Baixar XML da NFe é necessário para que a empresa organize sua contabilidade e gestão fiscal. Além de que, por obrigatoriedade do Governo, o XML deve ser armazenado por 5 anos.
Entre as vantagens desse modelo eletrônico estão: a redução de custos com impressão de documentos fiscais, melhoria no gerenciamento de emissão e o incentivo de uso de novas tecnologias.
A dúvida que surge entre muitos empreendedores e contadores é como baixar o XML da NFe e armazenar essas notas, já que a organização é imprescindível para o bom andamento dos processos e para evitar prejuízos futuros, como multas.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
Para clarear as ideias para você, listamos abaixo aspectos sobre baixar XML que você e sua equipe contábil gostarão de saber. Confira agora!
1 . Baixar arquivo XML pode ser fácil
O XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, pelo período mínimo de cinco anos, segundo a lei vigente.
Esse arquivo é necessário no caso da troca de um produto, ou quando solicitado pela Receita Federal, podendo gerar, como citamos acima, multas para aqueles que perderem o arquivo XML.
2 . Baixar arquivo XML pode ser barato
Para baixar o XML gratuitamente através da Sefaz, você precisa estar vinculado ao sistema da Receita, ter acesso ao certificado digital da empresa, acessar o site e seguir um passo a passo manualmente.
A alternativa é adotar uma ferramenta que faz tudo automaticamente para você. Vale muito mais a pena!
3. Baixar arquivo XML e organizá-lo pode servir para renegociação de contratos
Há uma série de fatores que podem influenciar positiva ou negativamente a tomada de decisão do seu cliente na hora da renegociação de um contrato.
O seu papel é fazer análises por meio das NFes e indicar as melhores práticas. Um trabalho bem realizado e que garanta bons resultados é sinônimo de contrato renovado. Nesse contexto, o armazenamento certo de XML é fundamental.
Até mesmo para orientar seus clientes a escolher o regime mais adequado para o negócio, análises dos XML das notas fiscais eletrônicas podem ser realizadas periodicamente.
A solução é simples: basta fazer o download dos XML do cliente diretamente da Sefaz e gerar relatórios para análise.
Leia o artigo: “Relatórios que toda empresa deveria fazer sobre Notas Fiscais“.
4. Baixar arquivo XML e armazená-lo pode evitar multas
Não cumprir as obrigações com a NFe pode trazer complicações com a Receita. Dependendo do erro que sua empresa cometer, os valores das multas ficam entre 10% e 100% sobre cada NFe autuada e outras variáveis para erros no SPED Fiscal e Contábil.
Se você quer ficar longe de riscos como esse, o ideal é entender as reais penalidades e adotar sistemas que ajudem a organizar as notas. Em outras palavras, é adotar um sistema que baixe, arquive e armazene o XML para livrar sua empresa de multas caras.
Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.
É importante lembrar o Arquivei armazena todas as Notas Fiscais do CNPJ da empresa em uma plataforma online.
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5. Baixar o arquivo XML e verificar a validade jurídica pode evitar notas frias
Notas frias são emitidas para uma empresa sem que ela tenha feito a compra de algum produto. Normalmente, as companhias não ficam sabendo delas e, posteriormente, podem ser questionadas pelo Fisco sobre o motivo de não terem escriturado tais notas e pagado os devidos impostos, podendo acarretar em multas.
É necessário informar aos órgãos competentes situações atípicas como a ocorrência de Notas Frias.
Caso a empresa não tenha o recebimento antecipado, ela só ficará sabendo dessas notas posteriormente e o Fisco pode questionar o motivo dessa empresa não ter escriturado tais notas e pago os devidos impostos. É preciso controlar até o que é feito por terceiros com o nome da empresa.
O controle sobre as Notas Fiscais permite que o empreendedor reaja rapidamente realizando a manifestação do destinatário, ou seja, avisando à Receita Federal formalmente de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades.
O que queremos que você leve daqui
Agora você já sabe o que precisa ser feito para otimizar o processo de baixar XML de NFes. A solução pode estar na adoção de uma plataforma que tenha, entre as suas funcionalidades, o download de notas emitidas contra o seu CNPJ.
Dessa forma, seus documentos fiscais são organizados de forma muito mais fácil, melhorando o controle e preparando sua empresa para possíveis ações do Fisco.
