5 tarefas desnecessárias para a equipe fiscal e contábil

A equipe fiscal e contábil de uma empresa, ou a equipe que forma um escritório contábil, conta com profissionais da área que podem agregar muito mais valor do que apenas o cumprimento de obrigações.

Muitas tarefas realizadas por essas pessoas capacitadas são desnecessárias, causando desmotivação, e gerando custos para a empresa. Cobrar o fornecedor, a consulta manual de notas em geral, armazenamento físico, entre outras tarefas.

Reflita sobre esses afazeres e entenda como eliminá-los, gerando esse valor de que falamos acima. Veja agora!

1. Cobrança do fornecedor sobre a Nota Fiscal

Buscar NFes de fornecedores manualmente é perder tempo. O funcionário faz uma, duas, três ligações para o fornecedor em busca do Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) ou do arquivo XML, que não vem. Quando ele finalmente chega, fica perdido no meio dos e-mails.

É gasto muito dinheiro para que o escritório contábil, na verdade, o profissional contábil em geral, mantenha essa corrida atrás de um DANFe (que não tem validade jurídica), para digitar a chave de acesso, passar pela Secretaria da Fazenda, identificar as letrinhas que provam que você não é um robô, verificar a validação e só então conseguir o XML que precisa.

Imagine uma obrigação a ser entregue com um prazo definido, o tempo para conseguir esses documentos fiscais vale ouro.

2. Consulta manual de NFSes

A consulta manual de NFes e CTes, são feitas na maioria das vezes como dito acima: cobrando o fornecedor ou utilizando a chave de acesso no site da Secretaria da Fazenda. Mas, e no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas?

Nesse caso, depende de cada prefeitura… Para quem trabalha com diferentes cidades ou que trabalha com muitas notas de uma cidade, não é o mais simples ficar consultando manualmente.

O ideal seria automatizar esse processo e ganhar tempo com isso: com uma plataforma de consulta e gestão de NFes, CTes e NFSes é muito mais rápido, o escritório contábil ou o contador da empresa perde menos tempo atrás dessa tarefa desnecessária. Se a empresa pode ter tudo em minutos, na tela do computador, por que gastar esforços nisso?

3. Consulta de Notas para Devolução de Produtos

Existem diversas situações em que é necessário devolver certo produto. Um exemplo disso ocorre na relação entre fornecedores e supermercados. Imagine que um supermercado recebe mensalmente 100 pacotes de determinado produto, por algum motivo as vendas desse estabelecimento foram baixas e sobraram 50 pacotes para o próximo mês, porém como o acordo já é fechado, o caminhão do fornecedor chega com mais 100 pacotes.

Para o supermercado é necessário fazer a devolução da quantidade de produtos que ele não vai conseguir vender.

E como acontece essa devolução? É necessário emitir uma NFe, pois qualquer mercadoria só pode ser transportada se estiver acompanhada de uma NFe. O que distingue a relação de devolução dentro da NFe é o CFOP específico para esse tipo de situação.

São diversos códigos possíveis para a devolução de um produto. Para o fornecedor saber quais foram as devoluções do mês, é necessário: consultar manualmente pelo site da Sefaz, através da chave de acesso do DANFe (como já vimos acima), ou utilizar um aplicativo inteligente que identifique os CFOPs de devolução.

Com o Arquivei, isso é possível, você sabe quais notas são de devolução e ainda tem um link de referência para a nota original. A empresa ainda consegue filtrar qual a nota emitida e qual a nota recebida, de maneira muito fácil.

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4. Armazenamento físico de documentos fiscais

Com a modernização da sistemática da entrega de documentos fiscais, o mais claro é armazenar esses documentos na nuvem, mas existem muitas empresas e escritórios que ainda veem o armazenamento físico como algo válido.

O investimento nesse tipo de armazenamento é caro, por isso muitos não querem “perdê-lo”, mas é preciso pensar no tempo gasto procurando essas notas, fazendo qualquer tipo de análise ou balancete no final do mês.

É mais vantajoso, hoje em dia, deixar seus documentos em uma plataforma online que garanta a segurança dos mesmo e que tenha um mecanismo de busca rápida e inteligente sobre aquele documento que sua equipe precisa.

O Arquivei consegue armazenar NFes, CTes, NFSes, NFCes e até CFes-SAT, qualquer um desses que você precise consultar, basta buscar por nome, boleto, entre outros atributos que a plataforma te retornará com os resultados disponíveis.

5. Acompanhar o status da Nota Fiscal

Saber se uma nota foi cancelada ou corrigida faz diferença na hora de fazer a escrituração, é até economicamente viável para a empresa, não pagar uma nota que foi cancelada e saber quem foi o fornecedor que a cancelou.

Mas acompanhar através da Sefaz é o mesmo que fazer a consulta manual desses documentos, gasta muito tempo para uma tarefa relativamente simples…

Imagine poder ter todas as suas notas, já com os status atualizados automaticamente? Pois é, pense nisso ao escolher qual será a ferramenta que vai acompanhar a gestão fiscal do seu negócio.

O Arquivei se preocupa que sua empresa tenha todas as notas atualizadas automaticamente, com os respectivos status e até mesmo referenciando se existe alguma CTe vinculada àquela NFe (e vice-versa).

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Conclusão:

Dê mais tempo aos seus funcionários, ou caso você seja o profissional de contabilidade que lida com essas atividades morosas e desnecessárias, proponha a mudança aos seus superiores, mostre que o seu trabalho vai além da busca por DFs.

Através das informações valiosas de um documento fiscal como uma NFe, é possível fazer uma curva ABC, re-negociar com fornecedores de produtos e serviços e ainda agilizar o frete de produtos.

É obsoleto ficar fazendo tarefas automáticas quando se pode gerar inteligência de negócio e redução de custos.

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