Contador, seu cliente não pode ser autuado por erros no SPED

O SPED tem importância fundamental quando se trata de fiscalização da Receita Federal para apurar sonegação fiscal.

A Receita Federal estima fazer autuações que somarão R$ 143,4 bilhões de reais em 2017. Esse valor representa um crescimento de 17,9% em comparação ao que foi arrecadado em 2016.

A  Receita continua firme nas autuações, principalmente de pequenas e médias empresas. A projeção é mais do que dobrar o número de punições – de 15 mil em 2016 para 30 mil em 2017 e 40 mil em 2018.

E as irregularidades e inconsistências nas prestações que compõem o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) também estão sendo verificadas.

Assim, o Fisco realiza o cruzamento dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NFe), Notas Fiscais ao Consumidor Eletrônicas (NFCe), Cupom Fiscal Eletrônico (CFe) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) com a Escrituração Fiscal, entre outros documentos.

Contador, essa é uma excelente chance para orientar seus clientes a não serem alvos dessa perigosa estatística por erros tributários.

Confira abaixo sete dicas de como evitar inconsistências nas declarações

1- A caçada do Fisco à sonegação de impostos

“A fiscalização está preocupada com os tubarões, mas temos que ter estratégia em relação aos menores. As pequenas empresas sonegam mais e contestam menos o Fisco. Desenvolvemos uma fiscalização de alta performance para as empresas menores que equivale a uma malha da fina para as médias empresas” explica Iágaro Jung Martins, subsecretário de Fiscalização da Receita.

Assim foram identificadas mais de 25 mil pessoas jurídicas que contribuem pelo Simples Nacional, a maior parte pequenas e médias empresas, que teriam omitido sua receita bruta entre os anos de 2014 e 2015 com o objetivo de pagar menos impostos. Durante esse tempo mais de R$ 600 milhões deixaram de ser pagos para a Receita Federal..

2- Não deixe seu cliente ser parte dessa estatística

Nenhum contador quer que seu cliente seja autuado ou pior, multado. Por isso, é necessário estar sempre estudando as atualizações do Governo e:

Organizar a documentação:

O primeiro e mais simples processo para não ser pego pelo Fisco é a organização de documentos. O contador precisa orientar a empresa sobre a importância de ter todos os registros no prazo, inclusive com as informações extras que auxiliam na correta escrituração do Sped; para isso é sempre bom contar com soluções de consulta à NFes e demais documentos, baixa e arquivamento em lote.

Buscar conhecimentos da legislação:

O contador deve ter conhecimento sobre legislação para entender a operação de uma empresa. Com isso, pode auxiliar com instruções das leis em cada ramo de atividade e tributação, esclarecendo dúvidas de lançamentos e padronização das entregas das obrigações;

3 – Investir na capacitação de pessoas

É frequente ver a pessoa responsável pela recepção de mercadorias dar entrada em Notas Fiscais, mas muitas vezes ela não teve uma preparação para essa função. São muitos códigos e siglas que podem confundir (como o CFOP, por exemplo).

O contador pode ajudar com consultorias, treinamento dos envolvidos, criação de rotinas e parametrização para deixar a operação livre de muitos erros.

Outro ponto importante é a rotatividade dos colaboradores – se a empresa não tiver os processos formalizados, se perderá muito tempo em retrabalhos.

4 – Cadastros de novos produtos

A padronização dos processos e a transmissão de informações realizadas pelo contador também são importantes no cadastro de novos produtos. Quando o colaborador segue um manual, a possibilidade de falhas é minimizada, evitando erros que não apenas são passíveis de multas pelo Fisco, mas também de pagamentos indevidos de impostos.

5 –  Manter-se dentro da lei com o SPED

Outro ponto que o contador precisa desencorajar é a vontade que alguns empresários têm de burlar as regras fiscais e sonegar impostos. As maneiras são muitas: Vão desde de recolher impostos com alíquotas mais baixas até depositar uma contribuição previdenciária menor ou mesmo declarar a empresa como Simples sem fazer parte do regime (pois faturam mais que o teto da categoria). O limite da receita bruta foi de R$ 3,6 milhões por ano e em 2018 será de R$ 4,8 milhões por ano. ‘O jeitinho brasileiro’ não é nada benéfico nestes casos.

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Você deve ter reparado que a principal ferramenta que transmite segurança nas informações contidas nos arquivos Sped é a qualificação das pessoas envolvidas no processo, desde o cadastro até o lançamento.

Quanto a empresa cliente conta com pessoal treinado e um manual de procedimento sólido, os erros são minimizados, evitando o retrabalho de conferência realizado pela contabilidade.

6 – A (verdadeira) tecnologia como aliada para realizar o SPED

Muitas empresas já usam a tecnologia para cumprir as obrigações do Sped mas não conseguem realizar um fechamento completo do processo. Essa situação prejudica as informações, que fazem com que o contador tente “remendar” os arquivos para fazer o envio, ficando mais suscetível a erros.

É preciso ter consciência da importância da utilização de um programa completo na operação fiscal. Temos também soluções em tecnologia para as auditorias de arquivos, que fazem a prevenção, acusando os erros antes da entrega do SPED.

O trabalho do contador e da empresa precisa ter a maior sinergia possível. O profissional acessa o SPED e a empresa ajuda com o preenchimento e emissão de documentos, envio de XML e de outras obrigações.

O ideal é contar com uma solução em que a consulta e download automático de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) sejam realizados diretamente da Secretaria da Fazenda. Assim, é possível conferir todas as Notas e corrigir eventuais erros.

Uma solução completa em consulta à NFes irá ajudar na realização de buscar por qualquer conteúdo da Nota, DANFe ou CTe.

7 – Contador, está nas suas mãos ajudar seus clientes!

Antes o trabalho do contador incluía realizar toda a escrituração com base nas notas enviadas pelo cliente. Hoje o processo do SPED requer um reflexo da operação da empresa com todas as etapas.

Se os funcionários de seus clientes não forem capacitados para a entrega de documentos e, à partir daí, a realização do SPED, a realização do mesmo estará incompleta, o que gera punições à empresa.

É no auxílio do cumprimento dessas obrigações, na adequação do melhor regime tributário e análise de informações que entra o contador.

Contador, experimente o Arquivei e tenha o controle das NFes de todos os seus clientes.