Muitas empresas acreditam que o DANFe (Documento Auxiliar de NFe, muito acessado pelo site WebDANFe, que parou de funcionar após a alteração da Sefaz) é a Nota Fiscal com validade jurídica e arquivam esse documento em papel ou PDF.
Porém, o WebDANFe não gerava um documento oficial. Assim como Fsist, o site utilizava robôs que iam na Sefaz (Secretaria da Fazenda) com a chave de acesso, copiava o conteúdo da Nota Fiscal e entregava um PDF do DANFe para impressão.
Em substituição à esses serviços, o Arquivei Lite disponibiliza a consulta de NFe com chave de acesso e sem certificado digital, em formato XML com validade jurídica ou PDF do DANFe.
De qualquer forma, o DANFe não é o documento que o Fisco irá pedir em uma fiscalização, entenda mais detalhes abaixo:
Gerar DANFe e o fim do WebDANFe
Primeiramente, o DANFe é o (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) e serve para acompanhar um produto ou mercadoria até chegar em seu destino. É o resumo, ou via simplificada, da NFe.
O DANFe fica disponível, geralmente num arquivo PDF, após a emissão da NFe para que o emissor possa ter acesso à chave de acesso (44 dígitos) e ser enviado ao destinatário. As empresas costumam enviar o DANFe junto com a caixa do produto, como ilustra a imagem abaixo:
O site WebDANFe que recebia apenas a chave de acesso para gerar o DANFe e DACTe (Documento Auxiliar de CTe), agora exibe uma mensagem de erro:
“Erro. Impossível se conectar com o servidores do governo. Ou eles estão fora do ar ou estão nos bloqueando. De qualquer forma, iremos encontrar uma alternativa. Por favor tente mais tarde. Se você quiser nos ajudar, faça uma doação. Lembre-se que este site é gratuito porém o custo para mantê-lo é alto. Sua doação de hoje é a garantia que estaremos no ar amanhã.”
Após a alteração da Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária), por meio dos ajustes Sinief 16/18 e Sinief 17/18, essa maneira de “gerar DANFe” parou de funcionar..
Entenda melhor o que acontece com o WebDANFe a partir do dia 1º de janeiro de 2019:
Indisponível a geração de DANFe através de chave de acesso
Disponível a geração de DANFe somente a partir do upload do arquivo XML da NFe
Para quem consulta NFes todos os dias, é até uma questão de segurança utilizar a assinatura digital e uma plataforma como o Arquivei, para baixar todos os XMLs de NFes e CTes válidos juridicamente e armazená-los em diferentes formatos, inclusive em DANFe em PDF.
As contabilidades e empresas que necessitam baixar XML ou gerar DANFe de terceiros, podem utilizar o Arquivei Lite, que utiliza vias oficiais mas não exige certificado digital.
É necessário guardar o DANFe?
Não. Se você recebeu a mercadoria com esse documento, é sinal de que a NFe foi emitida (já que o DANFe não existe sem ela). O que você precisa armazenar é a Nota Fiscal eletrônica em arquivo XML.
Só há um caso específico onde é necessário a guarda deste documento físico: no caso de retorno de mercadoria.
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Se a transportadora tentou realizar uma determinada entrega e não conseguiu, o motivo deve ser anotado no verso do DANFe impresso e o documento deve ser arquivado.
O ajuste Sinief 7, e 30 de setembro de 2005, diz o seguinte:
“O emitente de NF-e deverá guardar pelo prazo estabelecido na legislação tributária o DANFE que acompanhou o retorno de mercadoria não entregue ao destinatário e que contenha o motivo do fato em seu verso.”
O que a Receita Federal quer ver numa fiscalização, o DANFe ou o XML?
Quando um fiscal da Receita Federal chega em um escritório de uma empresa, a primeira documentação que ele solicita são as Notas Fiscais eletrônicas.
Isso porque ele já sabe quais notas foram escrituradas e se há alguma NFe em irregularidade. Aí começa o problema de algumas empresas, pois muitas delas acreditam que somente armazenar o DANFe é suficiente para uma fiscalização e isso é um erro grave.
O que o Governo exige é a guarda do documento digital, ou seja, não é necessário manter pilhas e pilhas de papel armazenados. O que a empresa deve manter armazenado é o arquivo XML, é esse documento que tem validade jurídica.
A legislação determina que o XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador.
O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir por meio da fiscalização. Caso a empresa não tenha o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.000 por documento não apresentado no momento da fiscalização.
Como garantir o armazenamento de NFes
O Fisco e a Receita Federal estão cada vez mais avançados no que diz respeito à identificação de falhas dos contribuintes.
Quando um fiscal da receita chega em um estabelecimento, ele já sabe a maioria das falhas existentes ali, mas precisa confirmar essas informações, ou a falta delas.
O site WebDANFe auxiliava na visualização de um documento, o DANFe, mas não te dava acesso ao XML da NFe.
Mas e se estiverem emitindo notas fiscais em favor do seu CNPJ sem o seu conhecimento? Isso acontece com mais frequência do que o imaginado… Trata-se de fraude com NFes e neste caso, o fraudador não irá te enviar o arquivo XML ou a chave de acesso.
Quando a empresa é vítima desse tipo de golpe, só fica sabendo no momento da fiscalização e aí já é tarde demais…
Por esse motivo a empresa deve ter um cuidado constante com seus documentos fiscais e isso facilita muito o dia-a-dia da empresa no que diz respeito à segurança.
Diminuição dos erros fiscais através da gestão de Documentos Fiscais
A plataforma do Arquivei resolve todos os problemas citados acima porque realiza a consulta à NFes emitidas contra um CNPJ, além de outros documentos como CTes e NFses.
Além da consulta, o Arquivei baixa todos os XML e armazena esses arquivos da maneira que a lei determina.
Como a NFe fica disponível momentos após ser emitida, é possível (e recomendável!) verificar todas as informações das Notas Fiscais para identificar divergências ou desconhecimentos, assim já é possível realizar a Manifestação do Destinatário na própria plataforma.
Desta maneira, é possível se precaver de surpresas desagradáveis no momento da chegada de um fiscal.
O Arquivei é completo, rápido, seguro e ainda deixa a empresa tranquila em relação ao documentos fiscais.
Experimente o Arquivei para saber mais.
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