A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento que assegura, legalmente, as transações comerciais entre empresas. Este documento precisa ser armazenado por no mínimo 5 anos, segundo a lei vigente.
O site oficial da Sefaz pode auxiliar com a consulta das NFes, ou seja, baixar o XML das notas para armazenamento. Mas apesar de ser um sistema online (que, teoricamente, facilitaria o processo), não é tão fácil assim.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
Veja abaixo expectativas e a realidade do dia a dia de quem consulta diretamente da Sefaz:
Baixar XML da Sefaz: expectativas e realidade
O formato do XML da NFe segue um padrão. Este arquivo XML deve ser entregue em escriturações fiscais, como o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e armazenado pelo contribuinte.
Veja aqui um “Infográfico com a Anatomia do XML“.
O download deste arquivo através da plataforma da Sefaz deveria ser simples e feito em lote, porém não é. O contribuinte necessita baixar nota por nota e isso despende muito tempo.
A seguir, listamos algumas dificuldades comuns no uso da plataforma da Secretaria da Fazenda que para baixar XML:
A Sefaz não baixa XMLs em lote e ainda tem o captcha
A consulta da NFe e CTe através da Sefaz só pode ser realizada através da chave de acesso de 44 algoritmos e do certificado digital da empresa. Esse processo de download não é prático e eficiente.
Veja passo a passo como fazer a consulta de NFe com chave de acesso, através da Sefaz:
1. Consulta de NFe através do portal Sefaz de São Paulo;
2. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Minas Gerais;
3. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Paraná;
4. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Rio Grande do Sul.
Por esse motivo, é necessário que o contribuinte digite a chave de acesso de cada NFe, baixando uma por uma, como já citamos acima.
Além deste campo, existe a digitação do captcha que torna o processo ainda mais moroso.
Uma solução eficaz para a consulta de NFe é o Arquivei. A plataforma conecta-se direto com a Sefaz e faz o download da NFe (e ainda armazena) em segundos:
A interface é pouco amigável
A interface é extremamente estática e as funções comumente usadas (como o tab para mudar de área de preenchimento e o duplo clique do mouse para selecionar tudo) simplesmente não funcionam, obrigando o usuário a utilizar métodos mais demorados para realizar as operações desejadas.
É comum que a página trave no meio do processo, caso isso ocorra com você o mais indicado é abrir uma nova página, digitar o endereço novamente, inserir a chave de acesso com “apenas” 44 caracteres e, por fim, digitar o código captcha. Com sorte, você perderá pouco tempo com todo esse processo!
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É preciso cuidar do armazenamento
A Sefaz exige que o contribuinte e o destinatário da Nota Fiscal tenham controle total sobre o seu armazenamento, porém os órgãos tributários não ofereceram nenhuma solução que faça a segurança dessas NFes e CTes.
Com isso, o contribuinte e destinatário têm duas opções:
- Armazenar no computador, com o risco de perda por vírus ou corrupção;
- Armazenar em uma plataforma que assegure as Notas na nuvem.
Essa segunda opção é a mais efetiva. E, mais uma vez, o Arquivei pode te ajudar com isso. Após a consulta da NFe, NFSe ou CTe (direto da Sefaz e prefeituras), a plataforma do Arquivei ainda armazena essas notas garantindo total segurança. Experimente grátis.
É importante lembrar que o armazenamento obrigatório traz penalidade para quem não cumprir. Veja algumas penalidades:
Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização;
Segundo o art. 1° da lei de número 8137:
- Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)
- I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
- II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
- III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
- IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
- V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação;
- Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.
A Sefaz não disponibiliza nenhuma análise dentro do seu sistema
Já que a Sefaz tem todas as informações sobre as NFes e CTes dos contribuintes, deveria ser possível filtrar Notas emitidas e Notas recebidas e assim cruzar as informações e fazer relatórios. Certo?
Infelizmente a Sefaz não disponibiliza nenhum relatório, mas se você conta com uma plataforma de consulta como o Arquivei, você consegue tem em mãos esse tipo de análise rapidamente.
Há uma série de fatores que podem influenciar positiva ou negativamente a tomada de decisão do seu cliente na hora da renegociação de um contrato.
O seu papel é fazer análises por meio das NFes e indicar as melhores práticas. Um trabalho bem realizado e que garanta bons resultados é sinônimo de contrato renovado. Nesse contexto, o armazenamento certo de XML é fundamental.
Até mesmo para orientar seus clientes a escolher o regime mais adequado para o negócio, análises dos XML das notas fiscais eletrônicas podem ser realizadas periodicamente.
Leia o artigo: “Relatórios que toda empresa deveria fazer sobre Notas Fiscais“.
A plataforma online Arquivei pode ajudar com a saga fiscal
O Arquivei é uma plataforma online que foi desenvolvida para auxiliar as empresas a terem uma experiência mais agradável com a geração e administração das inúmeras notas fiscais geradas por mês.
O grande diferencial é o acesso automático (sem necessidade de chave de acesso!) às NFes, diretamente do site da Sefaz, além do armazenamento do XML com diversos critérios de armazenamento e busca. Tenha acesso às suas NFe em qualquer lugar de forma rápida.
O Arquivei já te mostra o resumo da NFe escolhida e dentro do DANFe também existem opções interessantes para quem trabalha com notas fiscais.
Além disso, caso a NFe consultada tenha algum CTe relacionado, ou seja, o CTe tenha em seu conteúdo a chave de acesso da NFe transportada, é possível ver o seu DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico) e o arquivo XML daquele CTe imediatamente.
Leia também “5 motivos para consultar NFes com o Arquivei hoje mesmo!“.
Gostou desse post? Então aproveite para entrar em contato conosco e descobrir como podemos ajudar você!
