Os empreendedores e contadores sabem que ela existe, mas ainda ficam com o “pé atrás” na hora de decidir se investem ou não na cloud computing. Também conhecida como ‘nuvem’, esse tipo de solução traz diversos benefícios para empresas de todos os tamanhos, sendo bastante útil para compartilhar documentos fiscais com o contador e economizar a comunicação entre ele e a empresa. Mas, você ainda tem dúvida se deve ou não compartilhar as notas fiscais da sua empresa na nuvem? Não se preocupe! Apontamos aqui 3 vantagens que certamente farão você utilizar essa tecnologia agora mesmo!
Mas afinal, o que é “a nuvem”?
De forma simplificada, dizemos que um serviço funciona “na nuvem” quando ele está em servidores conectados na internet, e independe de uma infraestrura local. Por exemplo, você não precisa comprar e instalar novos computadores e servidores em seu escritório para desfrutar desses serviços – você só precisa estar conectado à internet.
E uma outra vantagem: a maior parte dos serviços na nuvem podem ser acessados de diversos lugares e dispositivos ao mesmo tempo: você pode, por exemplo, acessar de seu celular numa apresentação num cliente, enquanto um funcionário acessa por um computador no seu escritório.
E quais as vantagens de guardar as notas fiscais na nuvem?
1. Notas fiscais sempre à mão
Muitos gestores ainda têm o velho hábito de enviar o fechamento do mês ao contador por e-mail, um processo moroso que demanda muito tempo e trabalho. E muitas vezes, devido à caixa de entrada do destinatário estar completamente cheia ou o endereço estar errado, a mensagem pode não chegar, o que gera retrabalho e possíveis prejuízos para o negócio.
Sem dúvida, a melhor solução para evitar esse problema e muitos outros é deixar todas as notas fiscais armazenadas na nuvem, podendo ser compartilhadas e acessadas de maneira remota. A primeira vantagem disso é a mobilidade, já que os gestores e o contador poderão acessar as notas emitidas de qualquer desktop ou dispositivo móvel.
Além disso, existem serviços em cloud que dão acesso tanto ao XML quanto ao PDF/DANFe, permitindo a sua visualização de qualquer lugar do mundo, bastando apenas uma conexão com a internet. Em plena “Era da Informação”, nada mais importante do que ter os documentos fiscais da empresa sempre à mão em qualquer hora e lugar.
2. Armazenagem segura
Antes de enviar a NF e a DANFe ao contador, a empresa precisa imprimi-las. Isso representa um gasto enorme com papel e tinta, além das manutenções constantes da impressora. E quando o contabilista recebe a DANFe física, ele acaba tendo o dobro do trabalho, pois terá que obter o XML novamente. A organização precisará também de um espaço seguro para guarda-las, o que demanda ainda mais custos com a aquisição de armários e outros móveis.
Mas, ao serem compartilhadas na nuvem, todos os profissionais terão acesso à elas de maneira rápida e extremamente segura, sem a necessidade de impressões. Isso torna os processos muito ágeis e a empresa mais sustentável. Além disso, a cloud reduz a probabilidade de perda dos documentos, os mantêm sempre salvos e garante a sua integridade, já que inúmeros backups são realizados constantemente de forma automática.
3. Facilita todo o trabalho
Muitos serviços de armazenamento, como Dropbox, já possuem uma ótima infraestrutura para ajudarem as empresas a guardarem seus dados. Contudo, elas não superam a facilidade de um serviço especializado, que te conhece seus problemas do dia-a-dia e oferece ferramentas exatas para o universo de notas fiscais .
Alguns serviços na nuvem
Bom, não adianta falar e falar de serviços na tal nuvem e não mostrar nenhum. Abaixo colocamos uma pequena lista, com dois tipos de serviços:
Armazenamento Genérico: funcionam como um disco rígido externo/pendrive na nuvem, você pode guardar qualquer tipo de arquivo e acessá-los como se estivessem salvos em seu computador. Entretanto, tais serviços não oferecem nenhuma ferramenta específica para notas fiscais
- Dropbox – 5GB grátis para pessoas físicas ou a partir de US$750 dólares ao ano para empresas, por usuário
- Microsoft OneDrive – 15GB grátis para pessoas ou R$195.60 ao ano para empresas, por usuário
- Apple iCloud – para usuários de Mac, iPhone e iPad
- Copy – 15GB grátis para uma pessoa ou a partir de US$699 dólares por ano para empresas
Especializado em Notas Fiscais: são serviços voltados ao armazenamento e gestão de notas fiscais, o que significa que além de poder acessá-las como arquivos, você tem outras ferramentas específicas para NFes, como conversão automática para DANFe/PDF e buscas.
- Arquivei – a partir de R$19,90 ao mês, com armazenamento ilimitado, número ilimitado de usuários e contadores, conversão automática para DANFe, buscas e filtros avançados por quaisquer campos da nota. Além disso, dá suporte aos documentos CTes e NFSes e permite download de notas fiscais direto da Secretaria da Fazenda.
