Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
Claro, existem opções no mercado que baixam o XML da NFe com integração direta com a SEFAZ, como o Arquivei. As consultas são feitas em lote, sem precisar de chaves de acesso e integrado direto com o ambiente (servidor) da SEFAZ nacional.
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Para entender um pouco melhor sobre isso, é necessário estar totalmente atualizado sobre o que é o certificado digital, qual sua importância, quais seus tipos e quando sua presença é obrigatória.
O que é Certificado Digital
O certificado digital é basicamente a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica. Ele é amplamente usado em documentos fiscais como Notas Fiscais eletrônicas (NFes), Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e ainda Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes), pois os órgãos fiscalizadores, como a Secretaria da Fazenda ou prefeituras, através da transmissão das informações, apuram se os dados estão corretos e se são verídicos.
A importância do Certificado Digital
Uma das grandes vantagens do certificado digital é sua praticidade, pois é um arquivo digital e permite transações online. Além disso, ele é validado por uma autoridade de certificação (entidade integrante da ICP-Brasil, como Serasa, Valid e Certisign), o que faz com que a identidade do portador seja criptografada e acessada somente por softwares especializados. Os certificados podem ser divididos em tipos, dependendo da forma como serão usados.
Tipos de Certificado Digital
Existem diferentes tipos de Certificado Digital, para diferentes necessidades. Por exemplo, o certificado tipo A tem a função de provar a autenticidade e a autoria por parte do emissor/autor, garantindo também a integridade do documento.
Já o certificado tipo S, garante o sigilo e confidencialidade/criptografia dos dados. E o certificado tipo T, conhecido como time stamping, certifica a hora e o dia em que foi assinado o documento eletrônico, com a devida identificação do seu autor.
Os principais certificados usados por empresas que emitem e consultam Notas Fiscais são os tipos A1 e A3, sendo que no caso do A1 sua função é a geração e o armazenamento das chaves criptográficas (arquivo digital, token ou cartão).
No caso do certificado tipo A3, ele fica disponível em token ou cartão, pode ser utilizado em qualquer computador, com validade de 1 a 3 anos. Ele é necessário para a realização do SPED e Escrituração Contábil Digital (ECF), por exemplo.
A emissão e consulta de XML da NFe sem Certificado Digital
Se sua empresa está recebendo Notas Fiscais em formato XML através de e-mails do seu fornecedor, é possível baixar sem o certificado, porém, você irá perder muito tempo baixando nota por nota, além de que muitas notas podem se perder dentro do e-mail.
Além disso, apenas baixando do e-mail manualmente não é possível saber se a Nota está cancelada, denegada ou inutilizada, o que torna necessário procurar pela Nota válida no site da Sefaz. Então, para uma empresa conseguir emitir ou consultar NFes junto à Sefaz é necessário o certificado digital.
Após todas as informações fornecidas acima sobre o certificado digital, podemos concluir que esse documento é um dispositivo que garante segurança e integridade dos dados na hora de emitir a sua NFe, pois tem validade jurídica e fiscal.
No caso das NFSes (Notas Fiscais de Serviço eletrônicas), nem todas as prefeituras exigem a existência do certificado, então somente nessa situação não é necessário a presença do certificado digital.
Portanto, qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão de segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal. Muitos softwares criam um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe.
Essa mesma consulta de XML quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido. Com o Arquivei, além de ser possível fazer a consulta sem chave de acesso, a plataforma conecta-se direto a Secretaria da Fazenda, garantindo a presença campo citado.
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Baixar XML através de uma plataforma segura
Para baixar XML numa plataforma para consultar NFe que esteja conectada direto a Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, é necessário a presença do certificado A1 ou A3. Qualquer um desses certificados já deixa disponível suas notas, com garantia de segurança e validade jurídica.
Sem a necessidade das chaves de acesso, o Arquivei consulta NFes disponíveis diretamente da Sefaz, garantindo assim a validade jurídica das notas. Em apenas um clique você pode ter todas as suas notas na plataforma, inclusive com o status atualizado, ou seja, quais notas foram canceladas e quais foram corrigidas. Você não precisa ficar checando uma por uma no site da Sefaz.
A diferença entre um aplicativo que promete a consulta sem certificado e uma plataforma como o Arquivei são seus clientes. A Riachuelo, por exemplo, é uma das clientes que confia sua gestão e armazenamento de documentos fiscais nessa plataforma.
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