Baixar arquivo XML é uma tarefa rotineira entre os analistas fiscais, pois este arquivo deve ser armazenado por um período de 5 anos, caso a Receita Federal precise conferir as informações, elas devem ser apresentadas por meio eletrônico.
Desta forma, empresas que ainda insistem em armazenar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) não estão seguras. Este documento só serve para o acompanhamento do frete, pois nele está presente a chave de acesso para consulta do XML.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
Diante dessas informações principais, separamos algumas dicas que ajudarão você a baixar arquivo XML do jeito certo.
1. Conheça o sistema da Sefaz para baixar arquivo xml
Assim como a consulta resumo ou consulta completa de Notas Fiscais, o download do XML também pode ser feito pelo Portal Nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Para baixar o arquivo XML, é preciso que a empresa faça login utilizando a chave de acesso (44 algoritmos) da Nota Fiscal e possua um certificado digital cadastrado.
É importante frisar que a Sefaz não baixa XMLs em lote, necessita do certificado digital e ainda tem o captcha!
O download de NFes e CTes através da Sefaz só pode ser realizado nota por nota. Esse processo não é prático e nem eficiente.
No tópico 3, iremos explicar como baixar arquivo XML de forma automática.
2. Chave de acesso e certificado digital
A chave de acesso da Nota Fiscal pode ser encontrada abaixo do código de barras no DANFe, na parte superior do documento.
Como dito no tópico acima, para utilizar o sistema de download do XML da Sefaz é exigido um certificado digital. Essa identificação é necessária para manter a segurança da sua empresa e também do acesso virtual ao programa.
O certificado digital é basicamente a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica. Ele é amplamente usado em documentos fiscais como NFes, CTes e ainda NFSes, pois os órgãos fiscalizadores, como a Sefaz ou prefeituras, através da transmissão das informações, apuram se os dados estão corretos e se são verídicos.
Qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital merece atenção para a questão de segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal. Muitos softwares criam um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe.
No caso, o Arquivei Lite é a única solução de consulta de NFe sem certificado digital que utiliza vias oficiais.
3. Como baixar arquivo XML de forma automática
Para baixar o arquivo XML de uma NFe, CTe ou NFSe sem a necessidade da chave de acesso basta ter acesso à uma plataforma que esteja conectada direto a Sefaz e mais de 150 prefeituras.
Uma plataforma como o Arquivei precisa somente da presença do certificado digital da empresa, seja ele A1 ou A3. Qualquer um desses certificados já deixa disponível suas notas, com garantia de segurança e validade jurídica.
Em apenas um clique você pode ter todas as suas notas na plataforma, inclusive com o status atualizado, ou seja, quais notas foram canceladas e quais foram corrigidas. Você não precisa ficar checando uma por uma no site da Sefaz.
A Riachuelo, por exemplo, é uma das clientes da Arquivei que confia sua gestão e armazenamento de documentos fiscais na plataforma.
4. Armazenamento de XMLs
O Governo exige que o contribuinte e o destinatário da Nota Fiscal tenham controle total sobre o seu armazenamento, porém os órgãos tributários não ofereceram nenhuma solução que faça a segurança dessas NFes e CTes.
É importante lembrar que o armazenamento obrigatório traz penalidade para quem não cumprir. Não armazenar notas fiscais, ou seja, não fazer o download pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML des Notas Fiscais Eletrônicas não apresentadas em uma fiscalização.
Com isso, o contribuinte e destinatário têm duas opções:
– Armazenar no computador, com o risco de perda por vírus ou corrupção;
– Armazenar em uma plataforma que assegure as Notas na nuvem.
Essa segunda opção é a mais efetiva. E, mais uma vez, o Arquivei pode te ajudar com isso.
Após a consulta da NFe, NFSe ou CTe (direto da Sefaz e prefeituras), a plataforma do Arquivei ainda armazena essas notas garantindo total segurança. Experimente grátis.
5. Entenda os relatórios básicos de NFes
Depois de consultar e baixar o XML, você pode elaborar relatórios que ajudarão na gestão dos arquivos. Por exemplo, é possível separar recebidas e emitidas para entender o giro de estoque do seu cliente.
Esse processo pode ser feito com planilhas do Excel, que são exportadas automaticamente dentro de programas como o Arquivei.
Por exemplo, com as NFes transportadas você pode levantar os custos que tem com transporte separando por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte.
Além disso ainda pode separar as mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa, por custo e por volume de entregas.
Leia sobre “Relatórios de NFe para escritórios contábeis”.
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