Hoje, os processos que ainda não estão digitalizados podem ser considerados obsoletos. Para a área de contabilidade, a linha de pensamento é a mesma. Por que não aproveitar a tecnologia para otimizar tempo e desburocratizar documentos? Esse é o caso do certificado digital A1, por exemplo.
Com muito mais segurança e integridade, a digitalização dos certificados tornou-se uma das ferramentas essenciais para as empresas de todos os segmentos. Há certificados que podem ser emitidos para vários usos, e não podem ser forjados e nem violados.
Percebeu que falamos no plural? Isso porque há mais de um tipo. No texto a seguir falaremos sobre o Certificado Digital A1, mas saiba que também há o tipo A, S, T e A3. Para evitar confusão, falaremos sobre os usos e benefícios do A1 logo a seguir. Vamos lá?
O que é um certificado digital?
Um certificado digital é uma identidade eletrônica com o objetivo de provar que aquela identidade pertence a uma pessoa ou empresa. Isso permitirá realizar transações e troca de informações com segurança criptografada.
Isto é, é como se fosse você fosse a um prédio comercial e o porteiro te pedisse que você se identificasse para acessar as dependências do prédio.
Na vida real, a autenticidade reside no cruzamento de informações do documento apresentado e o seu eu físico. Já no meio online, a segurança é feita pelo certificado, como se fosse a sua assinatura digital.
O que é o certificado digital A1?
O A1 é um tipo de certificado emitido como um arquivo eletrônico. Sendo assim, ao emitir o A1, não há a necessidade de usar tokens e smartcards para ser usado. Ele é protegido por senha, costumando ter a extensão .P12 ou .PFX.
Esse tipo de identidade digital pode ser instalada em diversos computadores, dispositivos e programas, ao mesmo tempo, direto no sistema operacional. Além disso, há a facilidade de realizar importações em outros sistemas web para facilitar seu trabalho.
Há softwares especializados, como o da Arquivei, que com um A1 pode-se fazer consultas e download diários de notas fiscais automaticamente.
Mesmo com a validade de um ano, esse certificado é a maneira mais ágil de emitir grandes volumes de notas fiscais eletrônicas.
Qual a diferença entre os certificados digitais A1 e A3?
Primeiramente, saiba que o certificado A1 é mais barato que o A3. Outra questão é o armazenamento de ambas: enquanto o A1 está no dispositivo do titular, o A3 é um cartão — ou até mesmo um token — que armazena informações.
Isso faz com que o A1 seja mais prático ao usar, enquanto o A3 é mais indicado para empresas com gestão altamente centralizada.
Para que serve o certificado digital A1?
Com o A1 você pode:
- Assinar documentos pela internet;
- Emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e);
- Obter acesso às plataformas do governo;
- Entregar declarações fiscais;
- Autenticar sistemas online;
- Enviar o Imposto de Renda à Receita Federal;
- Emitir certificados de origem.
Lembre-se que o certificado A1 é obrigatório em várias situações, principalmente para as empresas de Lucro Presumido e Lucro Real.
Quem não possui está sujeito a levar penalidades e multas. Pense bem se esse tipo de percalço ajudaria a saúde financeira do seu negócio. Se a resposta for não, é só seguir com a leitura para saber tudo sobre essa exigência.
Como obter o certificado digital A1?
Obter um certificado digital A1 envolve alguns passos, confira.
- Primeiro, escolha uma Autoridade Certificadora (AC) confiável, pois é ela quem emitirá o certificado. A plataforma do governo oferece três opções para isso:
- Em seguida, a sua empresa deve enviar os documentos necessários para comprovar a identidade jurídica: CNPJ, Contrato Social, Estatuto da empresa, e outros;
- Feito isto, a AC fornecerá o arquivo do certificado.
É preciso ressaltar que o A1 deve ser protegido por uma senha robusta.
Quanto tempo dura o certificado digital A1?
O certificado digital A1 vale por 12 meses. Depois de expirado, ele precisa ser renovado. Geralmente, o processo de renovação é simples e prático: deve-se confirmar os dados para a geração de um novo arquivo do certificado.
Quanto custa um certificado digital tipo A1?
O valor para tirar o A1 pode variar, isso porque dependerá da Autoridade Certificadora escolhida e os serviços que ela oferece. Normalmente, o valor é em torno de R$ 150 para a emissão, mas você também deve considerar o preço para renová-lo.
O ideal é pesquisar um AC capaz de suprir as necessidades do seu negócio.
Quais as vantagens do certificado A1?
Há algumas vantagens no A1, como a segurança, facilidade em acessá-lo e utilização simultânea. É hora de entender melhor o que cada vantagem significa para o contexto.
Segurança
Todas as informações estão criptografadas, sendo que a autenticidade do titular é sempre verificada. Isso evitará fraudes e tentativas de acessos não autorizados.
Outra questão de segurança é que ele não pode ser roubado, por não ser um pedaço de papel. Se este fosse o caso, imagine se a sua empresa fosse invadida e vários documentos roubados. Com esse certificado em mãos, criminosos podem dar muita dor de cabeça para o seu negócio.
Além disso, o A1 permite backups. Isso quer dizer que não há risco de perda em casos de formatação ou pane nos computadores.
Facilidade de acesso
É de fácil acesso, mas isso não quer dizer insegurança. Quando se é o titular do documento, você pode acessá-lo em seu celular, tablet e computador com praticidade. A ideia é agilizar transações e assinaturas eletrônicas.
Utilização simultânea
O mesmo certificado A1 pode ser instalado em diferentes dispositivos, sendo conveniente para quem usa softwares de emissão de documentos na nuvem, como o caso da Arquivei.
Outras dúvidas sobre o Certificado A1
Como baixar o certificado A1
Após a validação dos documentos pela AC escolhida, você verá o link para download do arquivo. Agora, é só baixá-lo e protegê-lo com uma senha forte.
Como instalar o certificado A1
Com o arquivo baixado, você deverá clicar no arquivo duas vezes para iniciar o assistente de instalação. Escolha o local a ser instalado, digite a senha que você escolheu e clique em avançar até concluir com sucesso.
Como exportar o certificado digital A1
Se você utiliza softwares fiscais especializados, como a Arquivei, deverá exportar o A1 para usá-lo. Para isso, você deverá realizar a exportação da chave privada. Vá na barra de pesquisa do seu computador e busque por “opções da internet”.
Selecione a opção da internet Chrome, caso esse seja o seu navegador padrão. Clique em conteúdo e depois em certificados. Selecione o A1 e clique em exportar, avance e opte por “incluir todos os certificados no caminho de certificação” e “habilitar privacidade de certificados”.
Agora, basta criar uma senha robusta e salvar o arquivo. Pronto, já é possível usar nas suas declarações e entregas.
E então, entender os benefícios e uso do certificado digital A1? Na era da digitalização, ele é visto como peça-chave para realizar atividades online de forma confiável e protegida.
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