Se você busca baixar XML da NFe manualmente, seja porque seu fornecedor não enviou por e-mail ou por ter perdido o arquivo, você precisa ler este artigo…
Nas próximas linhas, mostraremos um caminho mais fácil, seguro e barato para baixar e armazenar o XML de sua Nota Fiscal eletrônica (NFe). Em resumo, você descobrirá porque não vale a pena permanecer tentando baixar XML manualmente e saberá como otimizar o processo.
Curioso? Então siga em frente!
Consulta manual do XML da NFe
O XML é uma linguagem de marcação que é um agregado de códigos que podem ser aplicados a dados ou textos para serem lidos por computadores ou pessoas.
A consulta manual desses arquivos é feita através do site da Secretaria da Fazenda (Sefaz), por meio da digitação da chave de acesso presente no DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), documento impresso que acompanha o frete da mercadoria.
O arquivo XML da NFe é o que comprova a validade jurídica da transação comercial, portanto, precisa ser armazenado eletronicamente, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, pelo período mínimo de cinco anos mais o ano vigente.
Esse arquivo é necessário no caso da troca de um produto ou quando solicitado pela Receita Federal no caso de uma fiscalização. Não armazenar esses arquivos pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento não apresentado aos órgãos fiscalizadores.
Mas, para baixar XML da NFe existe uma alternativa automática, que é rápida e segura.
Tempo e dinheiro gastos ao baixar XML manualmente
Vamos supor que o contador ou analista contábil consiga consultar 20 notas fiscais por dia, numa empresa de fluxo baixo. Isso dá uma média de 2,5 notas por hora se todo o período de trabalho dele for utilizado, colocando sempre duas senhas por consulta. Se forem emitidas 100 notas por mês, que equivalem à 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais no site da Sefaz.
Considerando o salário base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele profissional aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais eficiente do profissional.
Com uma solução automática como o Arquivei, a empresa consegue consultar todas as Notas Fiscais emitidas contra seu CNPJ dos últimos 90 dias em questão de minutos. Assim, o contador tem tudo centralizado e ainda armazenado com segurança.
Lembrando que não adianta somente consultar as notas no site da Secretaria da Fazenda, é necessário baixar o arquivo XML e armazená-lo corretamente.
Dentro do Arquivei também é possível encontrar ferramentas como a Conferência de SPED e fechamento do mês, em apenas alguns cliques.
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Baixar XML pode trazer informações valiosas
Como já explicamos aqui no blog, há uma série de fatores que podem influenciar positiva ou negativamente na tomada de decisão na hora da renegociação de um contrato. O cenário ideal para a empresa é fazer análises por meio das NFes e através delas, tomar as melhores decisões para o negócio. Um trabalho bem realizado, certamente, é sinônimo de contrato renovado. Nesse contexto, o armazenamento certo ao baixar XML é fundamental.
Utilizando ferramentas completas, como o Arquivei, é possível realizar filtros e buscar notas através de qualquer informação delas como, valor, CFOP, cidade, etc…
Evite Notas Frias
Este é um problema recorrente para empresas de todos os setores e tamanhos. Notas frias são notas fiscais emitidas para uma empresa, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação.
Muitas vezes as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo Fisco sobre não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos. Isso pode gerar multas.
As empresas vítimas do golpe desconhecem o documento porque só conseguem consultar um XML de NFe com a chave de acesso, mas como o DANFe nunca chegou, essa transação é ignorada.
Mas há como se proteger das Notas Frias! A consulta das NFes de forma diária permite ao gestor saber de tais notas na data em que foram emitida. Isso dá oportunidade para se proteger por meio da Manifestação do Destinatário. Previna-se.
Armazenar corretamente o XML da NFe também pode evitar que sua empresa seja vítima de esquemas de notas frias.
XML e as notas canceladas
O gestor de contabilidade também pode saber de notas canceladas e assim consegue avaliar a situação caso faça a consulta automatizada ou manual. Isso evita correr o risco de escriturar notas incorretas e abre possibilidade de entrar em contato com o emissor caso haja algum engano.
Conclusão
A consulta de NFe é necessária por questões organizacionais e para se manter em dia com o fisco. Se ela for feita manualmente, levará mais tempo e vai gerar custos extras que vão certamente acabar com sua produtividade ideal.
No entanto, se for feita uma consulta automatizada, terá benefícios que extrapolam os ganhos financeiros em produtividade.
