Você já parou para analisar quanto tempo se perde na empresa somente com correções de erros e a necessidade de retrabalho? Esses gargalos produzidos em processos rotineiros desperdiçam tempo e recursos financeiros, além de interferir tanto na produtividade como no atendimento ao cliente, seja em uma indústria, uma prestadora de serviço ou em uma loja de varejo ou atacado.
Mas afinal, o que é um processo? Em um fábrica, podemos dizer que sempre haverá entrada de matéria prima e, na sequência, a transformação de tais insumos em produtos que, obrigatoriamente, passarão por diversas etapas antes de serem finalizados. Não há surpresas, mas sim uma rotina a ser obedecida, ou seja, um processo. Numa loja, chegam as mercadorias dos fornecedores, que são desembaladas e organizadas nas prateleiras. Portanto, aqui também, existe um processo previsível.
Otimização de processos
O problema aparece quando a gestão da empresa não se dedica à análise de seus processos, permitindo a permanência de erros e atropelos. Com isso, cria dificuldades na rotina dos processos, gerando erros e, assim, perdendo tempo em refazer o que deveria ter sido feito de forma correta da primeira vez. Quando não se cometem erros, logicamente não se terá o trabalho de refazer: o cliente será atendido com maior rapidez e ficará mais satisfeito. Além disso, a empresa que ofereceu o produto ou o serviço lucrará com o não desperdício de tempo e recursos.
Está claro, assim, que um processo ineficiente não vai gerar resultados satisfatórios, comprometendo investimentos em maquinário, tecnologia, treinamento de equipe, etc. O empresário precisa conscientizar-se da importância da análise e da otimização de processos, detectando e eliminando erros e gargalos. Somente dessa forma não comprometerá os resultados finais do seu empreendimento. Afinal, só se perde dinheiro e tempo com os erros que permanecerem no processo.
Etapas da otimização
De acordo com especialistas da área, existem etapas básicas a serem seguidas para se obter a otimização de processos:
- Mapeamento dos processos internos, ou seja, identificar as rotinas tanto em relação ao core business da empresa como nos departamentos (RH, Financeiro, Vendas, etc,);
- Discussão com os responsáveis de cada área, para saber deles onde se encontram os gargalos e quais seriam as melhores soluções para eliminá-los;
- Definir com os principais clientes padrões ideais de atendimento (prazos, níveis de satisfação, etc.);
- Obter acordos das áreas internas para corresponder aos níveis de exigência dos clientes;
- Monitorar constantemente os processos, corrigindo e otimizando de forma sistemática;
- Produzir relatórios e gerar indicadores, ou seja, garantir parâmetros para serem comparados periodicamente;
- Adotar políticas internas de incentivo ao cumprimento das metas e desafios, como forma de manter a equipe comprometida com a otimização de processos.
Gestão por processos
Como vimos, a gestão por processos é ferramenta essencial para a empresa aprimorar a qualidade, a produtividade e obter a satisfação do cliente, ao entregar produtos e serviços com maior rapidez e eficiência. É preciso mencionar também que a automatização de processos promove maior transparência entre a equipe da empresa, uma vez que define responsabilidades de cada uma das pessoas, padroniza a comunicação e ainda permite o acompanhamento de todas as tarefas.
Na área fiscal e contábil, um sistema que automatiza consulta de notas fiscais é ferramenta essencial na otimização de processos fiscais. Não apenas automatiza os processos, como também armazena os documentos, permitindo sua conferência em qualquer tempo. Acompanhe todas as novidades fiscais e contábeis em nosso blog!
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