Se você busca baixar o XML da NFe manualmente, seja porque seu fornecedor não enviou por e-mail ou por ter perdido o arquivo, você precisa ler este artigo…
Nas próximas linhas, mostraremos um caminho mais fácil, seguro e barato para baixar e armazenar o XML de sua Nota Fiscal eletrônica (NFe). Em resumo, você descobrirá porque não vale a pena permanecer tentando baixar os arquivos manualmente e saberá como otimizar o processo.
Curioso? Então siga em frente!
Consulta manual do XML da NFe
O XML é uma linguagem de marcação, explicando de forma fácil, linguagem de marcação é um agregado de códigos que podem ser aplicados a dados ou textos para serem lidos por computadores ou pessoas.
A consulta desses arquivos quando feitas através do site da Secretaria da Fazenda (Sefaz), por meio da digitação da chave de acesso presente no DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), documento impresso que acompanha o frete da mercadoria.
O arquivo XML da NFe é o que comprova a validade jurídica da transação, portanto precisa ser armazenado eletronicamente, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, pelo período mínimo de cinco anos.
Esse arquivo é necessário no caso da troca de um produto ou quando solicitado pela Receita Federal. Não armazenar esses arquivos pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento perdido.
Mas, para baixar o arquivo XML da NFe existe uma alternativa automática. Acompanhe abaixo.
Pare de gastar tempo e dinheiro baixando XML manualmente
Vamos supor que o contador consiga consultar 20 notas por dia, numa empresa de fluxo baixo. Isso dá uma média de 2,5 notas por hora se todo o período de trabalho dele for utilizado, colocando sempre duas senhas por consulta. Se forem emitidas 100 notas por mês, que equivalem à 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais.
Considerando o salário base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa do profissional.
Com uma solução automática como o Arquivei, a empresa consegue consultar as Notas Fiscais dos últimos 90 dias em questão de minutos. Assim o contador tem tudo centralizado e ainda armazenado com segurança dentro da plataforma.
Lembrando que não adianta somente baixar o arquivo XML, é preciso armazená-lo corretamente.
Se você tentar fazer isso manualmente, sempre que emitir uma nota, poderá cometer algum erro que poderá trazer como consequência prejuízos futuros, como multas de 10% a 100% sobre cada nota fiscal autuada e outras variáveis para erros no SPED Fiscal e Contábil.
Dentro do Arquivei também é possível encontrar ferramentas como a Conferência de SPED e fechamento do mês, em apenas alguns cliques.
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Como o XML pode trazer informações valiosas caso seja automatizado
Como já explicamos aqui no blog, há uma série de fatores que podem influenciar positiva ou negativamente na tomada de decisão do seu cliente na hora da renegociação de um contrato. O seu papel é fazer análises por meio das NFes e indicar as melhores práticas para seu negócio. Um trabalho bem realizado, certamente, é sinônimo de contrato renovado. Nesse contexto, o armazenamento certo do XML é fundamental.
Evite Notas Frias
Este é um problema recorrente. Notas frias são notas que emitidas para uma empresa, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação.
Às vezes as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo Fisco sobre não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos. Isso pode gerar multas.
E há como se proteger delas. A consulta das NFes de forma diária permite ao gestor saber de tais notas na data em que foram emitida. Isso dá espaço para se proteger por meio da manifestação do destinatário. Previna-se.
Armazenar corretamente o XML da NFe também pode evitar que sua empresa seja vítima de esquemas de notas frias.
E as notas canceladas?
O seu gestor de contabilidade também pode saber de notas canceladas e assim consegue avaliar a situação caso ele faça a consulta, automatizada ou manual. Isso evita correr o risco de escriturar notas incorretas e abre possibilidade de entrar em contato com o emissor caso haja algum engano.
Conclusão
A consulta de notas fiscais é necessária por questões organizacionais e para se manter em dia com o fisco. Se ela for feita manualmente, levará mais tempo e vai gerar custos extras que vão certamente acabar com sua produtividade ideal.
No entanto, se você fizer uma consulta automatizada às NFes, terá benefícios que extrapolam os ganhos financeiros em produtividade.
