Como uma das mais tradicionais varejistas de Ribeirão Preto (SP), a Móveis Carvalho sofria com a demora para receber Notas Fiscais e também problemas com seus processos e gestão de documentos fiscais.
“Quando chegava o final do mês, nossa equipe tinha que realizar um “arrastão” dentro da empresa para localizar todos o documentos, para somente depois fazer cópias e enviar para o setor fiscal.”
Cleber Cássio de Almeida, analista financeiro da Móveis Carvalho.
Ao receber as notas fiscais atrasadas para contabilizar e fazer a apuração dos impostos, sempre eram penalizados com multas por atrasar o pagamento dos tributos.
1.000 Notas de entrada e saída por mês na rotina.
Antes 14 dias para consultar, baixar e armazenar 100% das NFes. Agora 1 minuto para consultar, baixar e armazenar 100% das NFes.
Conheça mais a Móveis Carvalho
Com um volume mensal de mais de mil notas fiscais de entrada e saída, atualmente elas são baixadas no dia 1º de cada mês e todos os documentos estão prontos para o fechamento do mês, sendo enviados para a contabilidade.
Inaugurada em meados dos anos 70 por Antonio de Souza Carvalho, a Móveis Carvalho teve seu início em Ribeirão Preto como uma pequena tapeçaria totalmente artesanal. O negócio começou nos fundos de sua própria residência com a reforma de estofados, cadeiras e poltronas. Pouco tempo após, já em companhia de seu filho, Valdir de Souza Carvalho, a empresa também começou a trabalhar com a compra e venda de móveis usados.
Nos anos 80 o negócio foi incrementado com a comercialização de móveis novos. Com o sucesso dos negócios, houve a necessidade de separar os móveis usados, inaugurando uma loja dedicada apenas para esse segmento. A Móveis Carvalho está forte no mercado, oferecendo produtos e prestação de serviços de qualidade com atendimento personalizado.
Os problemas com documentos fiscais e gestão
“Quando chegava o final do mês, nossa equipe tinha que realizar um “arrastão” dentro da empresa para localizar todos o documentos, para somente depois fazer cópias e enviar para o setor fiscal. Esse processo só acabava no dia 15 do mês seguinte, quando as notas eram enviadas para a contabilidade”
Cleber Cássio de Almeida, analista financeiro da Móveis Carvalho.
As dificuldades relatadas acima, em conjunto com a necessidade de muitas cartas de correção, fez com que a empresa fosse ao mercado em busca de uma solução em gestão e consulta de NFe. A ferramenta escolhida foi o Arquivei.
“Como principais motivos da escolha do Arquivei é possível citar a interface da solução, que é facilitada para níveis de maturidades diferentes na equipe. A consulta de notas fiscais em tempo real e também ter acesso à elas assim que são emitidas, além de apresentar um custo bastante acessível, também são pontos extremamente positivos”, afirma o analista financeiro.
Controle total: como a Móveis Carvalho usa o Arquivei
“Os 14 dias ganhos no processo de gestão fiscal são utilizados para realizar análises, com relatórios verticais e horizontais de desempenho da empresa”, pontua Almeida.
As notas, que antes demoravam dois dias para chegarem do depósito, agora são consultadas, baixadas e armazenadas pelo Arquivei em menos de um minuto e em lotes. O fato de ter o controle de todos os documentos fiscais, possibilita que a empresa trabalhe com previsão de caixa e organização.
A equipe fiscal agora consegue saber exatamente quantas notas foram emitidas contra seu CNPJ e quais DANFes estão à caminho. Essa gestão fiscal facilita também o setor de contas à pagar, que já terá uma previsão de despesas para o próximo mês, facilitando a formulação de novas estratégias de vendas.
Consulta de Notas Fiscais no Arquivei
O time de compras também foi positivamente impactado. Antes todos os pedidos dos clientes eram registrados manualmente e apenas com a chegada da mercadoria e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) era possível lançar essa compra no sistema da empresa.
Hoje, assim que a mercadoria é recebida no depósito, já é programada a entrega para o cliente final porque toda a estratégia está baseada em documentos fiscais recebidos com antecedência, através da gestão fiscal.
Conheça mais sobre o Arquivei e gestão fiscal
Com o Arquivei, a consulta, download e armazenamento automático de NFes e CTes são realizados direto da Secretaria da Fazenda nacional, sem precisar de chaves de acesso. Assim é possível conferir todas as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa e corrigir eventuais erros que possam existir no documento, como o código CFOP, por exemplo.
Nesse caso, visualizar a Nota Fiscal momentos após ser emitida, faz toda a diferença. Essa facilidade permite que você solicite a carta de correção ou cancelamento da Nota Fiscal dentro das 24h após a emissão.
O Arquivei realiza a consulta diretamente da Sefaz, com a organização de XMLs e DANFes. É possível também filtrar e buscar por qualquer conteúdo do Documento Fiscal: nome do produto, data de emissão, fornecedor e muito mais.
Faça como a Móveis Carvalho e mais de 60 mil empresas que transformaram, com a tecnologia do Arquivei, seus documentos fiscais em inteligência de negócios. Consulte, baixe e armazene Notas Fiscais Eletrônicas (NFe), Notas Fiscais de Serviço Eletrônico (NFSe) e Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTe) diretamente da Sefaz.
Rápido, seguro e em poucos cliques. Experimente o Arquivei gratuitamente.
Compartilhe nas redes sociais
