Identificar oportunidades de redução de custos em processos tributários rotineiros, como a baixar XML, nem sempre está claro para o gestor de uma empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte.
Porém, com a consulta automática de NFe é possível ampliar a lucratividade e eliminar erros que resultam em gastos desnecessários, como multas do Fisco, gestão ineficiente de estoque e etc..
Quando a empresa dispõe de uma plataforma como o Arquivei, a gestão, consulta e armazenamento de NFes, CTes e NFSes estão garantidos de forma acessível. Ela consegue fazer uma administração pautada por indicadores reais e sistematizados.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
Desta forma, além de garantir a escrituração contábil e compliance fiscal, o gestor tem acesso a ferramentas que permitem otimizar os processos internos e aperfeiçoar os resultados da organização. Existe uma série de oportunidades de redução de custos escondidas no ato de baixar XML de NFes. Abordamos alguns abaixo:
1.Baixar XML da NFe e o valor dos dados
O arquivo XML da NFe nada mais é do que a versão digital da Nota Fiscal, que obedece um padrão nacional de leiaute para emissão, consulta e envio para qualquer escrituração fiscal.
Portanto, no arquivo XML constam dados como: base de cálculo e valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins, além de datas de emissão, saída/entrada e valor total.
Essas informações são valiosas e permitem à empresa fazer diversos tipos de análises, , entre elas, a redução de custos em alguns processos.
A obrigatoriedade de baixar XML e armazenar por 5 anos mais o ano vigente, o que evita a possibilidade de multas de R$ 1 mil por documento perdido ou não apresentado ao fiscal no momento da fiscalização, é uma maneira estratégica de manter o histórico das movimentações da empresa.
2.Inteligência de negócio à partir da análise de XMLs de NFe
Os dados presentes no XML estão organizados por padrão dentro deste arquivo. Com esta sistematização é possível utilizar este documento para gerar relatórios, revisar e alterar processos e negociar contratos. Isso representa mais inteligência de negócio para a empresa.
Neste contexto, o Business Intelligence reúne diferentes fontes de dados e faz a consistência com a contabilidade. As informações financeiras de receitas, custos e despesas de uma organização são os elementos básicos que lançam luz para a realidade e as necessidades das diferentes áreas da empresa.
Para ilustrar como a análise de informações de notas fiscais pode ser importante para o andamento dos negócios, gravamos um vídeo que explica como uma empresa pode realizar comparações de custos com fornecedores de um perído para o outro.
Com isso, é possível analisar quais os ciclos de compra de determinado material e até comparar fretes de diferentes fornecedores.
Assista:
Só assim é possível ter uma visão adequada e confiável da organização e dos seus processos garantindo a análise e a tomada de negócios de modo muito mais assertivo. Para isso, é preciso baixar XML da Nfe e consultá-las quando necessário.
3. Indicadores de lucratividade
O acesso ao relatório de NFes recebidas tem um grande potencial estratégico. Basta saber fazer um bom uso dos dados! Ao baixar XML das NFes recebidas é possível, por exemplo, avaliar o giro de estoque.
Assim, você sabe ao certo o quanto tem comprado de determinado produto e confrontar com a relação de vendas para saber exatamente a sazonalidade de cada mercadoria. Outra possibilidade, e tão importante quanto, é avaliar a margem de lucro dessa relação de compra e venda.
Quando o gestor considera estas variáveis e faz análises cuidadosas, ele amplia suas possibilidades de conquista de mercado e de lucratividade.
Por exemplo, se o giro de estoque indica que determinado produto não tem saída, é hora de investir em outro.
Ou, ainda, se a compra de uma dada quantidade de um produto parece um exagero, se comparada ao número de vendas, é hora de reavaliar o contrato com o fornecedor, para garantir menos desperdício e mais lucro.
4.Levantamento de custos com transporte
Quando a sua empresa trabalha com NFes transportadas e CTes, é possível fazer um levantamento dos custos com frete através da cobrança exibida nas notas fiscais.
Com uma plataforma de consulta, download e gestão de notas fiscais, como o Arquivei, é possível separar por produtos ou categorias de produtos aqueles que apresentam maior demanda de entrega.
Por meio de filtro disponível na plataforma, é possível destacar as mercadorias transportadas por frota para entender quais estados, por custo e por volume de entregas.
Assim como o arquivo XML de NFe, o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe) também traz informações importantes.
Ele permite, por exemplo, saber exatamente quantas e quais NFes foram carregadas naquele frete. Com uma análise da demanda de transporte é possível, inclusive, conversar com a transportadora para fazer uma revisão de contrato.
Tudo isso com base em informações concretas mostrando que tais alterações podem favorecer ambos os lados.
5.Identificação de demanda e do uso de recursos
Baixar o XML da NFe e tê-lo sempre à sua disposição, indica o desempenho das áreas da sua organização.
Ao fazer a consulta NFe das emitidas, é possível desenhar uma curva ABC para entender quais são os serviços prestados mais recorrentes e quais trazem mais receita e lucro para a empresa. Esse tipo de análise pode, inclusive, pautar estratégias futuras.
Com esses números, a área de marketing tem condições de rever seu planejamento e focar seus esforços para gerar mais demanda para esses serviços super-requisitados.
Já a avaliação das NFSes recebidas pode indicar se existe algum setor da organização que está contratando, com muita frequência e sem justificativa, serviços caros e recorrentes.
Com o uso adequado dos recursos do Arquivei e a geração de relatórios baseados nos arquivos XMLs, a gestão migra do ‘achismo’ para outro patamar, com planejamento coerente com a sua realidade e total controle sobre os processos.
Arquivei: redução de custos e aumento de performance
Conhecer as oportunidades escondidas no ato de baixar XML das NFes e escolher o sistema certo para a gestão de notas fiscais é o primeiro passo para potencializar os resultados da organização.
Com o monitoramento e a gestão de todos os documentos fiscais pelo Arquivei, a organização integra pessoas e processos e tem os dados acessíveis a qualquer hora e de qualquer lugar.
Ao decidir investir em um sistema de gerenciamento de NFes, o gestor já opta pela redução de custos. Afinal, sua equipe nunca mais perderá energia e tempo procurando arquivos.
Mas, muito além deste, outros benefícios podem ser experimentados na prática. São oportunidades de aperfeiçoamento dos processos, de melhoria de desempenho e, claro, de lucratividade que as funcionalidades do Arquivei proporcionam.
Use o Arquivei para baixar XML de documentos fiscais e na gestão da sua organização e descubra as possibilidades de ganho que ele agrega ao seu negócio.
Agora que você já sabe um pouco sobre como funciona o XML, saiba mais sobre como funcionam as Notas Fiscais. Confira os nossos guias completos sobre a Nota Fiscal de Serviços (NFSe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe).
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