Lidar com documentos impressos, usar o telefone para cobrar notas fiscais e quebrar a cabeça fazendo relatórios fiscais de forma manual é coisa do passado. Hoje em dia, é essencial que um departamento contábil usufrua dos novos recursos tecnológicos disponíveis e adote uma ferramenta que possibilite a gestão de NFe online e de DANFe online através da nuvem, automatizando boa parte do trabalho do analista fiscal.
Porém, na hora de escolher a plataforma a ser utilizada, é normal que surja a seguinte dúvida: quais funcionalidades e características tornam um software ideal para o meu negócio? Na hora de decidir qual solução será usada para fazer consultas de NFe completas, é importante conhecer a fundo suas funções e saber como elas são importantes para otimizar o tempo de seus colaboradores, além de evitar dores de cabeça com a Receita Federal.
Integração com a Sefaz
As melhores soluções de gerenciamento fiscal disponíveis no mercado permitem que você realize as consultas de NFes completas diretamente do banco de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz), servidor que recebe imediatamente o XML das notas fiscais no mesmo instante em que elas são emitidas contra o seu CNPJ. Isso faz com que consultar uma NFe online seja um processo muito mais rápido, confiável e automatizado, pois os documentos em questão são baixados direto da fonte!
Veja como funciona na prática:
Busca rápida e universal
Uma vez feito o download da NFes, é possível usar um campo de busca para procurar qualquer tipo de dado que esteja escrito em uma das notas fiscais. Basta pesquisar pelo nome do fornecedor, pelo produto/serviço faturado, data de emissão ou o valor assinalado na nota. Chega de ficar abrindo milhares de NFes online manualmente até encontrar o documento desejado!
Evitando fraudes com notas frias
Uma fraude muito comum é a de emissão de notas frias. É esse o nome dado às notas fiscais que são emitidas contra uma empresa, sem que esta tenha conhecimento da emissão e sem que exista qualquer transação comercial entre as duas partes — ou seja, o emissor gera uma NFe de um produto que não vendeu ou um serviço que não prestou. Por não perceber a existência de tais notas, o departamento fiscal não faz a manifestação do destinatário e tampouco paga os impostos, o que mais cedo ou mais tarde acarretará em problemas com o fisco.
Realizando uma checagem diária e automática de NFes online, fica mais fácil identificar logo a existência de um documento desses e realizar a manifestação do destinatário, evitando maiores dores de cabeça no futuro.
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Cancelamentos e devoluções
O fornecedor cancelou uma nota fiscal? Sem problemas, desde que a plataforma de gerenciamento fiscal mantenha você sempre avisado, evitando a escrituração incorreta de informações fiscais. Com uma ferramenta que faz a consulta de NFes completa de forma online e automatizada, você fica sabendo quando há algo de errado com uma nota emitida contra seu CNPJ, dando condições para que sua equipe contábil adote as medidas necessárias.
Confira como o sistema avisa sobre as exceções:
Relatórios personalizados em Excel
Caso a solução escolhida tenha um painel completo, é bem mais fácil fazer a gestão de todos os documentos fiscais de sua empresa — e não estamos falando apenas de armazenar NFe online, mas também de administrar as CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e DANFe online (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Tudo fica organizado em uma só interface, o que lhe oferece um panorama transparente sobre todos os documentos fiscais existentes.
É essencial também que a plataforma utilizada possibilite a criação de relatórios em planilhas Excel sobre as movimentações financeiras da sua empresa, listando custos, aquisições, serviços prestados e contratados, etc. Trata-se de uma forma muito mais inteligente e moderna de administrar a área fiscal de seu negócio, identificando fraquezas e oportunidades, além de agilizar o fechamento da contabilidade do mês.
Otimizando o fluxo de trabalho do departamento fiscal
O Arquivei é uma plataforma que se adequa a todas essas características e possui funcionalidades projetadas para eliminar os maiores desafios encontrados atualmente dentro de um departamento fiscal, facilitando a consulta de NFe completa online e o gerenciamento de um grande número de documentos fiscais.
Após adotar a solução da Arquivei, uma das maiores redes de lojas de departamento do Brasil, a Riachuelo, conseguiu gerenciar milhares de notas fiscais e arquivos XMLs que transitavam pelo departamento fiscal todo os dias.
Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo, conta que a equipe dedicava muito tempo “correndo atrás” das NFes para realizar as escriturações. Hoje, a economia de tempo no processo é 15 vezes maior em comparação com o modelo de trabalho antigo. Além disso, a empresa também consegue identificar facilmente onde estão as mercadoria em trânsito por meio do aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe).
Como você pôde observar, ao adotar a tecnologia certa para a gestão dos documentos fiscais na sua empresa, há um ganho imenso de tempo. Há também maior controle sobre a operação e a possibilidade de motivar ainda mais os funcionários. Isso porque, reduzindo o volume de tarefas manuais e repetitivas, eles podem se dedicar às atividades de maior valor agregado para o negócio e assim, se destacar e crescer profissionalmente.
Investir em tecnologia traz benefícios em diversos aspectos do seu negócio e, sem dúvida, impacta positivamente nos resultados financeiros.
Quer conferir por conta própria como o Arquivei pode ajudá-lo a otimizar sua rotina de trabalho? Teste a ferramenta gratuitamente!
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