Desde o início da operação em janeiro do ano de 2018 até o presente momento, o eSocial tornou-se o principal tema de debate dentro do segmento contábil.
Costumeiramente, como ocorre a cada nova mudança ou a cada nova obrigatoriedade para a área, gerou-se a necessidade abrupta de todo o mercado se adaptar às novas exigências.
Com isso, os usuários contadores e operadores do novo sistema (o pessoal dos Recursos Humanos ou do Departamento Pessoal), foram forçados a entender e se adequar a essas exigências que vão desde o conhecimento das novas normas legais até a necessidade de buscar novos conhecimentos (cursos, vídeo aulas, etc.), incluindo também realizar os primeiros testes práticos.
Essa fase de adaptação para a maioria dos usuários é muito crítica, pois é comum que as mudanças, em relação ao que já se utilizava como padrão, gerem incertezas que podem provocar uma série de prejuízos, caso não sejam feitas de maneira correta, acarretando inclusive ônus financeiro, como multas e outras penalidades, que podem resultar até mesmo na perda de credibilidade em relação à prestação de serviços.
Por isso, para ajudar os líderes de empresas a lidarem de uma melhor forma com o eSocial, listei cinco dicas essenciais para facilitar o seu processo de adequação a esse novo sistema.
1º Crie um Plano de Projeto detalhado para a adequação ao eSocial:
Um Plano de Projeto inclui as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares do projeto em si.
A elaboração desse plano antecede a etapa de planejamento geral, e serve para definir como o projeto será implementado (executado), monitorado, controlado e encerrado. Por isso esse plano deverá prever quatro definições essenciais (como constam na imagem):
Além disso o plano de projeto será de extrema importância para responder às seguintes questões:
- O que deve ser feito no futuro para atingir os objetivos desse projeto?
- Como ele será feito?
- Quem irá fazê-lo?
- Quando estará pronto?
O plano de projeto é criado na fase de planejamento do projeto em si e, portanto, usado constantemente durante a fase de execução do projeto.
Além disso deve ser feita uma análise e controle comparativo entre os pontos inicialmente estimados e planejados em comparação com o progresso efetivo. O plano de projeto é, então, uma ferramenta valiosa para que o projeto seja executado com sucesso.
2º Escolha um líder para empreender esse projeto de adequação ao eSocial dentro da sua organização:
“Um líder é alguém que sabe o que quer alcançar e consegue comunicá-lo”. (Margaret Thatcher).
Na maioria das empresas contábeis existe uma estrutura hierárquica formal que naturalmente representa o papel de cada colaborar dentro da organização.
Normalmente as empresas organizadas possuem líderes para cada área ou departamento principal, e que se responsabilizam por empreender os maiores desafios. Porém caso não exista essa condição na sua empresa, então será necessário que a direção da empresa selecione o profissional com as características comportamentais mais adequadas a esse novo projeto.
E, aqui surge um dilema fundamental: Nem sempre o melhor líder é o melhor profissional técnico da área, pois para projetos tão relevantes como esse é essencial que além de capacitação operacional o gestor possua também o perfil psicológico adequado para assumir as responsabilidades e os ônus da liderança.
É preciso avaliar corretamente todos os quadros, pois é natural que algumas pessoas estejam interessadas nesta oportunidade para seu crescimento profissional e melhoria na carreira.
Porém, por se tratar de um projeto extremamente relevante, a direção deverá selecionar aquele indivíduo que corresponde aos anseios desse projeto. Então é essencial que se observe as competências que precisam ser avaliadas nessa etapa de escolha.
Se necessário invista em cursos a distância (EAD), pois esse novo recurso tecnológico para a educação tem facilitado muito a vida dos profissionais interessados em se qualificar.
3º Escolher um sistema que se integre com a plataforma do eSocial
Com todas as demandas fiscais e contábeis vigentes em nosso sistema, torna-se imprescindível que toda empresa e profissional da área tenha um bom sistema contábil, já que sem o uso de recursos informatizados é praticamente impossível elevar e atingir o grau de produtividade que as organizações precisam hoje em dia.
Porém fazer a escolha por um bom sistema que integre as funções do eSocial às rotinas comuns dos escritórios requer muita atenção. Para ajudar nessa tarefa relacionarei alguns pontos muito importantes:
- Procure selecionar ao menos três opções de softwares que ofereçam integração entre as funções do eSocial e seu sistema. Procure um sistema que se integre ao cliente, possibilitando descartar a necessidade de inserir dados em planilhas, organizar documentos, cobrar notas fiscais e outras obrigações manualmente;
- Avalie cada uma das soluções, observando qual oferece mais benefícioAnalise criteriosamente o suporte oferecido pelo fornecedor da solução.
- Automatize as operações ao máximo, pois essa aceleração é uma necessidade essencial para a garantia de cumprimento das demandas.
Lembre-se que os softwares contábeis garantem a qualidade das entregas dos processos do escritório, são essenciais para melhorar a performance em todas as operações, e que um sistema contábil com integração com o cliente permite eliminar boa parte do trabalho operacional do contador.
4º Adequação dos processos de trabalho com as conformidades das novas obrigações do sistema eSocial
Na maioria dos escritórios de contabilidade existem inúmeros processos sendo realizados diariamente, e os principais são o comercial, a legalização, o fiscal, o pessoal e o de apoio.
Além deles ainda temos as tarefas que fazem parte de cada processo, e que tornam todas as atividades muito complexas para se controlar aleatoriamente.
Por isso é essencial elaborar os processos que garantirão que os trabalhos estejam em conformidade com as novas obrigações do sistema, e em perfeita sintonia com as novas rotinas dos operadores responsáveis e pelo departamento.
A tarefa de mapear os processos do escritório contábil ajudará a empresa a chegar aos seus objetivos e garantir a conformidade com os padrões de qualidade exigidos pelo mercado.
Então explicarei resumidamente o que é um mapeamento de processos e como realizá-lo:
O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que tem como objetivo identificar as informações, o fluxo, as partes envolvidas, capacidades, competências e recursos para atender todos os componentes necessários fazendo com que todas as atividades de uma empresa ou negócio saiam conforme o planejado, com poucas alterações e sem problemas.
Conforme Thomas H. Davenport, “o processo de negócio é um conjunto de atividades estruturadas e relacionadas, projetadas para produzir um específico ‘output’ para um cliente ou mercado particular”.
Isso quer dizer que os processos visam um determinado resultado. Sendo assim o mapeamento é uma forma de gestão e organização desses processos, que são pontos chave do funcionamento de uma empresa, de forma a torná-los mais eficazes.
Essas operações do mapeamento dos processos do eSocial garantirão que o trabalho poderá ser feito com mais eficiência e flexibilidade reduzindo todos os riscos da operação.
5º Crie um canal específico de comunicação para o novo projeto:
Outra dica muito importante é que se crie um canal mais fácil de comunicação em que as partes, cliente e escritório de contabilidade, possam se comunicar de maneira mais eficiente.
Para isso recomendo o uso de ferramentas on-line como os comunicadores dos smartphone, aplicativos e até mesmo o uso de e-mail, o ideal é que esse recurso possua maneiras de garantir que a empresa responsável pelos serviços da folha de pagamento, receba as informações completas exigindo o preenchimento por parte do cliente de todos os dados necessários.
E para garantir que nada fuja do controle, não deixe para fazer essas tarefas quando faltar pouco tempo (na última hora).
Portanto, apesar de todos os desafios que essa nova plataforma oferece, se seguirmos essas dicas será possível obter sucesso nessa fase transição e adaptação, e em pouco tempo o escritório, os profissionais da área e todas as partes interessadas, poderão desfrutar dos bons aspectos e ganhos que esse novo sistema promete proporcionar.
