenso também para as áreas fiscal e contábil, que, nesse momento, já devem ter realizado estratégias contábeis para o alto volume de informações e documentos.

Manter a consulta NFe (Nota Fiscal eletrônica) e a Manifestação do Destinatário em dia garante que a sua empresa não pague caro pelo sucesso das vendas. Afinal, para vender é preciso comprar.

Toda a compra gera emissão e recebimento de documentos fiscais, para o qual a consulta XML é fundamental para resguardar sua empresa de falhar no arquivamento de todos os documentos fiscais e consequentemente,  de multas e sanções impostas pelo Fisco.

Diante de tudo isso, é preciso organizar com antecedência o fluxo de caixa, o estoque e a infraestrutura para esse período intenso de vendas.

Quem não se preparar para a Black Friday, poderá ter problemas que podem extrapolar as fronteiras contábeis.

O Fisco está apertando cada vez mais o cerco a todas as empresas. Por isso é preciso ter muito controle sobre todas as transações – seja pelo acompanhamento de notas fiscais de entrada e de saída ou pela revisão dos CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Desafios da Black Friday e Natal para contadores e empreendedores

Comece imaginando que cada um desses clientes gera, pelo menos, uma NFe…

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Muitos pedidos

O final do ano está aí e as apostas do varejo são sempre altas. Pelo menos é isso que se espera de um mercado pouco conservador. Mas nem sempre sua empresa está preparada para agir com toda essa ousadia, afinal ninguém quer deixar de entregar produtos por causa da falta de produtos no estoque.

Ao invés de se retrair e diminuir estoques, é possível manter o controle financeiro por meio da contabilidade.

Para isso, o primeiro instrumento que você precisa ter é uma solução que facilite a consulta NFe. Assim, você tem as notas emitidas contra o CNPJ de sua empresa nas mãos, automatizando a manifestação do destinatário de modo legal.

O Arquivei, por exemplo, consegue baixar lotes de NFe e CTe diretamente da Sefaz (Secretaria da Fazenda),em poucos cliques.

Fluxo de caixa durante a Black Friday

Não fazer consulta, download e arquivamento de notas fiscais, leva a outra dificuldade: perder o controle financeiro de sua empresa. As NFes, por exemplo, mostram o quanto você precisará desembolsar em um determinado período para que entre a  Black Friday e Natal haja estoque. São elas que ajudam a programação do fluxo de entrada e saída de capital.

Para entender mais sobre gestão fiscal e fluxo de caixa no período de Black Friday, ouça o podcast da Arquivei:

Notas Fiscais nas mãos

Para não ter surpresa, a consulta à NFe precisa ser rotina na empresa durante todo o ano. Por isso, não dependa do fornecedor para receber Nfe, NFSe e consultar CTes e outros documentos importantes para a gestão fiscal, contábil e financeira. Quanto antes você conseguir esse documento, antes corrige um eventual erro, como por exemplo troca de código CFOP.

Esse cuidado também evita problemas com o Fisco, que exige que seus documentos fiscais sejam armazenados por 5 anos mais o ano vigente.

Monitoração de custos pela NFe

Se as vendas durante a Black Friday neste ano prometem 20% de aumento, você pode estipular um faturamento crescente na mesma proporção. Isso significa entender não somente o quanto de dinheiro entrará, mas o quanto é preciso investir para que essa entrada de valor aconteça.

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Ter as NFes do mesmo período do ano anterior ajuda a fazer essa previsão sem errar. Claro que é extremamente arriscado adivinhar o futuro, mas pesquisas como a do Google, que se embasam nas repostas de 800 brasileiros, têm credibilidade em suas conclusões.

Vale à pena considerar previsões de mercado, mas levando em conta o que aconteceu dentro da sua empresa. Nada melhor do que os documentos fiscais para contar essa história. Por isso você precisa de uma solução como  Arquivei, que além de download diretamente da Sefaz, faz o arquivamento dos documentos fiscais, como NFes e CTes, que são emitidos contra o CNPJ sua empresa para estar em dia com o Fisco e as finanças.

Controle de documentos fiscais

Fazer a manifestação do destinatário para conseguir aquele XML que falta no quebra-cabeça contábil é uma tarefa que pode exigir que você dedique um ou mais membros do time para executar. Além da sobrecarga da equipe, você pode precisar contratar funcionários temporários e gastar com treinamento somente para essa demanda sazonal de fim de ano.

A sua empresa pode automatizar essa tarefa e desempenhar com facilidade o download de XML de qualquer nota.

Isso mesmo, uma solução como a Arquivei automatiza o processo de manifestação do destinatário. O que permite o arquivamento do XML de notas emitidas contra o CNPJ da empresa referentes a compras realizadas, ou seja, a armazenagem dos arquivos válidos para o Fisco.

A manifestação do destinatário serve para quatro principais ações:

  1.    Confirmar operações de compra
  2.    Desconhecer operações de compra
  3.    Mostrar que operação não foi realizada e a mercadoria devolvida.
  4.    Dar ciência da emissão sem se manifestar de forma conclusiva, como nas ações acima.

Automatizar pode trazer mais fôlego para a equipe

Cuidados com a infraestrutura

Além de ter mercadorias suficientes para não haver rupturas nas gôndolas, você precisará de infraestrutura para armazenar dados gerados pelas transações. Se deixar para pensar nisso depois, terá que cobrir o rombo que eventuais perdas de informações causam em momentos de ritmo frenético como os desse 30 dias de loucura no varejo!

As suas Notas e CTes podem ficar na nuvem

Dessa forma, não é preciso gerar uma demanda de gastos com infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação), como a compra de um novo servidor. A Arquivei faz isso pela sua empresa, armazenando em nuvem os documentos fiscais.

Permite acesso a qualquer arquivo por meio de pesquisas simplificadas que abrangem qualquer campo do documento. Não precisa ter o número para fazer consulta de NFe, basta usar as chaves de pesquisa que estiverem disponíveis no momento, como o fornecedor, a data aproximada e o item adquirido.

Assim parece mais fácil enfrentar a loucura de final de ano!

É possível se organizar para 30 dias de muitas vendas. Mas é preciso se preparar meses antes para não sofrer consequências fiscais que acabem com o resultado positivo do período. É claro que a sua empresa fará todo esforço para não correr risco de ficar no vermelho, mas no preto. Aliás, uma das teorias para o nome Black Friday vem justamente do hábito da contabilidade de representar perdas e ganhos por meio das cores.

Experimente o Arquivei.

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